淺析當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀與優(yōu)化對策

吳楠楠

摘 要：隨著時代的發(fā)展，事業(yè)單位改革也逐漸進(jìn)入了關(guān)鍵期。與此同時，事業(yè)單位的檔案管理工作也就顯的越來越重要，因為檔案對于人事管理的質(zhì)量有著直接影響。但是當(dāng)前我國事業(yè)單位的檔案管理還存在著許多問題，這對事業(yè)單位的發(fā)展起到了一定的阻礙作用。本文首先對事業(yè)單位檔案管理的必要性進(jìn)行了分析，并對當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理普遍存在的問題進(jìn)行了研究，在此基礎(chǔ)上提出了相應(yīng)的優(yōu)化建議，希望能為事業(yè)單位的檔案管理工作有效開展提供借鑒。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；問題；對策

檔案管理工作對于事業(yè)單位的發(fā)展具有重要作用，但是當(dāng)前很多單位的檔案管理工作仍面臨著許多亟需解決的問題，比如，檔案管理工作重視程度不夠、信息化水平不足、檔案管理人員綜合素質(zhì)偏低等幾個方面，這些都對事業(yè)單位檔案工作的有效開展起到了阻礙作用，影響了事業(yè)單位的健康發(fā)展。

一、事業(yè)單位檔案管理的必要性

檔案管理工作可以讓事業(yè)單位管理人員全面有效的掌握員工工作情況，并能夠根據(jù)員工的工作特點和工作狀況為其制定科學(xué)的職業(yè)規(guī)劃。其次，檔案也是單位發(fā)展的真實寫照，對事業(yè)單位的發(fā)展歷程進(jìn)行了客觀、完整的記錄，這不論對單位本身，還是對社會、對國家來說都是一筆非常寶貴的隱形財富，一方面能夠為單位的發(fā)展起到一定的促進(jìn)作用，另一方面，能夠為國家的長遠(yuǎn)規(guī)劃起到重要的指導(dǎo)作用。

二、當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理工作重視程度不夠

目前許多事業(yè)單位對于檔案的管理工作不夠重視，導(dǎo)致檔案很難被有效利用，而且一些檔案管理人員對于檔案管理工作沒有很強的的工作意識，認(rèn)為檔案就是一些擺設(shè)，對于單位的發(fā)展沒有實質(zhì)性的作用，管理好或差沒有本質(zhì)區(qū)別，而且事業(yè)單位的一些主要領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理工作也不夠重視，他們認(rèn)為只要把單位運營好就可以了，檔案管理工作可有可無，這也導(dǎo)致了一些事業(yè)單位的檔案管理工作形同虛設(shè)，沒有將其作用真正的發(fā)揮出來。另一方面，檔案管理工作不重視，還表現(xiàn)在單位對于檔案管理工作的資金投入不夠，導(dǎo)致一些事業(yè)單位檔案管理的相關(guān)設(shè)備嚴(yán)重滯后，檔案管理工作長期處于低效狀態(tài)，在計算機(jī)日益普及的今天，甚至一些單位在檔案管理中都沒有使用計算機(jī)進(jìn)行檔案的管理，而是采用低效的人工來對信息進(jìn)行搜集與查找，嚴(yán)重阻礙了檔案管理工作的順利開展。

（二）檔案管理信息化程度偏低

事業(yè)單位信息化管理程度不高主要體現(xiàn)在兩個方面，其一，就是少數(shù)事業(yè)單位對于檔案管理工作不重視，在檔案信息化管理上的投入不足，導(dǎo)致單位的檔案管理仍然以傳統(tǒng)的人工管理為主，缺少高效的智能信息化管理。其二，就是雖然絕大多數(shù)事業(yè)單位在檔案管理中引入了信息化管理系統(tǒng)，但是并沒有將信息化檔案管理高效、精確等優(yōu)勢發(fā)揮出來，而是將信息化系統(tǒng)當(dāng)作擺設(shè)，管理人員依舊通過手工查找、整理的管理模式，這種對信息化管理系統(tǒng)應(yīng)用不熟悉或者不習(xí)慣的現(xiàn)狀，也造成了事業(yè)單位檔案管理工作信息化程度偏低，管理效率不高的問題。

（三）檔案管理人員綜合素質(zhì)不高

當(dāng)前一些事業(yè)單位對于檔案管理工作的重要性認(rèn)識不夠，錯誤的認(rèn)為檔案工作是一項無關(guān)緊要的工作，這就出現(xiàn)了一些事業(yè)單位常常讓一些即將退休、歲數(shù)稍大的老員工來管理檔案，同時也有一些事業(yè)單位為了精簡人員甚至不設(shè)置專門的檔案管理崗，常常讓一些其他科室的職工來兼職檔案管理工作，另外一些事業(yè)單位對于檔案管理人員的更換頻率較高，造成了檔案管理工作出現(xiàn)了管理銜接性不夠、管理工作混亂，甚至出現(xiàn)檔案管理工作長期癱瘓或者資料丟失的現(xiàn)象。

三、事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)化措施

（一）完善事業(yè)單位檔案管理制度

事業(yè)單位在我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展中發(fā)揮了重要作用，對事業(yè)單位的檔案進(jìn)行科學(xué)合理的管理，對于事業(yè)單位的健康發(fā)展具有重要意義，所以，事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理的工作過程中，要根據(jù)本單位的發(fā)展需要不斷完善檔案管理制度，通過科學(xué)的檔案管理制度對檔案管理人員進(jìn)行嚴(yán)格的管理，樹立依法管理，按章辦事的管理理念，進(jìn)而使違反管理規(guī)定的行為有效降低，全面確保事業(yè)單位檔案和信息的高效性，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的有效開展。

（二）提高檔案管理工作的信息化水平

隨著科技的不斷進(jìn)步，計算機(jī)信息化技術(shù)也得到了快速發(fā)展，信息化技術(shù)的普及，在一定程度上提升了人們的生活質(zhì)量與工作效率，被人們運用到了越來越多的行業(yè)，事業(yè)單位的檔案管理工作也在其中。需要注意的是，事業(yè)單位檔案管理工作的信息化建設(shè)，要結(jié)合自身的工作特點，在單位發(fā)展計劃的背景下，科學(xué)地實施信息化檔案管理工作，以數(shù)字化的管理方式促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理的高效進(jìn)行。其中，管理人員首先要掌握過硬的技術(shù)，處理好網(wǎng)站的管理工作，單位相關(guān)部門也要做好設(shè)備的維護(hù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，充分利用先進(jìn)的信息技術(shù)手段，提高檔案管理的成效。

（三）提升檔案管理工作者的綜合素質(zhì)

檔案管理工作的好壞最重要的影響因素就是人，檔案管理工作者在檔案管理中起到了決定性的作用，其專業(yè)化水平對檔案管理工作好壞起到了直接的作用，事業(yè)單位檔案管理工作也同樣如此。由于事業(yè)單位檔案管理工作具有很強的專業(yè)性，如果檔案管理人員的專業(yè)化水平不足，就會造成檔案管理工作很難有效進(jìn)行。現(xiàn)階段，事業(yè)單位管理工作的最大困難就是工作人員的素質(zhì)低下，檔案管理工作得不到單位重視，檔案管理部門不注意新鮮血液的引進(jìn)，缺少一定的專業(yè)性人才。因此，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加大檔案管理人員的綜合素質(zhì)培養(yǎng)，開展定期的專業(yè)培訓(xùn)與學(xué)習(xí)，提升工作效率，與時俱進(jìn)。提高其對檔案管理工作的認(rèn)識，提高其對本職工作的重視和熱愛。提升計算機(jī)技術(shù)管理能力以及檔案管理工作中的突發(fā)事件處理能力，進(jìn)而提高事業(yè)單位檔案管理的工作效率。

總的來說，在新的時代背景下，檔案管理工作對于事業(yè)單位的發(fā)展具有重要作用，對于當(dāng)前檔案管理工作中存在的不足，從上到下，不管是領(lǐng)導(dǎo)還是一線管理人員都要做到與時俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新，不斷完善事業(yè)單位檔案管理機(jī)制，推動當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作的高效開展，全面提升事業(yè)單位檔案管理效率，為社會的繁榮昌盛做出貢獻(xiàn)。

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