信息化條件下的檔案管理與服務創(chuàng)新

趙雪

摘 要：現(xiàn)代化建設(shè)已經(jīng)深入了各項工作當中，對于檔案管理工作而言，為了能保障其質(zhì)量，為客戶提供更加優(yōu)質(zhì)的服務，就需要檔案管理部門緊跟時代的發(fā)展趨勢。信息化條件下，為各項工作提供了諸多便利。如何在這一條件下實現(xiàn)管理和服務的創(chuàng)新，為改革開辟出新的道路，也是管理部門需要重點考慮的問題。

關(guān)鍵詞：信息化；檔案管理；服務創(chuàng)新

1.檔案管理和服務創(chuàng)新的必要性

檔案管理工作的模式在信息化條件下發(fā)生了顯著的差異。傳統(tǒng)管理模式需要利用大量的人力資源，無論是在效率還是準確性上都難以保障。而檔案管理工作對于各行業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展都具有決定性的作用，其記錄的信息也需要隨著現(xiàn)代社會的發(fā)展而與時俱進，此時，在工作模式和服務模式上就應該有所轉(zhuǎn)變，才能在新時期為用戶提供更加優(yōu)質(zhì)的服務。從目前的管理現(xiàn)狀來看，仍然存在著一些需要完善的地方，這也要求管理部門和管理人員需對這項工作給予高度重視。信息資源在未來必然成為人類活動和社會發(fā)展的戰(zhàn)略需要，檔案數(shù)字化也應該實現(xiàn)資源的合理配置。

2.我國檔案工作的管理現(xiàn)狀

2.1 規(guī)范程度需提升

盡管信息化已經(jīng)覆蓋到了各行各業(yè)之中，但對于檔案管理工作來說，其高度的精密性和嚴謹性也使得管理工作的信息化難度相對較大。從我國的發(fā)展情況來看，目前仍然處于檔案建設(shè)的初級階段，雖然信息化建設(shè)的方式方法很多，但在專業(yè)程度和規(guī)范程度上還需要提升。例如檔案管理部門沒有建立完善的技術(shù)標準，使得檔案在歸檔過程中出現(xiàn)了各類問題，這也是日后工作中需要重點關(guān)注的。

2.2 工作模式問題

信息化條件下，對于檔案的歸檔整理工作也提出了更高的要求，如何有效地進行分類、統(tǒng)計、收集等是實現(xiàn)信息化管理的前提。但對于一些紙質(zhì)文獻檔案，尤其是非常重要的歷史資料等，通常是通過人工記錄歸檔的方式來進行，使得實際的管理效果并不顯著。這種傳統(tǒng)的工作模式下，對于檔案管理部門的信息化建設(shè)也是非常不利的。例如在進行歸檔工作時無法將這一方面的資料進行收集，效果受到影響，無法將信息化在檔案管理工作中全面推進。

2.3 現(xiàn)有檔案的利用問題

信息化條件下的檔案管理已經(jīng)不僅僅是為了保障檔案不被遺失。實際上在新時期下，檔案的作用不局限于資料和信息的傳遞，甚至在一定程度上會影響企業(yè)和單位的決策工作。通過檔案的歸檔和分析可以提出建設(shè)性的意見，對于企業(yè)和單位未來的發(fā)展具有顯著的實際意義。但是很多管理部門對于現(xiàn)有檔案的利用問題還沒有形成完整的意識，信息化的實際運用受到了一定的阻礙。

3.信息化條件下的檔案管理工作

3.1 構(gòu)建完善的管理體系

信息化條件下的檔案管理工作，從模式上來看就是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代的電子檔案，不僅易于保存查閱，也能對工作中的問題進行針對性處理。從目前的問題來看，傳統(tǒng)的檔案管理無法應對信息化環(huán)境下的諸多挑戰(zhàn)。例如人們對于信息的迫切需求就使得檔案管理需要構(gòu)建現(xiàn)代化的管理辦法。作為檔案管理部門，為了保障檔案的實效性，就需要進行分類、編碼，必要時還需要將管理系統(tǒng)進行有效規(guī)劃，從根源上提升檔案的安全性。但是信息化管理并不代表紙質(zhì)檔案就可以完全消失。雖然電子檔案的優(yōu)勢顯著，但對于硬件要求相對較高。如果是一些價值非常高的紙質(zhì)檔案，或是需要永久保留的珍貴歷史文獻，就需要健全檔案管理體系，采用雙管理辦法，構(gòu)建共同發(fā)展的戰(zhàn)略模式[1]。

3.2 建立管理系統(tǒng)

管理系統(tǒng)是基于檔案的查閱和歸檔工作而展開的。作為檔案管理部門，可以建立一套完善的管理系統(tǒng)，在網(wǎng)絡(luò)上構(gòu)建信息庫，進行分類，便于進行查詢和管理。但需要注意的問題在于電子文件的收集和管理問題。例如很多學校、企業(yè)都有自己的官方網(wǎng)站，人們通過網(wǎng)站中的信息就可以了解學校的發(fā)展概況和教學質(zhì)量，或是企業(yè)的工作模式等。同樣，檔案管理也需要有電子文件的收集和管理，使其具備信息展示的功能。目前很多檔案管理部門已經(jīng)開設(shè)了專門的檔案網(wǎng)站，不僅便于實現(xiàn)信息化管理，還能讓信息獲取更加規(guī)范化和系統(tǒng)化。

3.3 提升管理人員的專業(yè)性

檔案管理部門需要意識到一點，即信息化管理并不是自動形成的，相反，它是需要檔案工作者們進行輔助的。所以提升管理人員的專業(yè)性，注重相關(guān)人才的培養(yǎng)工作就顯得直觀重要。對于管理隊伍的素質(zhì)化建設(shè)，可以采用培訓的方式，重點在于技能和能力的提升。管理人員自身也要意識到信息化時代下，人們對于信息的需求量不斷提升，檔案管理工作的內(nèi)容也在不斷擴大。工作量的提升必然需要掌握技術(shù)的專業(yè)人才，應對未來檔案工作的諸多挑戰(zhàn)。

4.信息化條件下的服務創(chuàng)新工作

4.1 服務意識的創(chuàng)新

任何工作都需要進行改革和創(chuàng)新，才能符合時代發(fā)展和社會的需要。檔案管理工作實際上是一項服務性的工作，如何保障服務質(zhì)量也是管理部門的日常工作之一。因而，服務意識的創(chuàng)新和社會服務功能的擴大是信息化條件下的重要舉措。檔案工作面臨了更高的要求，在服務意識上也需要同步提升，讓檔案成為企業(yè)和單位發(fā)展的重要支撐[2]。換而言之，就是要從思想上重視信息化給檔案管理工作帶來的變化，讓“被動”的服務變成“主動”，不再停留于表面。例如提升服務的多樣性，讓信息能夠擴展到更廣闊的范圍當中。

4.2 服務模式的創(chuàng)新

現(xiàn)階段的時代背景下讓人們獲取信息的迫切程度有了明顯提升。且信息的時效性會被更加重視。然而傳統(tǒng)的服務模式下，人們要獲取信息需要工作人員進行檔案查閱，然后通過復印等方式來傳遞信息。這樣一來信息的時效性受到影響，人們獲取信息的準確度也有所降低。所以檔案管理工作可以建設(shè)專門的歸檔和查詢服務，讓數(shù)字化的資源可以形成完善的體系。對于一些重要的資料或是不同的信息需求，可以采用權(quán)限設(shè)定，對于一些涉及到保密的信息要制定登陸權(quán)限，防止信息過度泄露產(chǎn)生的各類問題，在服務模式上更加完善。例如可以開展社會實踐活動，深入群眾，了解人們對于檔案的需求，才能從服務模式上進行轉(zhuǎn)變，讓高質(zhì)量的服務更好地發(fā)揮作用。

4.3 服務方向的創(chuàng)新

站在信息化的角度上來看，資源的有效性建設(shè)最終決定于服務體系建設(shè)。檔案的信息化也需要注重服務方向的創(chuàng)新，利用先進的技術(shù)來計劃性地對檔案進行管理工作。另外，技術(shù)特點的進步也是信息化條件下的主要特點。未來的檔案管理工作不再局限于簡單的信息傳遞，而是通過信息傳遞實現(xiàn)信息資源的共享，提升社會地位，為國民經(jīng)濟的發(fā)展提供戰(zhàn)略保障，滿足人們不斷提升的信息開發(fā)和利用需求[3]。

5.結(jié)語

檔案信息化建設(shè)是一項任重而道遠的工作，在未來會面臨更加嚴峻的挑戰(zhàn)。作為檔案管理部門，也可以借鑒國外的一些優(yōu)秀方式合管理體系，結(jié)合自身的發(fā)展趨勢和建設(shè)要求，創(chuàng)造最符合我國發(fā)展需要的檔案管理模式。這需要管理部門在意識、觀念、服務等多個方面進行改革和創(chuàng)新，在信息化的時代下提升檔案管理的水平，為社會發(fā)展提供穩(wěn)定的保證。

參考文獻

[1]孟麗君. 信息化條件下對事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路的探討[J]. 黑龍江科技信息， 2015（27）.

[2]安艷芳. 淺談網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息化管理與服務機制的創(chuàng)新[J]. 山西檔案， 2012（s1）：92-94.

[3]黃鳳云. 信息化條件下創(chuàng)新中學檔案管理工作的思考[J]. 時代教育， 2014（16）：172-172.