行政事業(yè)單位財務(wù)檔案管理存在的問題及對策

摘 要：企業(yè)的發(fā)展離不開各部門的努力，尤其是財務(wù)部門。財務(wù)部門不僅需要負(fù)責(zé)該企業(yè)經(jīng)濟(jì)方面的業(yè)務(wù)，而且還需要管理會計檔案。隨著時代發(fā)展進(jìn)程不斷加快，企業(yè)財務(wù)人員工作不再需要通過算盤和賬本來進(jìn)行計算和記錄，而是變?yōu)榱爽F(xiàn)在的計算機(jī)進(jìn)行管理財務(wù)。利用計算機(jī)等高科技技術(shù)來管理財務(wù)，不僅可以加快工作效率，而且還更便于整理和保存。財務(wù)管理人員做好財務(wù)電子檔案的歸檔工作，是信息時代檔案管理工作中重要的組成部分。本文主要介紹了行政事業(yè)單位會計檔案管理出現(xiàn)的一些問題，并就這些問題提出了解決方案，以期為財務(wù)管理人員提供幫助。

關(guān)鍵詞：行政單位；檔案管理；問題；對策

一、行政事業(yè)單位會計檔案管理存在的主要問題

行政事業(yè)單位工作人員在管理會計檔案時會出現(xiàn)許多問題。首先是公司領(lǐng)導(dǎo)人員對會計檔案工作不夠重視。其次，會計專業(yè)資料歸檔不全的現(xiàn)象時有發(fā)生。再者就是會計檔案管理的不夠細(xì)致。最后就是各企業(yè)在接受會計業(yè)務(wù)檢查時監(jiān)管不嚴(yán)。

（一）思想重視不高

會計檔案管理中出現(xiàn)的問題主要是企業(yè)高級領(lǐng)導(dǎo)人對會計檔案管理缺乏思想上的重視。第一，很多領(lǐng)導(dǎo)人員對單位財務(wù)管理方面不了解，在思想上就認(rèn)為會計檔案管理是一件費力還不討好的事情，使得會計工作和會計檔案出現(xiàn)分離情況。由于企業(yè)高級領(lǐng)導(dǎo)人對會計檔案管理不重視，使得招收的會計檔案管理人員缺乏管理能力，不能夠做好會計檔案管理工作。同時企業(yè)沒有定時給會計檔案管理人員進(jìn)行訓(xùn)練，沒有更新他們的專業(yè)知識。第二，缺乏專業(yè)訓(xùn)練的會計檔案管理人員在進(jìn)行歸檔時不熟悉基本的操作，沒有歸檔的標(biāo)準(zhǔn)，最終就不能夠達(dá)到會計檔案的要求。第三，一些企業(yè)的會計檔案管理人員不懂得變通，不能夠?qū)⑵髽I(yè)的實際情況與國家規(guī)定相結(jié)合，從而不能制定出符合該公司的會計檔案管理制度。還有一些單位就是有制度，會計檔案管理人員也不遵守。另外，還有一些新的檔案沒來得及制定相應(yīng)的制度去管理。

（二）資料收集不全

會計檔案管理中還有會計資料收集不完整的問題。第一，有些公司只注重重要的會計資料歸檔，像賬目報表、會計憑證等，對于其它的會計資料整理就忽略了。這樣做的后果不僅會影響會計資料的再利用，而且還會導(dǎo)致會計檔案不全。第二，少數(shù)公司在進(jìn)行會計檔案的管理時，沒有按規(guī)定要求來做，在保存電子文件時沒有按期限和機(jī)構(gòu)分類。第三，會計檔案管理需要借助計算機(jī)等設(shè)備，但是計算機(jī)的更新?lián)Q代很快，許多公司未能將好的軟件系統(tǒng)保留下來，這樣就不可以調(diào)閱。

（三）檔案管理不細(xì)

會計檔案管理中檔案管理不夠細(xì)致是一個重要問題。第一，一些公司沒有把會計憑證裝訂起來只是隨便亂放，還有一些公司不按照規(guī)定要求裝訂。第二，賬本裝訂有問題，沒有頁碼和封面，也沒有按照月份依次裝訂，這樣賬目報表就顯得很亂。第三，會計檔案沒有分類歸檔，而是全部放在檔案盒顯得很零散。第四，很多公司財務(wù)管理嚴(yán)格，要求做好保密工作，有些會計檔案管理人員在利用這些檔案時很不方便，這樣不能發(fā)揮會計檔案應(yīng)有的作用。第五，會計檔案存放的量越來越多，使得管理人員不能快速找到需要的檔案。同時，有些會計檔案雖然到了保存的日期，但還是沒人敢動它，不敢去銷毀掉。

（四）監(jiān)管力度不夠。

會計檔案管理中還存在監(jiān)管力度不嚴(yán)的問題。在進(jìn)行檢查會計方面的工作時，相應(yīng)的檢查人員基本不會將會計檔案規(guī)范管理納入檢查的對象。在公司內(nèi)部，會計檔案管理是不被重視的，它也不是財務(wù)管理的必須環(huán)節(jié)。因此，各企業(yè)沒有把會計檔案管理融入到財務(wù)管理工作中，也沒有健全會計檔案監(jiān)管機(jī)制，這樣最終會導(dǎo)致會計檔案管理水平下降，不能高效應(yīng)用會計檔案。

二、加強(qiáng)行政事業(yè)單位會計檔案管理的建議

對于會計檔案管理上出現(xiàn)的一些問題需要及時采取措施。為了提高行政事業(yè)單位會計檔案管理水平，首先就要有一套完善的會計檔案管理制度。其次就要提升會計檔案管理員的專業(yè)素養(yǎng)。再就是要規(guī)范會計檔案，重視會計檔案的開發(fā)和利用。最后就要加強(qiáng)會計檔案管理。

（一）健全會計檔案管理制度

為了提高企業(yè)的會計檔案管理水平，就要有一套完整的會計檔案管理制度。建立適合于該公司的會計檔案管理制度，第一要將企業(yè)的實際情況和國家會計檔案管理法結(jié)合起來。第二要建立良好的財務(wù)檔案歸檔制度，該制度要包括整理方法、保存要求、歸檔步驟、歸檔范圍等。第三，要完善檔案的安全保密制度，選擇科學(xué)的方式來管理檔案，要責(zé)任到人，保證檔案不會損壞，確保檔案的機(jī)密。第四，要建立會計檔案管理責(zé)任制，這樣才能各司其職，把會計檔案的各項工作都做好。第五要建立會計檔案管理獎懲制，對管理好的人員進(jìn)行獎勵，對管理差的員工進(jìn)行教育。

（二）提升會計檔案人員素質(zhì)

為了提高企業(yè)的會計檔案管理水平，就要提升會計檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。第一，會計檔案管理員要依法管理會計檔案，要增強(qiáng)會計檔案人員的法律意識。同時，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人要將會計檔案管理列入工作中。第二，要多加培養(yǎng)會計檔案管理員，要增強(qiáng)他們的專業(yè)知識，要教育他們熱愛企業(yè)，多為企業(yè)做貢獻(xiàn)。第三，要改善會計檔案管理人員的工作環(huán)境，多添加些新設(shè)備如空調(diào)、打印機(jī)、計算機(jī)等現(xiàn)代辦公用具。

（三）規(guī)范會計檔案整理歸檔

為了提高企業(yè)的會計檔案管理水平，就要規(guī)范整理會計檔案。第一，要及時整理裝訂會計檔案，會計憑證不能隨意亂放，要裝訂好后放入檔案盒中。只有保護(hù)好會計檔案，才能使它的壽命變長。第二，將電子檔案打印后按一定的分類方式整理好后裝訂成冊再保存下來。在會計檔案室要做好防火工作和防磁工作，避免紙質(zhì)文檔和電子文檔出現(xiàn)問題。第三，要規(guī)范保存會計檔案。對于有綜合檔案室的公司，會計檔案能讓財務(wù)部門暫時管理一年之后就可由綜合檔案室保存。對于沒有綜合檔案室的公司，財務(wù)部門要讓兼職員工好好管理會計檔案。

（四）注重會計檔案開發(fā)利用

為了提高企業(yè)的會計檔案管理水平，就要重視會計檔案的開發(fā)利用。第一，要做好會計檔案查閱記錄，對于借出的檔案要寫借閱人名字、借的時間以及送還時間。第二，要做好檔案目錄工作，便于使用人員檢索。第三，要清點好財務(wù)檔案的賬目本，各種賬簿要分類好，便于后面使用。第四，好好分析財務(wù)賬本的數(shù)據(jù)，將其中存在的問題上報給企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人，以便他們及時解決。第五，對于會計檔案的銷毀工作要認(rèn)真落實。會計檔案員要和財務(wù)部門一起完成會計檔案的鑒定工作，將有用的會計檔案保留，對于沒用的會計檔案就可以進(jìn)行銷毀工作。

（五）強(qiáng)化會計檔案監(jiān)督管理

為了提高企業(yè)的會計檔案管理水平，就要重視會計檔案的監(jiān)督管理。只有加強(qiáng)了會計檔案管理監(jiān)督工作，才能將會計檔案的價值表現(xiàn)出來。企業(yè)內(nèi)部要緊抓會計檔案監(jiān)管工作，只有長期管理才能形成良好的氛圍。

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作者簡介

李玉婷（1979-），女，漢族，山東日照莒縣，大學(xué)，當(dāng)前職稱：助理館員，研究方向：基層財會檔案管理方面