淺析事業單位檔案信息化管理的重要性

于軍

摘 要：隨著經濟社會的快速發展，信息化成為經濟快速發展的一種必然趨勢，與此同時檔案管理也被逐漸重視起來，如何將信息化融入到檔案管理之中，成為事業單位檔案管理發展的重要課題。本文在分析事業單位檔案管理中存在問題的基礎上，對提升事業單位檔案管理信息化建設的方法提出建議。

關鍵詞：檔案管理；信息化；事業單位

對于事業單位檔案管理而言，其作為一項隱性工作，為特殊的事業單位工作提供了基礎。然而在檔案管理工作過程中，存在諸多問題，如人員素質不高、缺乏明確的管理目標等，導致檔案管理缺位，無法實現預期的效果。所以在工作中需要立足實際，適當增強人員的綜合素質，明確管理目標，科學融入信息化建設，進而實現檔案管理的信息化建設，達到檔案管理創新發展的目標。

1事業單位檔案管理信息化建設重要性

首先，促進檔案查詢借閱效率的提升。對于傳統的檔案管理方式而言，檔案查詢問題是紙質檔案管理的最大困擾，這是因為紙質檔案多存儲于特質檔案盒中，根據順序保存在檔案架或檔案柜中，借助檔案目錄查閱或確定檔案存放位置，繼而找到檔案。同時在借閱檔案環節，由于紙質檔案具有易損性的特征，必須要做到隨借隨還，借閱的時間不能過長，防止檔案損壞現象的出現。而隨著檔案管理的信息化建設，檔案都屬于電子文檔，利用計算機進行快速準確地查閱，通過拷貝復制等方式提高檔案管理效率，避免損壞原始檔案。其次，實現檔案管理期限的有效延長。以往事業單位在檔案管理工作中，基本選用紙質存儲的方式，即利用紙質來存儲檔案資料信息，而紙質易受外界環境的影響，增加了檔案資料管理、儲存、采集等環節的難度。檔案管理的信息化則是利用網絡平臺和電子平臺進行管理，用磁盤存儲檔案，對檔案管理模式進行創新和優化，從而節省保存成本，提高檔案資料的完整性和安全性，確保檔案管理的信息化建設。

2事業單位檔案信息化建設面臨的困境

2.1基礎設施建設薄弱

處在檔案信息化建設的社會趨勢當中，越來越多的事業單位意識到檔案信息化建設的重要性，并且基于《事業單位人事管理條例》要求進行著檔案信息化建設。但是，由于技術、資金等諸多因素的影響，相當一部分事業單位本身的基礎設施顯然無法滿足當前檔案信息化建設的要求，正是因為硬件基礎建設方面存在的滯后性，使檔案信息化建設的開展受到制約。

2.2事業單位檔案管理人員知識匱乏

很多事業單位沒有專職的檔案管理工作人員，大部分兼職檔案管理工作人員接手檔案管理工作之前幾乎沒有接觸過檔案管理工作，對于檔案管理工作屬于零基礎知識儲備，更不用說單位其他工作人員對于檔案管理工作的認知程度。對于單位委派接手檔案管理工作的人員來說，由于接手后沒有接受正規的檔案管理知識培訓，在工作過程中也是摸索前進，很多管理工作都不規范，沒有嚴格按照國家制定的檔案管理標準進行檔案的收集、保存、歸檔和立卷，這就給以后的檔案管理工作帶來了很多的不便，增加了檔案管理工作與信息化融合的難度。

2.3規范與標準不夠統一

對事業單位來說，因為多年發展過程中累積的檔案數量非常龐大，而檔案信息化建設本身相關的規范、標準相對較為復雜，再加上近年來信息技術的全面發展，使檔案信息化建設始終處在動態發展的進程，這就使得事業單位檔案信息化建設往往難以達成橫向對各種通行技術標準的兼容性，縱向為未來信息技術發展留下余地又能兼容以往的標準規范。

3加強事業單位檔案管理信息化建設的路徑

3.1加強檔案管理與信息化技術的結合

檔案管理信息化建設過程中，需要完善檔案管理設施，科學利用信息網絡技術，恰當運用信息化的平臺及管理模式，嚴禁盲目采用現有的管理系統，而要立足實際需求，有針對性建設信息化平臺，進一步提高檔案管理的水平?？梢哉f，加強檔案管理和信息化技術的結合，能夠避免檔案管理停留于傳統的思維模式上，防止與信息化建設出現斷層，加快檔案管理信息化建設的步伐。

3.2健全管理機制，提升檔案管理有效性

目前，針對當前事業單位檔案管理工作而言，基本上都是缺失創新思維，導致其管理模式相對落后，而且管理方式效果并不理想。所以對于現狀事業單位檔案管理必須要創新管理機制，從其整體發展角度制定管理制度，并且不斷健全檔案管理措施。除此之外，值得注意的是，事業單位檔案管理還需要根據自身的具體情況，從其發展目標層面出發，擬定恰到好處檔案管理計劃，從而最大限度改善檔案管理的有效性。管理機制的健全對于事業單位檔案管理而言是非常有利的舉措，這對于檔案管理的有效性奠定了堅實的基礎。

3.3強化檔案管理人員培訓教育

作為檔案信息化建設的直接參與者，事業單位檔案信息化建設離不開廣大檔案管理人員的綜合能力。對檔案管理人員來說，其不但需要全面掌握信息化技術、檔案業務以及檔案管理知識等內容，同時還需要主動掌握“互聯網+”時代檔案管理發展方向。這就需要事業單位全面加強檔案管理人員培訓教育，同時注重引入綜合型人才，全面提升檔案管理隊伍的專業水平。一方面，事業單位應當積極引入信息技術專業人才與檔案管理專業人才，積極制定科學合理的培養、引進以及流動體系，使資源檔案管理隊伍結構得以持續優化，同時綜合利用引入人才的帶動作用，全面提升隊伍的綜合能力。另一方面，事業單位還應綜合檔案信息化建設的發展形式，針對檔案管理隊伍開展有針對性的培訓教育工作，積極利用委培、專家講座以及集體培訓等多元化途徑，使檔案管理隊伍結構、綜合素質得以持續提升。

4 結語

總體來說，信息化時代背景下事業單位檔案管理工作得以創新，不僅在管理制度上不斷優化，而且在管理方式也實現了跨越式進步，繼而推動管理整體效能得以顯著提升與改善。文章中主要闡述了事業單位檔案管理在信息化時代中創新機制，并且不斷完善檔案管理的策略及模式，提升檔案管理的整體效能。

參考文獻

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