淺析地鐵工程檔案分類編號方案

賀星星

摘 要：地鐵工程檔案分類編號方案是檔案整理不可缺少的指導性文件，是編制檔號和順序排列的關鍵，是進行檔案信息化管理及準確檢索利用檔案的前提條件。本文以成都地鐵為例，分析大流水號法編號方案與專業分類編號方案的優缺點，尋找更翔實、更適用于地鐵企業的檔案分類編號方法。

關鍵詞：檔案管理；分類；編號方案

地鐵工程檔案就是在地鐵工程建設過程中形成的具有保存價值、直接反應地鐵工程全貌的歷史記錄。

地鐵工程建設從規劃、設計、土建施工、裝飾裝修、設備安裝、調試到運營是一個多專業、多門類的系統工程，一條線路的參建單位上百家，光竣工階段檔案就多達萬卷。因此地鐵工程檔號分類編號方案是檔案整理不可缺少的指導性文件，要管理好地鐵工程檔案，首先要對地鐵工程檔案進行準確的分類，編制一套翔實、可行的地鐵工程檔案分類方案。

地鐵工程檔案分類主要是根據地鐵檔案的內容性質、形成特點和利用習慣，把地鐵建設所形成的全部檔案劃分為具有一定的邏輯關系的類目體系，也就是將地鐵工程檔案區分為不同類別的邏輯方法，便于科學地管理和開發利用。

成都地鐵運營有限公司成立后，檔案分類編號一直采用大流水號編號方案，為檔案整理提供了不可缺少的指導依據。該方案編號簡潔、排架方便，便于統計，但隨著后續線路及延伸線檔案的接管，運營維保對檔案利用頻率的增加，該分類方案的缺點也逐漸顯露出來，在查找利用上不再是那么得心應手。

1 現用檔案分類編號方案優缺點分析

在大流水號編號方案中，基本建設類的二級類目按地鐵工程線路（首期工程和延伸線工程分開）先后順序用大流水編號設置；地鐵工程類的三級類目按工程階段順序設置，四級類目按建設項目檔案接收先后順序設置。該方案的優點在于竣工檔案按照線路和建設項目歸檔先后順序進行流水編號排列，有利于分配檔號和檔案的排架管理。

其缺點是分割了各專業檔案間的關聯性，一方面同一線路首期工程和其延伸線工程檔案的檔號可能相距甚遠，例如1號線一期檔案二級類目編號為11，而后續接收了2號線一期（二級編號為12）等檔案，待到接收1號線二期檔案時其二級類目編號就排到15，1號線三期的為19，同樣3號線一期檔案的二級類目為16，3號線二期的為25，4號線一期的為14，4號線二期為21，同一線路不同時期建設的檔案不連續排列，相隔較遠甚至不在同一個庫房。

另一方面，四級類目的項目順序號也是根據標段歸檔的先后順序號進行排列，誰先移交先排誰的號，可能001是土建1標工程項目，002是供電工程項目，后面的003又是土建2標工程項目，然后004是通信工程、005是裝修工程、006又是土建工程……各工程項目檔案排列沒有明顯的規律性。如此，檔案檢索十分依賴檔案編號，難以根據線路和專業屬性在相鄰案卷中查找關聯檔案；如果檔案著錄的主題詞不完整或不準確，也會大大影響檢索效果。

可見采用大流水號編號法同一線路不同時期建設、同一專業的檔案不連續排列，甚至不在同一個庫房，如要利用同一線路同一專業主題的檔案可能跑幾個庫區。

2 優化編號方案

運營維保是以整條線路為單位管理，各專業利用檔案時不再考慮檔案屬于幾期工程或某某標段，而且運營一線員工也不關注所需檔案屬于什么工程、什么標段，他們只關心需要哪條線路、哪個專業、哪個車站的檔案。因此，為了提高檔案實際的檢索效率和檔案利用的便利性，我們對檔案編號方案進行了優化調整。調整后的編號方案依然遵循檔案來源原則，保持檔號的簡潔性和易于識別，調整重點在于結合檔案內容和形成規律，更加突出地保持檔案之間的歷史聯系和問題的有機聯系。

一級類目設置保持不變，地鐵工程檔案仍放在基建類。

二級類目按照線路設置，各條線路下不再區分一二三期，線別號包含其延伸線。線別號代碼用阿拉伯數字表示，1號線為1，2號線為2，10號線為10，依此類推。

三級類目根據專業性質，兼顧來源原則劃分為土建、裝修、系統、其它4類。如同一標段涉及幾個專業的，其檔案應按專業組卷，分別列入不同的三級類目下編號排列，其中綜合性和交叉性文件歸入改標段的主要專業下，在其余專業中注明互見號。

四級類目中土建、裝修專業按車站順序排列，系統專業按專業順序排列。同一條線路二三期建設項目的案卷接著一期工程檔案四級類目順序號排列。

為了便于信息化檢索和排列，編制檔號主要采用阿拉伯數字，用阿拉伯數字無法表達清楚時再加英文字母混合編制，比如C代表初步設計文件，S代表施工文件，J代表竣工文件，Z代表綜合文件。

專業代碼也用阿拉伯數字表示： 1為土建專業（含軌道、人防防淹門），2為機電裝修（含風水電），3為系統專業（含高壓供電、通信、信號、綜合監控、AFC、屏蔽門、電扶梯等），4為后期零星工程和技術改造等項目。

編號示例如下：

此方案將地鐵工程檔案劃分成線路-階段-專業-車站的樹形結構，型式簡單，一目了然，便于理解和編制。該方案優勢在于能把同一線路及延伸線下各專業的檔案緊密地排列在一起，有利于運營維保對各線路和專業的查找利用和管理，非常便于專題性利用。但缺點是檔案排架時需要預留延伸線檔案的排架空間，如預留空間不準確，會造成大量的倒架工作。

一套編號方法的優劣，不在于它有多復雜的構思，有多高深的技術含量，而在于他的功能效率和編制效率。方便查找利用時檔案管理最終目的，對于企業一線的利用者，只有快速便捷的查找服務才能讓他們感受到檔案管理的水平與效率。

通過實踐探索，筆者認為地鐵企業應充分考慮運營維保中對檔案的實際利用情況，對各條線路檔案的利用需求不受工程一期或二期的限制，且專業性較強，故將各條線路及其延伸線的檔案放到一起，按專業集中排列，可以大大地提高檔案檢索效率，提高查全率、查準率。

參考文獻

[1]戴穎.地鐵工程檔案分類方案及編碼之探析[J].城建檔案，2011（12）：41-42.

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