信息時代高校檔案管理工作面臨的問題及對策探討

余丹

摘 要：隨著我國科技水平的不斷提升，信息化管理理念不斷受到教育工作者重視。但學校在加快信息化檔案管理的進程中，暴露出了管理體制中存在的諸多問題。傳統的檔案管理方式受到沖擊，新型管理方式和管理理念在實際檔案管理工作中還面臨著很多問題。因此，本文對信息時代高校檔案管理存在的問題進行分析，探究有效提升檔案管理工作的具體措施。

關鍵詞：信息時代；高校檔案管理；問題；對策

高校檔案是高校調研及學科建設的重要文件資料。其文件的研究價值程度較高，對學校的教育改革、人才培養有著舉足輕重的作用。高校檔案管理在信息時代的影響下，有著更高的提升空間。但限于其管理手段的專業化，使得部分高校檔案管理工作提高的難度較大。其管理意識及體制的落后、信息化管理人才的缺乏都阻礙了檔案管理發展的進程。

1信息時代高校檔案管理工作中面臨的問題

1.1檔案管理意識及體制落后

受傳統觀念及工作方法等因素影響，高校領導對于檔案管理工作的重視程度不高。導致許多高校存在著“重建設、輕檔案”的管理理念。認為檔案管理工作并不能給高校帶來直接的社會影響，沒有從根本上認識到檔案管理工作的重要性。傳統的檔案管理方式采用數據收集與錄入等手段，其工作量較大，對于管理人員的專業技術要求不高。但現階段隨著檔案管理數字化轉型，許多管理工作者的技術能力不足，導致檔案的真實性不高，信息造假等情況極為嚴重。同時由于管理資金的滯后性，許多高校在建設檔案管理上沒有充足的經費支持，因此也難以實現檔案數字化管理的要求。許多高校不僅存在著管理人員配備不到位等問題，由于管理體制的落后，法制化、科學化、規范化的檔案管理發展進程較慢。由于沒有嚴密的檔案信息管理制度，對于相關管理人員的約束力度不夠，使得檔案管理與檔案服務系統處于被動、單向交流的狀態。

1.2缺乏信息化管理人才

隨著信息時代的高速發展，高校對于專業化的信息管理人才更加重視。但目前我國信息技術人才較多，但同時具備管理素質、管理能力的人才匱乏。在檔案管理人員的配備上并不規范。許多高校領導將檔案管理工作看作低技術、淺層次的管理工作，對于檔案管理人才的培養力度不足。使得檔案管理人員在學校的地位逐漸被邊緣化，個人的價值難以實現，因此也使得高校檔案管理工作處于被動的局面。甚至許多高校在管理人員的配置上，采用兼職人員做檔案管理人員。其隨意性較大，使得檔案管理資料的不確定性較大，不利于高校實現規范化的檔案管理。另外，隨著電子檔案管理手段的使用，使得檔案信息面臨著泄露、竊取等風險。給學校師生的人生安全帶來隱患，因此不能輕視電子檔案管理。應加強管理隊伍建設，培養檔案安全意識，做好網絡安全防護工作，為高校檔案管理工作提供更安全的網絡環境。

2信息時代高校檔案管理工作措施

2.1規范管理制度，創新管理機制

高校檔案管理制度的完善，將為檔案管理工作提供指導性管理方針。同時檔案管理工作的內容較為復雜，牽涉部門廣泛。給檔案管理工作的規范化管理及集中管理帶來難度。同時應實現檔案管理制度流程的規范化。例如在檔案收集、整理、裝訂、歸檔等各環節，應有具體的管理制度。同時管理制度的落實程度，也需要規范化的考核制度。將檔案管理考核細則與各級領導及管理工作者的定職、提拔及績效緊密結合。另外應明確責任權限。形成檔案管理的分工化、信息化。對于檔案管理工作的階段性分工應明確到個人，提高管理工作的效率和檔案資料的確定性。避免人力及物力資源的浪費。我國高校的檔案管理保障機制的創新程度不足。高校應將檔案管理工作貫徹在學校長期計劃當中，轉變傳統檔案管理模式，使得檔案信息化在教育改革呈現突出地位及優勢。應加快落實高校基礎設施建設，包括檔案館庫房建設、館藏建設等，使得計算機管理手段得到充分的應用。同時應加強現代信息處理技術的應用，對現行的檔案文件實現數字化的信息儲存。并對其他信息儲存形式如照片、錄音、錄像等載體進行數字化處理。在方便信息的提取的同時，也應較強檔案安全保障體系。保證檔案信息的儲存安全及檔案信息使用的安全。需要相關技術人員提高系統安全系數，加強網絡安全監管。

2.2加強檔案管理的人才建設

隨著信息化進程的加快，檔案管理工作對人才的專業技術能力有了更高的要求。在規劃信息檔案管理中計算機網絡技術也得到了廣泛的使用。因此，在培養專業檔案管理人才時，應對其綜合素質提出更高的要求。例如對其專業能力應提出更高的要求。現階段，新型檔案的記錄方式及信息儲存法方式都需要專業的技術支持。因此對檔案管理人員的技術能力及設備的運用能力更為嚴格。同時由于管理工作涉及的領域較多，需要管理人員提升外語、財務管理、法律等相關領域的專業知識。因此管理人員的知識更新極為緊迫，高校應認識到培養管理人才的重要性，并加強管理人員的培訓工作。多方面、多層次地提升管理人員的知識掌握水平及技術應用能力。培養管理人員的思想意識，包括安全意識及政治鑒別力。提升管理人員的安全意識，使得安全管理意識能有貫徹在管理工作中。加強高校教師及管理人員的身份認證，對網絡系統進行嚴密監控、多數據庫的管理應做到常備份、常監察，以確保信息的安全，改善學校的網絡環境。培養管理人員的政治鑒別力，有利于提升管理階層的個人作風。提高管理人員的責任感和工作熱情，提升管理人員的政治素養。強化檔案管理部門與其他部門之間的配合力度，促進教育改革的發展。

3 結語

檔案是學校發展規劃的根基，因此，高校領導應加強對檔案管理的重視程度。大力培養專業化、信息化的管理人才。完善并創新管理機制，加強對管理人才的培養，并建立管理人才的選拔制度。給管理人員更大的發展空間，在實現自身價值的同時，促進高校的改革發展。

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