事業單位檔案管理工作的常態問題分析

熊婕?胡汶希

摘 要：事業單位是我國重要的組織機構，承擔著為社會為人民服務的責任。事業單位檔案管理工作是項重要的任務，檔案是事業單位重要的信息資源，特別是國家重要機密文件更需要檔案工作人員的認真保管。做好檔案管理工作是事業單位一項重要的任務，本文主要提出在事業單位檔案管理中的一些常態問題，對這些問題尋找切實可行的對策，以達到對檔案的正確管理。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；常態問題；解決對策

檔案管理是事業單位一項重要的工作，特別是城市執法部門，對于城市的文明建設，城市的正常運作起著重要的作用。作為事業單位，必須承擔起為國家、為社會、為人民的服務職能，各司其職，有多大的能力就要承擔多大的責任，所以事業單位的檔案管理，首先必須落實在管理者的身上，近來黨的兩會期間提出了很多建設性的意見和主張，對于最基本的，每一位事業單位工作者都要貫徹黨的方針政策，始終跟著黨的步伐，為社會貢獻出自己的一份力。

一、檔案管理的常態問題分析

檔案對于事業單位來說至關重要的，任何一份重要的文件都必須存檔，以免不時之需，所以必須要有目的的對檔案進行歸納整理。對于檔案的作用，具體體現在查找相關信息、尋求歷史證明、作為研究資料和進行社會服務。檔案管理對于檔案工作者來說，是一項復雜的工作，檔案有不同的類型，文字、圖片、聲音、影像以及各種其他類型文件，對于這些文件，又必須進行收集、整理、統計、保管、鑒定、檢索、編研、提供利用等等步驟，檔案存檔的地方又有檔案室，檔案館，檔案教育平臺等等。這是一項并不容易管理的工作，所以對于檔案工作者的能力要求很高。近年來，關于檔案管理方面的文章很多，也提出了很多的問題和對策，本文也以檔案管理中的相關問題提出自己的一些見解并尋找相關的解決策略，對于事業單位的檔案管理工作貢獻自己的一份力量。本文以自己所在的執法部門為參考單位，以本機構中檔案管理中出現的一些問題為著眼點，宏觀上來把握事業單位檔案管理中出現的常態性問題。

首先，從內部因素來看，領導者不重視，管理者能力不足。在城市事業單位中，檔案管理方面的工作在大多數人心中是一份輕松簡單的工作，只要有點文化基礎的人都可以勝任這份工作。人們心中的這種誤解性看法在檔案工作者身上也有體現，認為檔案管理就是將一些文件歸類，并不是一件多么費腦筋的事。對于領導階層，對于檔案管理的工作并不重視，以至于國家有重大檢查時，重要文件并不能一時找到。所以，從領導到管理者都必須重視這一工作，對于檔案管理人員，應該錄用正規院校或者有著相關經驗的人員，并能夠定期的進行培訓，對于這一方面的管理工作進行驗收考核，這樣才能通過管理者的能力的提升而提高檔案管理工作效率。檔案管理工作它僅僅當成一種輔助性的工作，而是一個單位重要的組成部分，所以必須得到每一位工作者的重視。

其次，從外部因素來看，硬件設施太陳舊，缺乏現代化的管理。對于文件管理，不僅靠的是人力，更應該利用科技力量，采用先進的設備設施能起到事半功倍的效果。筆者所在的單位是屬于市區，而檔案室的管理設備卻并不能現代化的進程相提并論。現代社會是信息化的社會，任何信息都是通過網絡管理，對于檔案管理，更應該實行數字化信息處理，使使用者立即就能找到信息。所以對于檔案室的管理，應該改善落后的設備，引進國內外新的科技，實行信息化管理模式。

最后，檔案本身的管理要求松散。對于檔案管理，必須有標準化的管理模式。材料應該如何完備，要達到怎樣的質量標準才能存檔，這些都應該有一個標準。在市一級的檔案管理中，檔案的類型特別多，文件多，對于這些，每一個部門的人員，都應該把要存檔的文件整理成規范化的形式交于管理人員存檔。在筆者的調查中，很多存檔的文件，分類并不是很清晰，卷宗也很混亂，基本都是有各種問題，所以在整個管理過程中必須嚴格的進行檢查，有組織的進行組卷。這樣才能很好的進行檔案管理，工作人員更能做好檔案管理工作。

二、針對性解決對策

針對上文提出的事業單位檔案管理的常態性問題，筆者也提出了一些自己的見解。

對于第一個問題，我們提出管理層的不重視，自己管理者的能力不足。對于這一個問題，必然需要領導加強重視，打造專業的檔案管理人才隊伍。領導的重視體現在方方面面，首先是政策和資金的支持，出臺一系列關于檔案管理的政策，自己出資設備更新等等，其次，檔案管理部門的“輔助感”要變成“熱感”，在領導的大力支持下，讓工作人員體會到自己的重要性，提高自身工作的自豪感，更好的服務于社會發展，為黨和國家多做貢獻。接下來便是管理者能力的提升。這個時代，人人都講創新，創新也需體現在檔案管理之中，多吸納一些新鮮的力量，讓有多年管理經驗的人員與新招收的人員互相了解學習，在發展中求突破，必然會有新的方法提出，創新驅動發展，在創新中才能求發展，檔案管理者也要提高自身的創新能力。

針對檔案管理的第二個問題，筆者認為要實現檔案的數字化管理模式。現代社會是信息化，網絡化，數字化的時代，檔案管理也不例外，對于檔案管理，大多數的單位都采取的是傳統的管理模式，人力占了很多的一部分，所以管理的技術水平跟不上時代，針對這一問題，必須要大力改善檔案管理的硬件設施，只有設備齊全，才能促進發展。這更要得到單位領導的大力支持。

針對上文提出的最后一個問題，筆者認為必須要制定一系列的檔案收納的標準。無規矩不成方圓，對于檔案管理也是一樣，只有制定標準，才能很好的完善檔案管理。文件必須要完整，不能缺少標題；文件必須進行分類整理、文件整理必須有一個完整的過程記錄、卷宗必須整理的很清晰，一目了然等等，都必須有一個可遵循的標準。這樣才能很好的管理檔案。

三、結語

事業單位必須要足夠的重視檔案管理工作，筆者以市一級的事業單位為參考，對檔案管理工作現狀進行了研究，探討了管理過程中的一些常態化問題并進行分析，提出了可行性的對策，希望新形式下，事業單位的檔案管理工作能夠不斷地改進和提高，順應時代發展的需要，更好的服務于社會，服務于人民。

參考文獻

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作者簡介

熊婕，女，湖北省保康縣，本科，畢業于中央廣播電視大學，現有職稱：助理檔案管理員，研究方向：檔案管理