信息化視角下的檔案管理建設

李長鴻

摘 要：數字信息化時代，事業單位檔案建設要順應時代發展要求，加快數字信息技術的引進，采用現代化的信息技術實施檔案管理。文章主要列舉了事業單位檔案信息化建設中存在的制約因素，分析認為，必須采取切實可行的措施，加快信息化建設步伐，從而發揮事業單位檔案管理的作用和職能，更好地服務于事業單位發展。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；信息化

進入社會主義新時期以來，數字信息化技術得到廣泛運用，事業單位檔案管理采用信息化技術成為必然趨勢。事業單位檔案建設要順應時代發展要求，加快數字信息技術的引進，采用現代化的信息技術實施檔案管理，從而發揮事業單位檔案管理的作用和職能，更好地服務于事業單位發展。

一、基層檔案信息化管理存在的問題

1、思想認知存在偏差 部分檔案管理員思想觀念守舊，習慣于傳統的工作模式，片面認為信息化管理既難學又不可靠，只會加重檔案管理員的工作負擔，對信息化應用存在著排斥心理和抵觸情緒，停留在看門守攤、被動服務的舊觀念、舊模式上，滿足于簡單地整理文件歸檔、等待利用者上門查閱、應付上級機關檢查；檔案信息化管理要求檔案管理員嚴格遵循各類檔案規定，認真按照文件材料的分類、歸檔范圍、保管期限的規定按時收集匯總，檔案信息輸入、檢索、利用等，必須嚴格按照規定的流程進行，從時間、程序上限制了檔案管理員工作的隨意性，不利于檔案信息化應用的普遍提高。

2、管理能力受限 事業單位檔案信息化管理要求管理人員必須具備較高的計算機應用能力，但部份管理人員信息化應用還比較低，難以適應信息化管理的需要。一部分檔案管理員專業不對口，有的是半路子出家，有的檔案員剛剛學會立卷歸檔等基本知識，就被調整崗位，知識結構趨于單一化，能夠熟練操作微機，靈活使用檔案管理軟件和勝任文檔的存儲、編輯 檢索、利用等工作的實用的復合型人才不多，影響檔案信息化管理水平的整體提升；事業單位受制于辦公經費檔案人員很少有機會，專業應用技能培訓少，導致部分檔案管理員應用技能還停留在瀏覽、查詢、錄入上，融入文字、圖像、音頻、視頻、動畫等多種形式于一體的編研技術幾乎沒有。

3、設備落后 應當看到，不少事業單位對對檔案信息化投入比較少，致使檔案信息化管理設備匱乏和落后，電腦性能差，沒有裝備掃描儀、刻錄機、防磁柜，流轉檔案需要很長時間，很難滿足工作應用需求；有的單位缺乏對檔案管理工作必要的硬件投入，文書、業務檔案沒有按要求實行微機管理，文書檔案文件數據、電子文件和紙質載體不能做到同步歸檔；檔案管理系統與各個部門應用系統之間共享性差，數據庫不能對接，大量的檔案信息只能在各自的業務系統內流轉，難于通過關聯、對接和共享實現質飛躍。

4、開發利用不夠 一些單位檔案信息化管理只是應付上級檢查，沒有認識到檔案管理在信息化時代的實用價值，認為檔案管理工作只是收集過時的文件材料，投入大量人力、物力、財力出不了政績，得不償失，存在著檔案管理說起來重要，做起來次要，真干起來不要的錯誤認識；一些單位編研成果只是對原始檔案材料進行簡單的匯總，片面追求數量，忽視分析研究，編研成果質量不高，簡單化，檔案管理員工作限于在網上瀏覽各種網頁和簡單的業務查詢，難以充分發揮編研成果的參考作用和輔助決策作用，不會用信息化手段來提高工作效率，降低工作成本，造成大量信息資源的閑置。

二、深化事業單位檔案信息化管理的策略

加強檔案信息化管理，必須結基層事業單位實際，找準結合點、切入點和著力點，將信息化應用深入到管理工作的方方面面。

1、轉變觀念，主動用 事業單位管理層要向檔案管理員大力灌輸信息化理念，使檔案管理員深刻認識到信息化是形勢發展的必然要求，不懂信息化就做不好檔案管理工作，就是工作不稱職，就會丟掉工作崗位，切實增強廣大檔案管理員的危機感和緊迫感，提高工作的主動性；要根據檔案管理的各項要求，結合實際、制定各項管理制度和操作規范，要嚴格按照法律法規和管理制度抓好責任落實，促進檔案信息化管理工作；檔案管理部門日常工作信息要及時錄入信息平臺，做到日清月結，使檔案管理員養成“上班先開機，工作先上網”的日常習慣。

2、加強培訓 事業單位要強化專題培訓，要創造條件讓他們接受專業教育，系統地學習檔案專業知識、學習計算機的基礎知識、基本原理，學習文字處理技術，學習常用檔案管理軟件的應用，通過專題培訓和實際操作，使人人成為檔案信息產品的使用者、檔案信息的管理者，個個成為檔案管理工作的行家里手；要強化崗位培訓，有針對性地進行檔案業務知識和現代科技知識的培訓；強化交流互補，要定期或不定期的組織檔案管理人員到各地參觀學習，實地考察，取長補短，拓寬視野，使檔案人員自覺地進行業務交流、研究活動，以便更好地適應新形勢下檔案信息化管理的需要。

3、完善機制 事業單位檔案部門要進一步完善檔案信息的采集錄入機制，建立檔案信息日常更新維護機制，將檔案信息的采集細化分解到每一個檔案管理員，積累大量原始檔案信息資料，要進一步完善檔案信息的分析機制，建立以分級分類研判、成果集中展示、單位選擇應用為主要內容的日常檔案研判機制，確保檔案信息研判常態化；要進一步規范檔案信息的應用管理流程，形成動態化信息管理模式，真正做到底數清、情況明、管得住、不失控，真正突出檔案信息化管理實效。

總之，事業單位檔案建設要順應時代發展要求，加快數字信息技術的引進，采用現代化的信息技術實施檔案管理，從而發揮事業單位檔案管理的作用和職能，更好地服務于事業單位發展。

參考文獻

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