探究國企人事檔案電子化的管理優勢、風險及其防范

摘 要：隨著科學技術的快速發展、信息時代的真正來臨，人事檔案管理的受重視程度不斷提升，電子化的人事檔案管理模式也逐漸在我國國有企業開始普及，基于此，本文簡單介紹了國企人事檔案電子化的管理優勢，并結合國企人事檔案電子化的管理風險，提出了相關風險的應對策略，希望策略內容能夠為相關業內人士帶來一定啟發。

關鍵字：國企；人事檔案；電子化

雖然人事檔案電子化管理具備多方面優勢，但其本身具備的雙刃劍屬性卻不容忽視，這種屬性的出現是由于電子化管理往往面臨著多種安全風險，而為了盡可能降低這類安全風險，正是本文圍繞國企人事檔案電子化的管理優勢、風險及其防范開展具體研究的原因所在。

1 國企人事檔案電子化的管理優勢

1.1簡單、便捷

總量龐大的員工人數、檔案信息量使得傳統的人事檔案管理很難滿足國有企業的相關需要，但具備多方面優勢的電子化人事檔案管理卻并不會受到這類情況影響。筆者在實際工作中發現，電子化人事檔案管理僅需要結合已有的結構化管理系統即可輕松實現人事檔案的分類保管。而在查閱人事檔案信息時，國有企業人員可在網絡軟硬件支持下快速查詢相關信息，同一時間查詢多份檔案資料并進行對比的需求也能夠由此滿足，可見人事檔案電子化管理具備的優勢[1]。

1.2功能全面

電子化人事檔案管理具備著強大的計算和存儲功能，而隨著近年來科學技術的快速發展，電子化人事檔案管理與傳統人事檔案管理間存在的差距還將進一步拉開。2017年多家美國大學聯合研制成功了比人腦運算快1000倍的類腦光子芯片，如果將該芯片用于國有企業人事檔案電子化管理，該管理的計算和存儲功能還將進一步提升。值得注意的是，除計算、存儲外，電子化人事檔案管理還具備錄入、整理、分類、包括等優勢功能，這些就更好證明了電子化人事檔案管理的功能全面優勢。

2 國企人事檔案電子化的管理風險及防范

2.1管理風險

國有企業人事檔案涉及信息直接關系著企業人力資源結構、員工個人隱私，但在電子化人事檔案管理的推進中，人事檔案管理工作產生的一系列新型管理風險不容忽視。

2.1.1安全隱患難以消除

物理網絡、內部網絡、外部網絡均有可能引發國有企業人事檔案電子化管理風險，這類安全隱患的具體表現如下所示：（1）物理網絡。天災、地震、人為斷電屬于較為典型的物理網絡帶來的安全隱患，很多國有企業因此出現了人事檔案資料遺失、泄漏問題，這類安全隱患必須得到高度重視。（2）內部網絡。國有企業工作人員操作不善很容易引發內部網絡安全隱患，防火墻等連接局域網的網絡軟硬件、內部網絡共享、來歷不明的存儲設備屬于這類安全隱患的主要來源。（3）外部網絡。雖然國有企業大多會明文禁止內部局域網絡的外接，但企業員工不嚴格執行企業要求、Windows系統本身存在漏洞、黑客和網絡病毒攻擊均有可能對人事檔案信息造成安全威脅，2017年在全球范圍造成嚴重危害的比特幣病毒便屬于其中代表[2]。

2.1.2檔案人員存在認識問題

雖然近年來國有企業對人事檔案管理的重視程度不斷提升，但一些國有企業還是存在采用兼職檔案工作人員或專職檔案工作人員專業水平欠缺的問題，很多檔案工作人員因此缺乏對檔案保密性的認識，由此引發的企業保密信息泄露很容易對國有企業的發展造成不可預測的影響。此外，專業水平欠缺的檔案工作人員也將影響人事檔案資源的利用，這點也必須得到國有企業關注。

2.2風險防范措施

2.2.1建立檔案信息化安全保障體系

為較好應對國有企業人事檔案存在的諸多安全隱患，本文建議企業建立檔案信息化安全保障體系，該體系應圍繞硬件設施安全、檔案信息安全、網絡安全、病毒防范四方面展開，體系建設的具體內容如下所示：（1）硬件實施安全。定期檢查企業檔案管理工作使用的計算機、服務器、路由器等硬件設施，同時關注大型服務器、網絡設備的安全情況，計算機房間、檔案庫房是否存在線路老化等安全隱患也應得到重點關注。（2）檔案信息安全。需重點關注未授予權限、非法的用戶進入國有企業檔案管理信息系統，檔案管理人員可使用硬盤加密、數據加密、系統加密措施保證檔案信息安全，同時需定期開展容災備份工作，以此保證地震、火災等突發自然災害不會對檔案信息資源造成不可逆轉性破壞。（3）網絡安全。國有企業檔案工作人員必須對網絡安全予以高度關注，這種關注需首先保證國有企業實現內部網絡與外部網絡的隔離，以此保證涉及企業機密、員工個人隱私的檔案存放于內部網絡，這一過程中需嚴格設置個人權限，檔案的借閱必須得到高度關注。值得注意的是，有能力的國有企業應依托自身檔案信息管理系統著重開展用戶管理、授權管理、安全策略管理。（4）病毒防范。病毒、木馬程序、黑客均可能對國有企業人事檔案帶來威脅，國有企業人事檔案電子化管理進程也很容易因此受到制約，因此國有企業必須安裝專業化防毒軟件，并定期檢測、處理病毒，以此進一步降低安全風險。

2.2.2培養高素質檔案人才

高素質檔案人才的培養應圍繞以下兩方面開展：（1）安全教育。檔案工作人員是國有企業人事檔案電子化管理的主體，因此國有企業需保證檔案工作人員具備防范風險的安全技術，同時結合經?；陌踩逃占胺雷o知識，即可保證企業全體工作人員都能夠認識到保證檔案安全的重要性，上文提及的多種安全隱患將由此得以較好消除。（2）素質提升。檔案工作人員必須具備較高的專業素質，因此國有企業可采用與高等院校進行聯合培養、直接從社會中招聘專業人才、提供深造學習機會等策略，同時還可以鼓勵檔案工作人員積極參與線上、線下培訓活動，由此實現檔案人員人員的綜合素質提升，即可較好夯實人事檔案電子化管理基礎。

3 結論

綜上所述，國企人事檔案電子化管理具備多方面風險。而在此基礎上，本文涉及的建立檔案信息化安全保障體系、培養高素質檔案人才等策略建議，則能夠較好滿足國企人事檔案電子化管理發展需要。因此，研究在國企人事檔案電子化管理的探索中能夠發揮不俗的參考作用。

參考文獻

[1]關英慧.新時期人事檔案管理信息化建設研究[J].現代國企研究，2017（14）：184.

[2]湯男楠. 企業檔案信息化建設存在問題與對策研究[D].安徽大學，2017.

作者簡介

李云（1973-），女，陜西西安人，本科，助理館員