信息時代檔案信息資源的開發與利用

孟召艷

摘 要：隨著我國科學技術的快速發展，互聯網技術與數字資源傳播技術獲得前所未有的發展機會，使檔案信息資源有效傳播，要求檔案信息資源開發與利用必須提高水平。而在檔案信息資源發掘與利用中引入新技術是擺在當前信息資源開發者面前的主要任務。

關鍵詞：信息時代；檔案管理；信息資源

隨著信息技術的快速發展，大量新型技術應用于檔案的信息資料開發當中，利用新技術可以有效發掘檔案信息價值，實現檔案資料的深入加工整理，可以為社會提供價值更高的服務，滿足信息需求者的需要。進入信息化時代以來，數字技術的快速發展，使人們對信息需求也提出了更高的標準，因此檔案信息開發得到了人們的大力重視，本文首先明確了數字信息的概念，接著論述了數字時代信息檔案開發的主要措施，希望可以為用戶提供更好的服務。

1 信息時代檔案信息資源的表現

傳統檔案指的是在過去較長時期內收集的文本音像資料，進入數字時代以來，上述資源可以轉化為數字形式進一步發掘，是運用現代化手段處理傳統信息資源的過程。數字時代的檔案管理工作，是利用信息時代工具整理加工傳統檔案資源實現二次利用。與傳統檔案信息相比，數字時代的檔案管理工作解決了傳統檔案管理中檢索簡單、功能不足、效率不高、服務能力不強、不能有效應對競爭等諸多問題。信息化數字時代的信息可以與用戶開展互動交流，可以增加用戶體驗，鼓勵廣大用戶參與，運行效率極高，使傳統檔案管理在新時期再現重大價值，因此檔案信息發掘具有廣闊的發展空間。

2 信息時代開發檔案資源

信息資源當前主要依據形式不同進行分類，在利用檔案信息資源過程中，全國各級檔案管理部門目前均以實行網上信息資源檢索，在檔案存儲管理工作中均融入了信息化措施，當前主要包括下面類型：

2.1 檔案目錄開發

檔案信息管理工作主要涉及檔案目錄信息，以及檔案文件分類信息等。建立檔案目錄信息數據庫在檔案信息數字化管理中具有重要作用，同時有利于順利開展信息檔案管理工作。保存于檔案館的檔案信息均為獨立的數據，利用檔案信息目錄檢索可以及時搜索到檔案館的基本情況，可以及時找到所需檔案。

2.2 檔案信息開發

檔案信息的文本信息管理，信息化分類的主要內容包括管理數字信息，主要涉及電子檔案、數據圖文檔案、電子文件、掃描文件等，在數字檔案信息化管理過程中，數字信息技術與檔案信息管理具有非常密切的聯系，可以利用數字互聯的做法實現全面管理。數字化信息時代是利用大量信息化手段將傳統檔案材料進行重新分類與整理，將原來的紙質檔案材料轉變為數字信息。

2.3 多媒體檔案信息開發

利用計算機技術將傳統檔案材料可以轉變為數字文檔、圖像文檔、視頻文件、音頻文件等，從而利用多媒體的形式呈現，在傳播過程中可以借助互聯網開展全方位傳輸。

2.4 專題檔案信息開發

檔案信息分類不但要繼續保持原有的信息管理特點，還包括主題檔案分類問題，針對具有相同主題的檔案將其分為形式不同的各種文件，建立統一的專題數據庫。隨著信息化的快速發展，依據時期不同、研究類型不同將其信息分為不同的類型，有利于以后的研究工作。

3 信息時代檔案工作的發展

實現檔案信息數字化是檔案發展的要求，信息資源數字化發展當中的拓展發掘是信息資源重組的過程，要求有關部門要對檔案信息的拓展發掘工作給予大力支持與幫助。進入信息時代以來，要求大力發掘檔案信息的價值，創建合理的檔案信息結構、提高檔案信息利用率、創新檔案管理工作模式是數字時代檔案拓展的主要工作。

3.1將用戶需求放在第一位

在過去較長時期內，檔案管理部門與外界聯系較少，一味等待客戶上門。而不能致力于信息檔案的管理利用與深度開發，傳統檔案信息管理模式已經與時代發展脫節，如果一味應用傳統信息管理模式則效率較低，不能滿足時代發展需求，同時與信息快速發展的現狀不符。傳統信息資源管理模式不能使信息資源發揮較大的作用，不易于實現信息共享與多元利用。檔案信息的利用與當前快速發展的信息需求不相適應，傳統檔案管理模式技術手段落后，管理模式陳舊，觀念不能更新，根本不能為用戶提供高質量服務。隨著時代的快速發展，人們對于信息檔案的需求日益增多，檔案信息管理部門也需及時轉變理念，要將用戶需求作為信息檔案管理工作的重中之重。要想提高檔案信息管理水平要求管理部門必須轉變管理觀念，才能指導檔案管理工作的順利開展，及時引入信息檔案管理技術。為了滿足廣大用戶的信息需求，要求檔案信息管理技術與管理方式同時轉變。在處理數字化信息檔案過程中，要求呈現給用戶最為簡潔的信息，盡量縮短操作流程，建立高效運行的管理體系，才能將更為豐富的檔案信息呈現給用戶，從而達到廣大用戶的滿意。

3.2 建立檔案信息庫

檔案信息庫建設在檔案信息管理中具有核心性地位，建立數據庫是提高管理水平的重要措施。一個高質量的檔案信息數據庫，要求包含豐富多樣的檔案信息，可以全面呈現檔案信息目錄，擁有分類準確的檔案信息。建立檔案信息數據庫是一項系統性工程，要求檔案信息管理部門首先要做好調查研究工作，再根據用戶的真正要求建立合理的數據庫。在建立數據庫過程中，還需準確確定目錄內容，以及目錄的分級，依據一定順序建立數據庫，嚴格要求數據錄入人員，保證錄入數據的準確性。在建立數據庫過程中要嚴格控制數據庫質量，在校對數據過程中，要積極引入先進的應用軟件，使錄入數據具有較高的準確性，及時檢查錄入數據，一旦發現失誤要立即處理，才能逐步提高數據庫質量。

數據庫信息主要來源于下面這些方面：第一，電子檔案的歸檔，這是建立數據庫的根本工作，要求電子文件的整理歸類必須依據一定的操作流程進行，要求電子數據必須準確可靠、完整及時。收集電子文件要求投入大量人力物力，要求單位全體成員參與數據收集工作，才能在短時間內收集最為豐富的電子文件。第二，檔案文件的數字化。在處理原有檔案信息時，尤其是處理一些珍貴資料時，必須配備專業管理人員，制訂工作計劃，依據一定順序合理開展處理工作，必要情況下可以聘請專業技術指導人員處理重要信息，才能有效提高信息數字化有效性。實現檔案信息的數字化。第三，特色文件數字化。第四，日常管理文件的收集。

4 創新管理模式

傳統檔案管理模式在過去較長時期內發揮著重要作用，但檔案管理工作模式已與時代發展不相適應，檔案管理工作過于被動，而且數據分析不能開展有效互動，一味坐等用戶上門，這種強調自我的管理模式效率不高。因此傳統檔案管理模式應該淘汰與創新，急需引入高效運行的檔案管理模式。在檔案管理創新過程中，要求全體檔案管理人員提高認識，真正將用戶需求放在第一位，利用引入先進技術實現檔案信息數字化發展，樹立較強的服務觀念，拓展服務范圍，創新服務措施，利用大力開展檔案管理工作創新提高檔案信息管理水平，從而推動我國經濟的穩定運行。

參考文獻

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