信息時(shí)代檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用

孟召艷

摘 要：隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與數(shù)字資源傳播技術(shù)獲得前所未有的發(fā)展機(jī)會(huì)，使檔案信息資源有效傳播，要求檔案信息資源開(kāi)發(fā)與利用必須提高水平。而在檔案信息資源發(fā)掘與利用中引入新技術(shù)是擺在當(dāng)前信息資源開(kāi)發(fā)者面前的主要任務(wù)。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代；檔案管理；信息資源

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，大量新型技術(shù)應(yīng)用于檔案的信息資料開(kāi)發(fā)當(dāng)中，利用新技術(shù)可以有效發(fā)掘檔案信息價(jià)值，實(shí)現(xiàn)檔案資料的深入加工整理，可以為社會(huì)提供價(jià)值更高的服務(wù)，滿足信息需求者的需要。進(jìn)入信息化時(shí)代以來(lái)，數(shù)字技術(shù)的快速發(fā)展，使人們對(duì)信息需求也提出了更高的標(biāo)準(zhǔn)，因此檔案信息開(kāi)發(fā)得到了人們的大力重視，本文首先明確了數(shù)字信息的概念，接著論述了數(shù)字時(shí)代信息檔案開(kāi)發(fā)的主要措施，希望可以為用戶(hù)提供更好的服務(wù)。

1 信息時(shí)代檔案信息資源的表現(xiàn)

傳統(tǒng)檔案指的是在過(guò)去較長(zhǎng)時(shí)期內(nèi)收集的文本音像資料，進(jìn)入數(shù)字時(shí)代以來(lái)，上述資源可以轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式進(jìn)一步發(fā)掘，是運(yùn)用現(xiàn)代化手段處理傳統(tǒng)信息資源的過(guò)程。數(shù)字時(shí)代的檔案管理工作，是利用信息時(shí)代工具整理加工傳統(tǒng)檔案資源實(shí)現(xiàn)二次利用。與傳統(tǒng)檔案信息相比，數(shù)字時(shí)代的檔案管理工作解決了傳統(tǒng)檔案管理中檢索簡(jiǎn)單、功能不足、效率不高、服務(wù)能力不強(qiáng)、不能有效應(yīng)對(duì)競(jìng)爭(zhēng)等諸多問(wèn)題。信息化數(shù)字時(shí)代的信息可以與用戶(hù)開(kāi)展互動(dòng)交流，可以增加用戶(hù)體驗(yàn)，鼓勵(lì)廣大用戶(hù)參與，運(yùn)行效率極高，使傳統(tǒng)檔案管理在新時(shí)期再現(xiàn)重大價(jià)值，因此檔案信息發(fā)掘具有廣闊的發(fā)展空間。

2 信息時(shí)代開(kāi)發(fā)檔案資源

信息資源當(dāng)前主要依據(jù)形式不同進(jìn)行分類(lèi)，在利用檔案信息資源過(guò)程中，全國(guó)各級(jí)檔案管理部門(mén)目前均以實(shí)行網(wǎng)上信息資源檢索，在檔案存儲(chǔ)管理工作中均融入了信息化措施，當(dāng)前主要包括下面類(lèi)型：

2.1 檔案目錄開(kāi)發(fā)

檔案信息管理工作主要涉及檔案目錄信息，以及檔案文件分類(lèi)信息等。建立檔案目錄信息數(shù)據(jù)庫(kù)在檔案信息數(shù)字化管理中具有重要作用，同時(shí)有利于順利開(kāi)展信息檔案管理工作。保存于檔案館的檔案信息均為獨(dú)立的數(shù)據(jù)，利用檔案信息目錄檢索可以及時(shí)搜索到檔案館的基本情況，可以及時(shí)找到所需檔案。

2.2 檔案信息開(kāi)發(fā)

檔案信息的文本信息管理，信息化分類(lèi)的主要內(nèi)容包括管理數(shù)字信息，主要涉及電子檔案、數(shù)據(jù)圖文檔案、電子文件、掃描文件等，在數(shù)字檔案信息化管理過(guò)程中，數(shù)字信息技術(shù)與檔案信息管理具有非常密切的聯(lián)系，可以利用數(shù)字互聯(lián)的做法實(shí)現(xiàn)全面管理。數(shù)字化信息時(shí)代是利用大量信息化手段將傳統(tǒng)檔案材料進(jìn)行重新分類(lèi)與整理，將原來(lái)的紙質(zhì)檔案材料轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字信息。

2.3 多媒體檔案信息開(kāi)發(fā)

利用計(jì)算機(jī)技術(shù)將傳統(tǒng)檔案材料可以轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字文檔、圖像文檔、視頻文件、音頻文件等，從而利用多媒體的形式呈現(xiàn)，在傳播過(guò)程中可以借助互聯(lián)網(wǎng)開(kāi)展全方位傳輸。

2.4 專(zhuān)題檔案信息開(kāi)發(fā)

檔案信息分類(lèi)不但要繼續(xù)保持原有的信息管理特點(diǎn)，還包括主題檔案分類(lèi)問(wèn)題，針對(duì)具有相同主題的檔案將其分為形式不同的各種文件，建立統(tǒng)一的專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)。隨著信息化的快速發(fā)展，依據(jù)時(shí)期不同、研究類(lèi)型不同將其信息分為不同的類(lèi)型，有利于以后的研究工作。

3 信息時(shí)代檔案工作的發(fā)展

實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化是檔案發(fā)展的要求，信息資源數(shù)字化發(fā)展當(dāng)中的拓展發(fā)掘是信息資源重組的過(guò)程，要求有關(guān)部門(mén)要對(duì)檔案信息的拓展發(fā)掘工作給予大力支持與幫助。進(jìn)入信息時(shí)代以來(lái)，要求大力發(fā)掘檔案信息的價(jià)值，創(chuàng)建合理的檔案信息結(jié)構(gòu)、提高檔案信息利用率、創(chuàng)新檔案管理工作模式是數(shù)字時(shí)代檔案拓展的主要工作。

3.1將用戶(hù)需求放在第一位

在過(guò)去較長(zhǎng)時(shí)期內(nèi)，檔案管理部門(mén)與外界聯(lián)系較少，一味等待客戶(hù)上門(mén)。而不能致力于信息檔案的管理利用與深度開(kāi)發(fā)，傳統(tǒng)檔案信息管理模式已經(jīng)與時(shí)代發(fā)展脫節(jié)，如果一味應(yīng)用傳統(tǒng)信息管理模式則效率較低，不能滿足時(shí)代發(fā)展需求，同時(shí)與信息快速發(fā)展的現(xiàn)狀不符。傳統(tǒng)信息資源管理模式不能使信息資源發(fā)揮較大的作用，不易于實(shí)現(xiàn)信息共享與多元利用。檔案信息的利用與當(dāng)前快速發(fā)展的信息需求不相適應(yīng)，傳統(tǒng)檔案管理模式技術(shù)手段落后，管理模式陳舊，觀念不能更新，根本不能為用戶(hù)提供高質(zhì)量服務(wù)。隨著時(shí)代的快速發(fā)展，人們對(duì)于信息檔案的需求日益增多，檔案信息管理部門(mén)也需及時(shí)轉(zhuǎn)變理念，要將用戶(hù)需求作為信息檔案管理工作的重中之重。要想提高檔案信息管理水平要求管理部門(mén)必須轉(zhuǎn)變管理觀念，才能指導(dǎo)檔案管理工作的順利開(kāi)展，及時(shí)引入信息檔案管理技術(shù)。為了滿足廣大用戶(hù)的信息需求，要求檔案信息管理技術(shù)與管理方式同時(shí)轉(zhuǎn)變。在處理數(shù)字化信息檔案過(guò)程中，要求呈現(xiàn)給用戶(hù)最為簡(jiǎn)潔的信息，盡量縮短操作流程，建立高效運(yùn)行的管理體系，才能將更為豐富的檔案信息呈現(xiàn)給用戶(hù)，從而達(dá)到廣大用戶(hù)的滿意。

3.2 建立檔案信息庫(kù)

檔案信息庫(kù)建設(shè)在檔案信息管理中具有核心性地位，建立數(shù)據(jù)庫(kù)是提高管理水平的重要措施。一個(gè)高質(zhì)量的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，要求包含豐富多樣的檔案信息，可以全面呈現(xiàn)檔案信息目錄，擁有分類(lèi)準(zhǔn)確的檔案信息。建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)是一項(xiàng)系統(tǒng)性工程，要求檔案信息管理部門(mén)首先要做好調(diào)查研究工作，再根據(jù)用戶(hù)的真正要求建立合理的數(shù)據(jù)庫(kù)。在建立數(shù)據(jù)庫(kù)過(guò)程中，還需準(zhǔn)確確定目錄內(nèi)容，以及目錄的分級(jí)，依據(jù)一定順序建立數(shù)據(jù)庫(kù)，嚴(yán)格要求數(shù)據(jù)錄入人員，保證錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。在建立數(shù)據(jù)庫(kù)過(guò)程中要嚴(yán)格控制數(shù)據(jù)庫(kù)質(zhì)量，在校對(duì)數(shù)據(jù)過(guò)程中，要積極引入先進(jìn)的應(yīng)用軟件，使錄入數(shù)據(jù)具有較高的準(zhǔn)確性，及時(shí)檢查錄入數(shù)據(jù)，一旦發(fā)現(xiàn)失誤要立即處理，才能逐步提高數(shù)據(jù)庫(kù)質(zhì)量。

數(shù)據(jù)庫(kù)信息主要來(lái)源于下面這些方面：第一，電子檔案的歸檔，這是建立數(shù)據(jù)庫(kù)的根本工作，要求電子文件的整理歸類(lèi)必須依據(jù)一定的操作流程進(jìn)行，要求電子數(shù)據(jù)必須準(zhǔn)確可靠、完整及時(shí)。收集電子文件要求投入大量人力物力，要求單位全體成員參與數(shù)據(jù)收集工作，才能在短時(shí)間內(nèi)收集最為豐富的電子文件。第二，檔案文件的數(shù)字化。在處理原有檔案信息時(shí)，尤其是處理一些珍貴資料時(shí)，必須配備專(zhuān)業(yè)管理人員，制訂工作計(jì)劃，依據(jù)一定順序合理開(kāi)展處理工作，必要情況下可以聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)技術(shù)指導(dǎo)人員處理重要信息，才能有效提高信息數(shù)字化有效性。實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化。第三，特色文件數(shù)字化。第四，日常管理文件的收集。

4 創(chuàng)新管理模式

傳統(tǒng)檔案管理模式在過(guò)去較長(zhǎng)時(shí)期內(nèi)發(fā)揮著重要作用，但檔案管理工作模式已與時(shí)代發(fā)展不相適應(yīng)，檔案管理工作過(guò)于被動(dòng)，而且數(shù)據(jù)分析不能開(kāi)展有效互動(dòng)，一味坐等用戶(hù)上門(mén)，這種強(qiáng)調(diào)自我的管理模式效率不高。因此傳統(tǒng)檔案管理模式應(yīng)該淘汰與創(chuàng)新，急需引入高效運(yùn)行的檔案管理模式。在檔案管理創(chuàng)新過(guò)程中，要求全體檔案管理人員提高認(rèn)識(shí)，真正將用戶(hù)需求放在第一位，利用引入先進(jìn)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化發(fā)展，樹(shù)立較強(qiáng)的服務(wù)觀念，拓展服務(wù)范圍，創(chuàng)新服務(wù)措施，利用大力開(kāi)展檔案管理工作創(chuàng)新提高檔案信息管理水平，從而推動(dòng)我國(guó)經(jīng)濟(jì)的穩(wěn)定運(yùn)行。

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