企業檔案管理電子信息化及其重要性分析

摘 要：引入電子化管理是當前企業檔案管理的應進行的重要改革，電子化管理可以有效的提升管理水平，明確該技術的核心重要性，制定科學有效的解決杜策，總結實踐問題，劃分多級權限，實時手機檔案，激發企業資源價值導向，促進企業快速發展。對此，本文主要針對電子檔案管理信息化進程進行分析，明確其重要意義。

關鍵詞：企業檔案管理；電子信息化；重要性

一、企業檔案管理現代化信息建設的問題分析

（一）對企業檔案管理工作的認識不到位

我國在過去的發展中，對檔案管理工作的重視程度還不夠，扁平化的組織模式是我國近年來的企業管理特色，精簡部門首先對檔案管理下手，并以此來降低企業成本，達到管理精簡化，層次簡化等目的，并以此來增加企業的市場競爭。但是與此同時，不夠重視檔案管理給企業帶來了直接的影響，比如企業檔案管理的效率問題。

（二）資金缺乏，設備設施落后

對于信息化檔案建立來說，軟硬件的技術是支撐的重要前提，建設技術基礎是檔案進行信息化的重要前提條件，資源建設需要企業進行大量的資金支持，對于當前我國經濟市場來說，大多數企業處于初級階段，發展資金緊缺，市場開發占去企業的大多數精力和財力，在這樣的條件下，企業難以對檔案管理進行建設，也就導致了我國檔案管理的信息化之路并不是一帆風順的。

（三）檔案管理工作人員缺乏專業性

據不完全統計，我國檔案管理人員的薪資水平在數據中處于低端趨勢，與企業其他職業相比差距甚遠，對于高學歷的人才來說，這樣的薪資待遇使得大家的熱情度急劇縮減，工作積極性大幅度下滑。而且，隨著當前信息化的發展，檔案管理對當前管理人員提出了更嚴格的要求，管理者不僅需要對電子技術有著一定了解，可以在計算機上熟練操作和運用，還需要人員提高自身素質和能力，總的來看，我國當前企業正面臨著這樣一個不容忽視的問題，檔案管理者專業水平不高，知識結構不夠豐富，無法適應并推進當前的檔案信息化管理進程。

二、電子信息化對企業檔案管理的重要性

首先，電子信息化的檔案管理可將檔案按照企業的技術專業進行分類，針對不同的人員類型、財務種類、稅務管理等等進行不同專業不同種類的劃分，實現企業的統一管理。其次可以提高企業檔案管理的管理質量和效率，使得企業相關人員可以快速查閱公司各類檔案資料，減輕檔案管理人員的工作量，這樣的方式可以有效的提高檔案管理人員的工作效率。再者，電子信息化的檔案管理可以將檔案原貌存留，不再擔心檔案長期的紙質損耗問題，使得檔案資料的可信度大大提升，檔案閱讀時，不再需要調出原件進行翻閱，增強了對檔案的保護。最后，網絡管理使得地區限制的問題得到有效解決，查閱者不再拘泥于地區的跨度，可以直接對自己所需資料進行遠距離讀取。

三、強化企業檔案管理電子信息化的措施

（一）實時收集檔案資料

檔案的實時性是管理檔案中重要的環節，收集檔案資料，及時確認企業檔案的完整性，對檔案進行清晰的認定和歸檔是公司企業檔案管理中重要的一環。首先，企業管理中應清晰的分配給檔案管理部門具體的業務及崗位職責，為其定檔案室，明確的制定文書管理、材料整理、檔案歸類等相應制度，明確落實員工崗位責任，將任務安排到個人，全方位確保檔案的及時歸檔，并定期對其進行整理補充，確保檔案信息的完整與實時性。換個層面來講，企業建立檔案管理科室可以確保信息歸檔的速度與質量，在管理中要將工作任務明確分配下去，建立綜合檔案管理及歸檔的要求，明確檔案歸檔的質量和制度。國家標準中對各類資料的歸類有著明確的要求和規范，企業在檔案管理過程中藥嚴格遵守，確保檔案信息的整體實效，確保檔案之間的關聯性。

（二）劃分多級權限

對應不同等級特征的行業企業來說，檔案信息的保密等級需要進行區分和界定，設立檔案信息保密等級劃分，設定必要的查閱權限，通過對檔案信息查詢系統的管理，制定和修改查閱權限，在保密過程中，嚴格界定瀏覽權限，包括瀏覽器的介入，依照保密規定區分為可查詢、可下載、可打印等不同的等級，對檔案信息傳播情況進行管控。該軟件平臺通過對檔案的不同等級劃分和加密處理，有效的確保了企業信息的安全和完整，保護信息安全及高度機密，也便于瀏覽應用。

（三）建立明確的檔案保存管理制度

對檔案的管理和整理需要制定嚴格的標準，包括嚴格的保密移交程序，辦公人員要符合規定范圍內的移交手續進行辦理，不滿足要求的疑慮不予交接，交接后應要求相應科室按照國家標準進行嚴格管控和整理。

（四）依據《保密法》執行檔案管理保密

1.檔案管理人員必須嚴格遵守保密責任，履行自身工作職責。按照國家規定設立相應的保密檔案庫房，庫房作為保密文件的存儲要地，必須嚴格管理。檔案管理人員必須嚴格遵守法律法規，切勿貪圖利益而泄露秘密，要嚴格執行時間標準，作為資料管理者同時作為一個合格的公民都應履行保守國家秘密的責任義務。

2.要嚴格執行《保密法》的相關規定。根據法律規定明確的劃分檔案密保期限和保存期限，在檔案的整理過程中，要對檔案進行科學的分類，且嚴格保密。檔案管理理人員要認真落實檔案管理責任，加強庫房管理和檔案存放，對整個過程及內容嚴格保密，且作為管理人員可以充分掌握檔案保存情況的變化。檔案管理人員要認真對待檔案管理應用的問題，準確定位保密與利用之間的關系，在檔案利用過程中嚴格執行保密的基礎性工作，例如對局域網進行物理隔離對保密資料進行管理，對于涉密文件不能公開發布，不可公開穿上網絡，不可傳遞等，且保密過程中當前局域網只能有保密范圍內部人員使用，對涉及保密的計算機及軟盤等介質，應在保密范圍內，按照國家保密制度進行信息化過程中的保密工作。

四、總結

當前社會信息化發展異常迅猛，隨著現代檔案管理的信息化變化，共享網絡逐漸發展，檔案的電子化發展是個必然趨勢。當前經濟社會中，企業檔案規模日益擴大，范圍越來越廣，這就對檔案管理的精度提出了更大的需求，企業的人資部門需要不斷完善和探索電子檔案的管理道路，使得電子檔案管理更加高效，通過技術的不斷更新，使得人事管理中企業電子檔案得到更加科學的管理，實現企業管理的信息化道路，為企業管理提供更加高效的管理平臺，使得檔案管理從本質上得到提升，推動企業的發展。

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作者簡介

陳柳娟（1990-），女，漢，廣東德慶，當前職稱：助理工程師，本科，研究方向：檔案信息化