淺談醫(yī)院干部人事檔案管理現(xiàn)狀及實(shí)現(xiàn)信息化管理的思考

摘 要：隨著我國信息化技術(shù)的飛速發(fā)展，眾多企業(yè)在其發(fā)展過程中逐漸的應(yīng)了信息化的管理手段，醫(yī)院的人事檔案管理也應(yīng)該積極的利用信息化的管理模式。基于此，本文在研究 我國醫(yī)院干部人事檔案管理現(xiàn)狀中存在的檔案資料管理不及時(shí)、檔案資料管理不規(guī)范、檔案管理意識不夠、信息化管理水平較低四個(gè)問題的基礎(chǔ)上，從升級檔案管理制度、改良檔案管理方法、提高檔案信息化管理意識、建立高素質(zhì)檔案管理隊(duì)伍四個(gè)方面對醫(yī)院人事檔案信息化管理進(jìn)行了深入的研究和分析。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院干部人事檔案；信息化管理；高素質(zhì)管理隊(duì)伍

在以往的醫(yī)院人事檔案管理過程中，受到技術(shù)、資金以及管理觀念等因素的限制，通常采用的都是普通的紙質(zhì)檔案進(jìn)行實(shí)際的管理操作。這就導(dǎo)致在實(shí)際的管理過程中存在一定的弊端，由于醫(yī)院的人數(shù)較多，人事檔案管理的工作效率很難得到較大的提升。近年來，越來越多的醫(yī)院在其發(fā)展過程中積極利用先進(jìn)的信息化管理技術(shù)和理念，從而實(shí)現(xiàn)了降低醫(yī)院人事檔案管理成本的支出，同時(shí)給醫(yī)護(hù)工作人員的后期資料查詢工作提供了極大的便利。

一、我國醫(yī)院干部人事檔案管理現(xiàn)狀中存在的問題

（一）檔案資料管理不及時(shí)

目前國內(nèi)醫(yī)院的干部人事檔案管理工作主要是由不具備專業(yè)管理經(jīng)驗(yàn)的其他領(lǐng)域醫(yī)務(wù)人員承擔(dān)的，因此，存在著干部檔案補(bǔ)充、收集以及整理歸納等方面不及時(shí)的問題，包括干部年度考核的登記表、任免登記表和考核考察材料、獎懲工作材料等等。這類材料如果不能及時(shí)的收集起來會影響到對干部實(shí)際工作情況的反映，許多人事檔案的內(nèi)容都存在著陳舊單一的問題，沒有及時(shí)的進(jìn)行實(shí)時(shí)更新。在檔案收集的過程中，其主要的來源是醫(yī)院的組織人事部門，但是可以反映干部醫(yī)療技能以及工作業(yè)績的技術(shù)檔案并沒有集中的進(jìn)行管理，只是暫時(shí)存放在有關(guān)主管部門，導(dǎo)致檔案室里堆放大量檔案材料，沒有最大限度的發(fā)揮人事檔案的價(jià)值。

（二）檔案資料管理不規(guī)范

醫(yī)院的干部人事資料是通過長期搜集最終在檔案管理部門進(jìn)行整理的。但是由于管理過程的不規(guī)范性，造成管理人員對檔案資料的收集不及時(shí)，因此，檔案資料不能對醫(yī)療人員的近期工作狀況進(jìn)行實(shí)際的反映。醫(yī)療人員上崗后的相關(guān)工作材料比較少，工資變動、執(zhí)業(yè)醫(yī)師資格審核表等都存在著缺失的狀況。另外，檔案資料管理不規(guī)范還會造成檔案材料的缺失，這種現(xiàn)象在傳統(tǒng)的檔案管理過程中時(shí)有發(fā)生，同時(shí)很難進(jìn)行補(bǔ)救。

（三）檔案管理意識不夠

大多數(shù)醫(yī)院在重視醫(yī)療工作發(fā)展的同時(shí)，疏于提高對檔案管理工作的認(rèn)識，沒有正確的認(rèn)識人事檔案管理對于醫(yī)院發(fā)展的重要性，其管理理念還停留在收集和存檔的初期階段，沒有對現(xiàn)有的檔案資料進(jìn)行分析并加以利用。以此同時(shí)，醫(yī)院各領(lǐng)導(dǎo)在人才選拔的過程中只重視工作中的具體表現(xiàn)，忽視了人事檔案的重要作用，因此，間接導(dǎo)致了對檔案管理工作重視程度的缺失。

（四）信息化管理水平較低

首先，醫(yī)院工作人員中專業(yè)的檔案管理人員十分缺乏；其次，醫(yī)院對干部的人事檔案管理信息化建設(shè)的投入資金不夠。這就導(dǎo)致了醫(yī)院的檔案信息沒有形成立體的檔案信息庫，而是單純的將收集的數(shù)據(jù)錄入電腦，并沒有對其進(jìn)行系統(tǒng)化、層次化的劃分以及對比分析，在很大程度上延誤了醫(yī)院人才的培養(yǎng)和挖掘。

二、醫(yī)院人事檔案信息化管理的分析

（一）升級檔案管理制度

隨著醫(yī)院信息化建設(shè)進(jìn)程的不斷加快，其各方面醫(yī)療技術(shù)水平也在不斷的提高，為了進(jìn)一步加快醫(yī)院信息化建設(shè)的進(jìn)程，需要及時(shí)的升級醫(yī)院的檔案管理制度。加快醫(yī)院的整體信息化建設(shè)需要轉(zhuǎn)變在傳統(tǒng)檔案管理過程中手動人工的管理方式，同時(shí)需要不斷的縮短各個(gè)專業(yè)領(lǐng)域間存在的差距，最大限度的發(fā)揮人事檔案管理工作人員的實(shí)際作用，有利于醫(yī)院實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的戰(zhàn)略目標(biāo)。檔案的信息化管理能夠從根本上克服傳統(tǒng)管理模式中存在的檔案整理和收集時(shí)間較長、歸檔操作繁瑣以及檔案查詢和整體利用率較低的問題。利用現(xiàn)代信息化管理手段和理念，使得檔案信息化管理和辦公室制度化工作同步升級和發(fā)展，實(shí)現(xiàn)了文檔一體化的信息化管理模式，符合時(shí)代的信息化發(fā)展要求，同時(shí)極大的提高了醫(yī)院檔案管理工作的時(shí)效性，有利于更好的進(jìn)行檔案開發(fā)、利用、查詢等方面的工作[1]。

（二）改良檔案管理方法

醫(yī)院人事檔案管理工作涉及眾多的材料，不同材料的收集渠道也十分的繁瑣，同時(shí)這項(xiàng)工作還具有一定的延續(xù)性，因此，應(yīng)該嚴(yán)格按照《檔案法》等國家相關(guān)規(guī)定進(jìn)行實(shí)際的管理操作。醫(yī)院干部人事檔案的材料包括履歷材料、入黨團(tuán)材料、工資變更材料等十余種之多，這就對醫(yī)院檔案管理的方法提出了較高的要求。利用信息化的檔案管理技術(shù)建立完善的檔案管理工作流程，同時(shí)對檔案的收集、存檔、借閱、銷毀等操作流程進(jìn)行備份，為檔案資料的安全提供強(qiáng)有力的保障。對于收集起來的檔案材料需要進(jìn)行嚴(yán)格的審核，以便保證資料的真實(shí)性和可靠性。

利用信息化管理技術(shù)建立醫(yī)院干部信息系統(tǒng)，有效的提高干部檔案管理工作的質(zhì)量和效率。具體措施如下：第一、建立人事數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，對醫(yī)院的干部人事檔案進(jìn)行動態(tài)的管理，對醫(yī)院干部的檔案資料進(jìn)行編輯并繪制成干部信息采集表。在繪制的信息表基礎(chǔ)上，再建立干部的任免、教育以及工作表現(xiàn)等數(shù)據(jù)子集庫。結(jié)合動態(tài)信息，重視檔案信息跟蹤調(diào)查工作，對現(xiàn)有的數(shù)據(jù)庫及時(shí)進(jìn)行刪除和修改，最大限度的保證檔案信息具有時(shí)效性和科學(xué)性；第二、實(shí)行信息化分級管理，對醫(yī)院職工檔案資料實(shí)行分級存檔，同時(shí)依照不同的專業(yè)科室進(jìn)行專家隊(duì)伍、普通職員、各級干部的網(wǎng)絡(luò)存檔工作，有利于后期根據(jù)具體工作需要進(jìn)行檔案資料的實(shí)時(shí)查詢工作，為醫(yī)院人才交流、提高醫(yī)療水平等發(fā)展戰(zhàn)略提供有利條件；第三、構(gòu)建醫(yī)院電子檔案系統(tǒng)，進(jìn)一步加深自動化管理進(jìn)程，醫(yī)院在其發(fā)展進(jìn)程中需要有目的的培養(yǎng)一些熟悉檔案業(yè)務(wù)同時(shí)具備豐富的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識、掌握醫(yī)學(xué)專業(yè)知識的專業(yè)復(fù)合型人才，并把這些人才轉(zhuǎn)化成自動化辦公、干部信息化系統(tǒng)的受益者和參與者。在進(jìn)行信息化系統(tǒng)建設(shè)的過程中，需要全體工作人員的積極參與、同時(shí)分清各級職能，從而建立科學(xué)、規(guī)范、高效的運(yùn)行機(jī)制[2]。

（三）提高檔案信息化管理意識

隨著我國醫(yī)療體系的改革，醫(yī)院各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該積極提高檔案管理的重視程度，對檔案管理工作提出具有建設(shè)性的意見，同時(shí)大力支持醫(yī)院人事檔案管理工作的開展。可以通過開展知識競賽、發(fā)放知識手冊等方式提高全體職員的檔案信息化管理意識，從根本上提高各級領(lǐng)導(dǎo)和職工的檔案信息化管理意識。

（四）建立高素質(zhì)檔案管理隊(duì)伍

建立一支高素質(zhì)的檔案管理人才隊(duì)伍是醫(yī)院進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的必要保障。管理人員依然是檔案管理工作的主題部分，其工作能力和素質(zhì)直接影響到檔案管理的質(zhì)量和效果。因此，建立一支高素質(zhì)的檔案管理人才隊(duì)伍、提高管理工作人員的業(yè)務(wù)水平是醫(yī)院推進(jìn)檔案信息化建設(shè)所提出的具體要求。將檔案管理方面的專業(yè)知識同信息技術(shù)相融合，能夠進(jìn)一步推進(jìn)醫(yī)院檔案信息數(shù)據(jù)庫的完善。

三、結(jié)束語

綜上所述，從升級檔案管理制度、改良檔案管理方法、提高檔案信息化管理意識、建立高素質(zhì)檔案管理隊(duì)伍四個(gè)方面積極推進(jìn)醫(yī)院人事檔案信息化管理工作，可以有效的降低醫(yī)院人事檔案管理的成本、提高檔案管理工作的效率、提高醫(yī)院的整體信息化水平。在實(shí)際的醫(yī)院人事檔案管理的工作中，管理者應(yīng)該具體結(jié)合醫(yī)院的實(shí)際情況，分析各種改進(jìn)措施的利與弊，有取舍的進(jìn)行信息化管理的改革。

參考文獻(xiàn)

[1]周曉玉.干部人事檔案專項(xiàng)審核對醫(yī)院人力資源開發(fā)的推動作用[J].實(shí)用醫(yī)技雜志，2017，24（09）：1034-1035.

[2]趙麗.醫(yī)院干部人事檔案收集歸檔及保護(hù)工作的強(qiáng)化措施分析[J].山東檔案，2015（03）：64-65.

作者簡介

廖蕓（1985-），女，貴州貴陽，本科，畢業(yè)于貴州大學(xué)；現(xiàn)有職稱：助理館員；研究方向：干部人事檔案。