行政事業單位檔案管理的創新思考

劉國華

摘 要：隨著社會的進步和市場經濟的不斷完善，行政事業單位檔案管理的創新迫在眉睫，行政事業單位檔案管理的創新對其單位的發展和社會的信息服務有著至關重要的作用，是事業單位管理的一個重要組成部分，同時也是促進事業單位進行改革的關鍵。本文從現階段我國行政事業單位檔案管理中存在的問題入手進行分析，對我國行政事業單位檔案管理的創新提出幾點詳細措施，希望可以幫到相關工作人員。

關鍵詞：行政事業單位；檔案管理；創新思考

現階段行政事業單位檔案管理工作已成為事業單位日常工作中的一項重要內容。檔案管理工作作為一種記錄工作內容的紀實性工作方法，是保存和保護好大量真實資料的重要手段，也是促進事業單位進行改革的關鍵，因此，做好檔案的管理工作來保障檔案的安全性是非常有必要的。

一、現階段我國行政事業單位檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理制度不完善

在日常的檔案管理過程中對相關管理規章制度的制定和使用還不明確，使得檔案的管理工作無法有序進行，究其原因，還是因為相關人員對其工作的不重視不嚴謹，導致管理制度的缺失，從而使管理部門對相關的檔案內容、檔案保存時間等問題都無法做出準確及時的處理，這就使得后期的檔案管理工作復雜且繁多，并且越來越難以處理，所以想要從根本上對行政事業單位檔案管理工作進行改革和創新[1]，其制定完善的監管制度是不可或缺的。

（二）相關工作人員檔案管理行為不規范

規范檔案管理人員的行為是檔案管理的前提性工作，在檔案管理的日常工作中某些檔案管理工作人員存在不規范的操作行為，致使在檔案的記錄上出現誤差，為后期的查找和使用檔案帶來了諸多的不變；與此同時，不規范的檔案管理行為也無法保證機密檔案的安全性。

（三）檔案管理工作缺乏有效的監管機制

任何一種工作都是有弊端的，當前在行政事業單位檔案管理過程中缺乏有效的監管機制，致使檔案管理者與被管理者之間應存著相互依存的關系，倘若兩者為了尋求自身的相關利益而相互勾結，那么勢必會在第三者不知情的情況下對檔案的管理工作造成一系列不好的影響，如遺失、篡改、銷毀等不良后果。因此，在具體的檔案管理過程中要制定合理可行的互相制約監管機制，達到權利的適度均衡即可。

二、做好行政事業單位檔案管理工作的重要性

（一）檔案管理工作是事業單位管理中的重要組成部分

由于其行政事業單位的特殊性決定了它檔案管理的重要性，因此，行政事業單位的檔案管理要嚴格遵守《檔案法》的有關規定來實施[2]，要加強對檔案的登記管理以及其他的相關服務，在日常工作中要把檔案管理工作擺在突出位置。

行政事業單位檔案管理創新工作是當前社會發展的必然趨勢

隨著市場經濟的不斷發展和完善，使用高科技建立電子信息檔案的腳步日益加快，行政事業單位傳統的檔案管理工作遭受著巨大的挑戰，因此，如何使我國行政事業單位檔案管理朝著規范化、科技化發展已經是迫在眉睫需要解決的問題。

對行政事業單位檔案管理工作進行創新可以促進單位高效運行

事業單位想要更好更系統的發展，離不開自身科學嚴謹的管理制度，而檔案不僅僅只承擔著保存信息的智能，檔案存在的意義就在于可以保留之前所發生的重要事件以及單位內的重大變動，當需要對以前的某件事進行考證時只需查找檔案即可，所以說做好檔案管理工作有利于行政事業單位進行科學決策；做好檔案的管理工作也可以增加上級領導決策的科學性與合理性，當工作事務中出現某個與之前類似或相同的問題時，相關工作人員可以查找當初解決此問題對策的相關檔案，使問題得以快速且有效的解決。

三、對我國行政事業單位檔案管理創新思考的具體措施

（一）完善其檔案管理機制

在日常的檔案管理工作中，相關人員要總結歷史經驗，將現階段出現的和將來可能出現的不利因素加以搜集和整理，通過總結這些歷史遺留問題從而制定一套科學、準確、切實可行的管理機制[3]。檔案管理機制的制定，前提是要在制定上確保實施的可操作性，只有制度科學合理并且具有可操作性，檔案管理者才會在日常檔案保管過程中按照制度嚴格要求自己。

（二）規范檔案者的管理行為

在管理制度科學合理的基礎上，應該更進一步細化和規范檔案管理者的行為，因為管理制度與管理人員的行為規范是相輔相成的，只有在管理人員行為規范并且都合理的情況下，所有制度才會規則化的運行。主要注意的是，在具體規范檔案管理人員的操作行為方面，應對檔案管理工作人員的相關操作進行具體的行為規范。

（三）建立健全有效的監督管理機制

相關負責人要顧全大局，從自身的管理現狀出發從而制定一套科學、嚴謹、合理、規范的監督機制，以確保所有環節都正常運行，現階段在檔案管理過程中，往往是細節性的方面會存在著問題，從而對整體的檔案管理工作造成不良的影響，這些就需要領導者進行統籌規劃，制定全方位、無死角、廣覆蓋的監督機制為檔案管理制度更好的實施保駕護航。

（三）提高相關檔案管理人員的素質

在行政事業單位檔案管理人員的選擇中，要突出以人文本的科學理念，制定科學、合理、規范化的用人機制[4]。首先在人員選拔過程中，應對應聘者進行綜合素質的考量，以確保所用之人在計算機技術以及自身素質等方面較為突出，能夠熟練掌握業務技能并且勝任檔案管理這份工作，為檔案的保管降低不必要的風險。其次，在選定相關業務工作人員后，應在短時間內對其進行專業技能與業務知識的相關培訓，不定時的對其檢查并制定相關的獎懲措施；這樣就確保了檔案管理工作可序有效的開展；把相關問題落實到具體人頭上，不僅方便了日后檔案管理工作，而且還減少了檔案管理與保管的風險。

綜上所述，做好行政事業單位檔案管理創新工作是極其重要的，通過常看歷史檔案便可以追蹤其單位的發展軌跡，以此來制定現階段相應的發展規劃。所以，對行政事業單位檔案管理工作制度進行創新是百利而無一害的。

參考文獻

[1]于喜輝.淺談行政事業單位檔案管理的創新思路[J].辦公室業務， 2016（1）：137-137.

[2]魏國莉.新形勢下行政事業單位檔案管理工作創新思路的探索[J].環球市場信息導報，2015（3）：58-59.

[3]李海兵，董俊英.淺議行政事業單位檔案管理的創新路徑[J].中國衛生標準管理，2017，8（2）：13-15.

[4]薛建平.淺論行政事業單位檔案管理創新思路[J].經濟管理：全文版， 2016（5）：00207-00207.