淺析獨立院校綜合檔案的地位和作用

摘 要：隨著獨立院校的不斷強大，其在內的綜合檔案被高度重視，獨立院校綜合檔案承擔著管理全校各類檔案的責任，在新局勢下，必須加強落實綜合檔案的建設，提高它的地位。本文闡述了綜合檔案在獨立院校中不可替代的作用，它是獨立院校朝著長遠發展不可或缺的一部分。

關鍵詞：獨立院校；綜合檔案；地位；作用

因為檔案行業發展蓬勃，為此許多獨立院校開始設立綜合檔案，進行集體統一式的管理，為的是方便查閱各學院的資料。但在當今市場經濟的局勢下人們大多認為綜合檔案無足輕重，因此被人忽視了其重要的作用。對此，國家政策不遺余力的扶持綜合檔案。但是，面對愈發競爭激烈的大環境下，綜合檔案體系的地位受到了挑戰，所以在摸索改革道路的同時，也要明確自身實際情況來總結以往經驗。為鞏固獨立院校的地位，綜合檔案地位與作用同樣不容忽視。

1 綜合檔案要多方面儲備相關知識人才

在獨立院校綜合檔案管理過程中，存在著諸多問題，設備和人員的管理不夠集中；實施方案落后；浪費紙張等，但依然有可延續的經驗，要想施行集中統一式的管理，需做到以下幾點：

管理人員應建立正確的思想觀念。從根本上認識到綜合檔案對于獨立院校的重要性，不僅要加強政治思想覺悟，還要達到以下幾點要求：第一，不斷強化綜合檔案的基本知識，做到工作時不慌不亂，并且井井有條。第二，要學會靈活多變，對于實時更新的設備使用方法，要發揮主觀能動性，必須盡快熟悉并且掌握，做好一個合格的檔案工作者。第三，積極參加院里的各種活動，學習最新的管理模式和高效的工作方式，既要做好工作前的安排，又要收好工作結束后的尾，嚴格把控好“速度”與“質量”，即使在工作繁忙時也要盡量做到最有效率的工作，確保忙而不亂的工作秩序。

具有一個良好的職業素養。要想做好綜合檔案的職位，職業素養是工作狀態中必不可少的能力之一。綜合檔案是一個帶有繁瑣而又復雜的性質，比如歸檔、提供人們咨詢檔案、查閱檔案和外借檔案等服務，因此，工作比較循規蹈矩，時間一長會就此懈怠，對綜合檔案的發展也會產生負面效果，所以要求在職人員需要做到的第一點就是堅持，然后在適應了工作狀態基礎上，學習相關知識并做到有效率的工作。

要有一個良好的記憶能力和適應能力。綜合檔案的工作性質決定了其需要經常去整理資料和翻閱檔案，這就需要在職人員具備對所管檔案的清晰認識，熟悉檔案位置，強化對檔案的熟悉度，在需要查看或是借閱的要求下，能夠快速地找出所在檔案的大致位置和名字，摸清楚檔案的擺放規律，這種規律不是從一而終的，所以要有一定的反應力和洞察力，做到提前預習，確保工作時不手忙腳亂，影響進度。

綜上所述，獨立院校發展的過程當中，綜合檔案是一支不可或缺的力量，能夠有效保證學院的基礎。所以更要強化技能，吸取失敗經驗，為獨立院校的有效長足發展貢獻一部分力量。

2 獨立院校綜合檔案的地位

《中華人民共和國檔案法》明確規定了檔案的工作性質和作用，檔案工作機構的建立雖然多種多樣，能夠具體問題具體分析，但綜合檔案是其根本的組成形式，獨立院校的綜合檔案是把院校所有的歷史活動都歸到檔案里去，進行監督檢查和指導，全面發揮綜合檔案的優勢，加強檔案的利用率，由此使其能夠更好地服務于院校的工作和管理。以上羅列的就是綜合檔案當前的工作內容，所以綜合檔案對于獨立院校來說極其重要。雖然各院校的實際情況不同，但都依照《檔案法》和檔案部門、教育部門的規定，結合自身條件，創建了檔案工作機構。有的可以獨立的行使管理職權，有的以辦公地點為基點，間接的行使職權，還有很多的管理形式，但不管是哪種類型的形式，都必須要強化并且落實綜合檔案的地位，不能是外強中干。

所以，關于綜合檔案的地位，就可以這樣表達：它既是本院校的領導直接或間接授予權利的地方，又是該院校在領導引領下的主要檔案工作的地方，也是所在院校檔案工作的最高權威；他擁有獨立的權利，在集中統一式管理的模式下，全方位全覆蓋的管理本院校的各個種類和各種存檔方式的檔案。

獨立院校綜合檔案室的地位確立之后，不管是領導還是檔案工作者都要從工作中落到實處，鞏固其地位，維護其權威性。第一，院內的領導應互相指導，加強之間的協調，將檔案工作放到日常的工作中去，和領導的政績考核捆綁到一起。第二，各檔案部門必須要有一位管理本院校檔案的相關負責人，確定此項工作的所有任務都由他來做，以達到內容標準化，嚴控質量，按照《檔案法》的統一標準完成立卷、歸檔等工作。第三，檔案工作者也要把握機會，用嚴謹的態度和高效率的工作進度，來爭取領導等每一位在校職工對綜合檔案工作的肯定和支持。

3 獨立院校綜合檔案的作用

獨立院校的綜合檔案工作的地位與作用是不能拆開的，鞏固了地位才能有效地發揮其作用，有效的發揮好作用才能更好地加強其地位。獨立院校綜合檔案的作用主要有以下幾點：

堅決實施檔案相關的法律法規，積極宣傳檔案工作活動，綜合檔案工作是獨立院校工作的重點，同時是業務很多的工作性質，綜合檔案執行《檔案法》和相關的部門規章制度，以規章制度為基礎，進行有效的工作。要大力宣傳檔案的工作內容和工作性質，對待所有的職工應加強他們對于檔案的理解，使所在院校的檔案工作的展開順利進行。

全院校的檔案工作應做好規劃，制定相應的規章制度，并且使工作落到實處。獨立院校綜合檔案能夠管理全部全院的辦事機構，應當著手當下，計劃未來，有條理的分配院校內的檔案工作，落實工作中的每一個細節。緊跟上級部門的腳步，因形勢的改變能適應符合發展的新指向，實時的進行改進，還要頻繁的查證，讓檔案工作變得集中統一完善好各院校的各類檔案及相關材料的收集整合、查找歸類、保存計入等相關工作。這是各院校檔案工作的基礎，同樣是編輯檔案的基本環節。各個院校的檔案既要做到立卷的收集整合。查找歸類的工作，又要依照相應的合適的特質進行裝訂和保存，也要對各種檔案保存計入的情況進行一個大致的了解，了解的情況可以上報部門，下發到下面，讓相關的部門和相關的人員對各自的院校內檔案的大致情況做到一定的“胸有成竹”。

對檔案的歸檔和查找工作做到盡職盡責。為了能夠讓檔案的作用最大化，應把現存的檔案和材料進行一個二次加工再提煉，讓其經得起推敲，做到讓所有人對檔案和材料一目了然，潛移默化的吸收知識。豐富資料種類，讓不同的階層的人都能有所用，以手頭資料和檔案為根本，出具真實可靠的證明材料，比如居住證明、買賣證明等。

參與各種交流會，增加檔案人員的知識儲備。綜合檔案的工作者要多參與檔案工作調研和學術交流研討會，不定期閱讀檔案工作的相關刊物，已達到了解最新知識，確保緊跟工作進度腳步。強調檔案工作的傳幫帶，引導新人熱愛這份工作，掌握這份工作的技巧，為院校的現在與未來獻出自己的全部力量。

4 結束語

以上就是對于獨立院校綜合檔案地位與作用的淺析，檔案工作還需要一定的政治素養、大量的專業儲備、強大的心理素質和涉及全面的知識才能勝任這份工作，在沒有過關的人員儲備，增強檔案業務的地位和作用就一切都是空談，只有人員專業過關，才能對這個行業產生足夠的影響，進而實現院校內檔案工作的集中統一化管理，實現檔案工作對各個院校的積極作用。反之如果出現工作人員工作能力的欠缺 ，就會減緩工作進程，使人們對檔案工作失去耐心。

作者簡介

譚滿紅（1969-），女，漢族，湖南省婁底市，廣西科技大學鹿山學院，助理館員，管理學，研究方向：會計。