在創新中完善政府檔案管理工作

蔣承剛

摘 要：政府檔案是極為重要的資料，是大多數政府機關部門或事業部門，在日常工作中所涉及到的一些重要事項的記錄，這些記錄包括了比較重要的會議記錄、決策、文件、備忘錄等等內容。政府檔案通常是以文字、圖片、影音資料的形式保存，并分類、按時間順序編號歸檔，以備日后查找。政府檔案的重要性在于，一是可以促進政府職能的發揮，二是按照規定的保存期限存留，以待日后有需要時調出檔案，查看當時是何種原因，發生何事，何人做出何等決策。一旦遇到需要調檔的事情，則這些檔案的重要性便體現出來。由于各地區經濟發展狀況不同，文化意識有差別，因此在實際工作中會遇到各種各樣的問題，阻礙政府工作的開展和職能的發揮。因此，對于檔案管理遇到的問題進行歸納分析，研究解決問題的方案與對策，已經是個不容忽視的問題。

關鍵詞：政府 檔案管理 創新

1 前言

目前的政府檔案的管理工作正在逐步實現規范化、標準化，用于科學管理的創新技術的應用范圍越來越廣，并取得了較好的應用效果，讓各部門之間能夠及時、準確地進行信息交換，極大地提高的工作效率。在網絡時代、信息時代，通過新技術、新管理方式的科學應用，讓新技術的功能得到最好的發揮，能夠更好地為政府基層工作人員服務，提高地方政府的工作效率和工作質量。

2 政府檔案管理工作的問題

2.1 檔案管理技術落后

我國的政府檔案管理工作，對比發達國家，還處于比較落后的水平，直到現在還有很多地方政府采用紙質文件進行檔案管理和保存。紙質檔案要求有良好的環境用于保存，對于溫度、溫度、光照等的要求都很高。保存紙質文件的環境不僅對于防潮、防火要嚴格要求，通風條件也很重要。我國過去的政府檔案保管工作中，由于經濟條件的限制，以及對于檔案保管工作的重視度不夠，導致很多地方政府存在著檔案丟失、發霉發黃、記錄混亂無處查找等問題，近年來多數地區政府都已經實現了無紙化辦公和信息化管理，但是仍有一些地區由于資金不足、或技術落后，仍然采用紙質檔案管理，這種情況應當盡快進行改善。

2.2 缺乏對檔案管理的重視

當前仍然有一些地區政府的領層對于檔案管理工作的重視度不夠，忽略了對檔案管理工作的支持。我國的政府檔案按機密級別劃分為絕密、機密及秘密幾個級別、并按不同級別采用不同的管理和保存方式。檔案應當按規定分類、分級別存放，以便于查找和檢索。由于領導和工作人員對于檔案管理工作不夠重視，導致在工作中隨意存放檔案的情況并不少見，以至于在查找檔案時無從下手，不知道哪份文件是存放在哪里，只能憑記憶查找。這樣既影響工作效率，又降低了準確性，而這種情況的存在并不是個例，而是普遍存在的一嚴重問題。

2.3 檔案管理人員能力不足

政府工作人員對于檔案管理工作應抱著嚴謹認真的態度，給予充分的重視，否則將影響到政府的工作效率，和政府職能的發揮。應當由檔案管理專業或近似、相關專業的工作人員來從事這項工作，但是目前的基層政府檔案管理人員中，專業性人員很少，有些工作人員甚至沒有接受過培訓，對于怎樣科學地進行檔案管理工作一無所知，也有的工作人員是其他部門擔任其他工作，兼任檔案管理。這種種情況都導致了檔案管理工作的效率低下，影響到政府充分發揮自身的行政職能。

3 解決政府檔案管理存在問題的對策

3.1 利用信息化技術來強化政府服務質量

對本部門檔案管理工作進入深入細致的了解，針對工作中遇到的實際問題，提出切實可行的解決方案，并落到實處，讓地區政府檔案管理工作充分發揮它的效率和能力。目前的數字化檔案在管理中需要涉及到信息加密之類的保密技術，還有防火墻和數字證書等安全技術，用于保障檔案信息的安全性和保密性，防止數據丟失。在采用信息化技術來進行檔案管理工作時，能夠把政府過去多年來留存的大量資料進行統一歸類整理并永久保存，且便于查閱，而且能夠把大量的有效信息提取出來，更為高效便捷地服務于社會，或提供給其他部門。此外，在對檔案進行數字化存檔的過程中，同時對能夠參與或查閱檔案的人員設置一定的權限，將其中的訪問權限設置在最小單位，即細化到每個用戶、每項任務、每份檔案，從細節上對管理工作進行強化和規范。

3.2 不斷加強政府檔案管理系統性意識

政府檔案管理是一項科學系統的信息化技術工作，其保密性、方便性、快捷性、科學性是傳統的紙質檔案管理所無法比擬的，因此需要引起地方政策的足夠重視，無論從軟件上還是硬件上都需要投入相應的資金和技術人員，全面鋪開檔案工作的管理，快速實現資源共享，提高政府的工作效率。

3.3 加強檔案管理人員能力

政府檔案記錄著政府過去發生過的重大事件，見證著過去的榮耀與興衰，是政府過去歷史的有效憑證。因此，必須要求檔案管理人員不僅具有豐富的管理經驗，而且還要具備專業的理論知識。當前很多檔案管理人員的專業性知識不夠，因此，相關部門必須重點解決這一問題，加大人員專業性培訓的力度，提高他們的專業技能，讓他們明確自己的職責，嚴格地按照檔案管理制度開展工作，這樣一來，他們的日常工作也獲得了相應的幫助。

4 結語

目前的基層政府檔案管理人員中，專業性人員很少，有些工作人員甚至沒有接受過培訓，對于怎樣科學地進行檔案管理工作一無所知，也有的工作人員是其他部門擔任其他工作，兼任檔案管理。這種種情況都導致了檔案管理工作的效率低下，影響到政府充分發揮自身的行政職能。政府檔案的重要性在于，一是可以促進政府職能的發揮，二是按照規定的保存期限存留，以待日后有需要時調出檔案，查看當時是何種原因，發生何事，何人做出何等決策。一旦遇到需要調檔的事情，則這些檔案的重要性便體現出來。由于各地區經濟發展狀況不同，文化意識有差別，因此在實際工作中會遇到各種各樣的問題，阻礙政府工作的開展和職能的發揮。因此，對于檔案管理遇到的問題進行歸納分析，研究解決問題的方案與對策，已經是個不容忽視的問題。

參考文獻

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