探討如何進一步優化人事檔案管理工作

詹寶瑩

摘要：檔案作為社會文明發展的產物，有著深刻的社會影響，是社會發展進步的標志之一。人事檔案管理目前主要存在人事檔案內容失真、材料不全、管理方式落后、利用范圍狹窄等問題，隨著社會的發展，為使人事檔案的管理更加完善，這就要求通過改善人事檔案管理制度、采用現代化管理手段、提高檔案管理人員素質等措施使人事檔案管理更科學、更實用。在現階段中人事檔案管理工作有著許多新問題，新情況，關系到未來人事制度的深化和改革，我們應該認識人事檔案管理中的問題并對這些問題進行有效的處理，從而大大提高人事檔案管理的效能。作為檔案工作者作為創新主體的個體，必須突破創新管理中的思維障礙，不斷地創新，才能使檔案工作有高度、有深度、有特色，真正實現可持續發展。我們時刻本著以人為本，服務他人，不斷創新的宗旨，才能使原有的檔案資源發揮更大的作用。

關鍵詞：優化；人事檔案；管理

一、人事檔案的重要性：

人事檔案是我國各級各類國家機關、社會團體和企業事業單位在人事管理活動中形成的記述和反映某人德才表現，以個人為單位組合起來，以備日后查考的文件材料。由此可見人事檔案是每個人自然情況、學歷、社會經歷的原始記錄，它真實客觀地反映了個人思想品德、政治信仰、業務能力、工作狀況、獎懲等方面情況。它的原始性、真實性和完整性，決定了人事檔案具有憑證作用和法律效應。在組織部門選人用人、人才流動、職稱評聘、調資、參加社會保險等方面起著依據作用。

檔案管理是一項政策性、規范性很強的工作，需要從業人員具有較高的政治素質和業務能力。因此，要不斷提高人事檔案管理人員的素質，加強業務培訓，系統地學習黨和政府制定的有關人事工作的政策、法規，用新的人事工作知識武裝頭腦，開闊眼界，指導工作，以適應新時期對人事檔案管理的新要求；同時教育他們要堅持原則、嚴守紀律、遵守制度、保守秘密、嚴謹認真、吃苦耐勞、甘于奉獻。

二、人事檔案管理的現狀及問題：

（1）缺乏檔案規范指導性。要提高人事檔案管理的效能，首先應提高人事檔案的規范管理水平。目前主要缺乏對人事檔案管理工作的檢查指導，并沒有形成科學有效的規范管理方法。此外，也沒有建立相關的領導小組，存在業務不精，人手不齊，缺乏人事檔案工作的宏觀指導。加上一些單位缺乏對于人事檔案管理人員的重視，沒有給這些員工進行有效的工作培訓，也是導致人事檔案管理工作低效，滯后的原因。

（2）檔案管理意識淡薄。人事檔案管理是機關事業單位業務工作中最基本的工作之一，但許多基層事業單位對于人事檔案管理的認識不足，業務操作不規范，一些領導對人事檔案管理的重視不夠，存在落實不到位，應付了事，檢查隨意，監督不及時等現象。還有一些工作人員認為現在提升干部只重視能力的德行，不重視人事檔案的查閱管理。這些都顯示現在許多事業單位缺乏對人事檔案管理工作的重視，管理意識不夠強烈。此外還有許多畢業生對人事檔案管理的地位，性質，作用了解不清，意識比較單薄，棄檔缺檔的現象非常多，導致人事檔案管理工作一直處在被動的狀態，很難高效的開展人事工作。

（3）檔案管理手段和方式落后。人事檔案管理是一項需要耐心，細心的專業人事來負責的工作，有著機密性，政治性，專業性等特點。人事檔案管理需要專門人員進行管理，單獨存放。但現在很多基層單位管理人事檔案的工作人員都身兼數職，有些還是半路出家，沒參加過任何人事檔案管理的培訓。還有很多單位存在手工整理檔案資料，即使是在這個計算機十分普及的時代，許多查閱檔案的方式還是以人工為主，無紙化辦公還沒實現，缺少適合人事管理檔案的計算機系統。就是因為人事檔案管理信息化低下導致了企業檔案管理水平和行業要求相差甚遠，與科學的管理要求也不符合。

（4）人事檔案管理缺乏時效性。在目前很多事業單位的人事檔案管理過程中，存在許多檔案資料過于陳舊，記錄事件久遠等情況。由于長期擱置，歸入人事檔案內的很多資料沒有得到有效的鑒定，常出現信息過時的情況。同時，還有很多人事檔案資料只是走個過場，沒有進行真正有效的管理，對真實人事現狀和工作情況反映較少，阻礙了人力資源部門的工作進展。

三、如何進一步優化人事檔案管理措施：

（一）建立規范化、信息化的人事檔案管理制度。高質量、高水平的人事檔案管理需要科學的方法和手段，由于傳統的檔案管理方法有許多局限性，也不符合實際情況，所以迎合時代的趨勢，淘汰落后的人工化檔案管理方法，逐步建立起規范化，信息化的人事檔案管理系統，提高人事檔案管理的效能。

（二）充實認識檔案管理的內容。從科學用人的角度來看，為了能更好地擇優錄取和任免干部，需要對人員有充分的了解，知人善任，才能有針對性，更有效的給安排適合的工作。為了提高人事工作質量，在編寫和記錄人事檔案內容的時候就要盡量把個人工作經驗、工作經歷、專業特長、道德水平、資格證書、業績材料等都記錄在檔案內，提高人事檔案的價值，為事業單位用人決策提供可靠的依據，也可以適當加一些更具個人特色的內容在里面，作為參考。

（三）完善監督機制。人事檔案管理效能的提升，制度是保障因素。所以一定要嚴格依照人事檔案管理的制度來辦事，做到有法可依，有章可循。人事檔案需要制度來維護，用管理來保證工作質量，需要定期對人事管理工作進行監督指導，成立人事檔案工作的領導小組，制定出相應的工作計劃，每年不定期的檢查人事檔案管理的真實情況，提出有效的改進建議，進一步提升檔案工作的管理效能。

除了制度手段上的改進，檔案管理人員也應不斷增強自己的學習意識與學習能力，不斷適應新的行業要求，在新環境中迎接新的挑戰。在信息化的時代中，計算機軟件已經逐漸深入到我們的日常生活工作中，人事檔案管理也應利用新技術，有效提高人事檔案管理的效能，為事業單位的發展鋪平道路。

四、結束語：人事檔案管理的創新是一種時代的必然，是新形勢下的迫切需要，作為檔案工作者作為創新主體的個體，必須突破創新管理中的思維障礙，不斷地創新，才能使檔案工作有高度、有深度、有特色，真正實現可持續發展。除了制度手段上的改進，檔案管理人員也應不斷增強自己的學習意識與學習能力，不斷適應新的行業要求，在新環境中迎接新的挑戰。我們時刻本著以人為本，服務他人，不斷創新的宗旨，才能使原有的檔案資源發揮更大的作用，釋放更大的效能，帶來更大的社會效益。才能使檔案工作有高度、有深度、有特色，真正實現可持續發展。

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