淺析高校畢業生人事檔案管理

陳君達

摘要：高校畢業生人事檔案是反映高校畢業生綜合素質的最重要的依據。但是就目前畢業生人事檔案管理工作來看，還存在不少的問題。本文深入分析了加強高校畢業生人事檔案管理的必要性以及現狀，并針對如何解決這些問題的對策進行了探討。

關鍵詞：畢業生人事檔案現狀對策

一、高校畢業生人事檔案工作目前存在的弊端

1.高校畢業生檔案歸檔范圍守舊、教條，內容不全，不能為用人單位反映大學生在校全貌。目前素質教育已成為我國教育的主要內容，然而從畢業生檔案中卻無法反映出這一變化，畢業生檔案主要包括：學生入學登記表、高等學校畢業生登記表、成績單、學位證明（復印件）、學年考評表、體檢表、黨、團員登記表、入黨、入團申請書、志愿書、預備黨員考察表，以及學生在校期間受到的校級以上的獎勵、處罰材料。檔案的這些內容卻不能體現出學生素質的動態發展，導致用人單位不能通過檔案了解畢業生在校的總體情況。

2.高校畢業生檔案中的造假現象嚴重，導致信息失真，使得檔案的可靠性和權威性受到挑戰。目前我國高等教育逐步從精英階段走向大眾化階段，高校畢業生就業也已從計劃經濟體制下的統包統配過渡到畢業生“在一定范圍內通過供需見面，雙向選擇落實就業去向或自主擇業”，導致當今的畢業生就業市場成為一個強勁的買方市場。根據權威人事預測，近幾年高校畢業生的就業形勢將十分嚴峻。有的畢業生為了在激烈的競爭中脫穎而出，不惜采取不正當手段如涂改成績，開具假證明等來以此擊敗對手。這種造假現象不僅嚴重干擾了畢業生就業市場的公平競爭機制，給在校學生帶來消極的影響，從而使用人單位對檔案的可靠性、真實性、權威性產生了懷疑。

3.高校畢業生檔案的利用和跟蹤都比較滯后，不能為評價大學生提供及時的參考依據。大多數高校都是在大學生畢業離校時才突擊整理檔案，而畢業生就業活動則在畢業生離校前一個學期就開始了。由于不少高校仍沿襲舊的運作方式，學生進校后其檔案不建檔就束之高閣了，在校期間產生的檔案材料散放在各系（院）、處（室）乃至個人手中，等畢業生離校時再集中整理、歸檔。待到用人單位上門查閱的時候，卻到處難覓芳蹤，大大降低了檔案的利用價值，也對畢業生就業產生了消極的影響。

二、高校畢業生檔案管理的新思路

從上述問題看，目前畢業生人事檔案管理工作已經遠遠跟不上社會發展步伐。為了使畢業生人事檔案管理工作在當今新形勢下能發揮更大的作用，畢業生人事檔案管理部門應該與時俱進，更新現有的工作方式，提高工作效率。具體應從以下幾方面入手：

1.修改、補充高校畢業生檔案的歸檔范圍，使高校畢業生檔案逐步充實完善。根據《國家中長期人才發展規劃綱要（2010-2020）》指導方針，我們應根據當前大學生學習、參加的各項培訓、各領域取得技能證書和獲獎情況。修改、補充原歸檔范圍，以體現和涵蓋當今大學生在校期間德、智、體、美、勞、心理狀態、個性特征、發展潛能等全貌。如：反映學生身體素質方面，現在的檔案中只有《體檢表》。如把同一學生不同時期的身體素質材料、體育運動記錄、各類競賽成績收集歸檔，就更能夠體現出學生身體素質的動態發展歷程。這樣，既有利于畢業生就業，也有利于他們今后的發展。

2.為提高畢業生檔案的利用價值，必須對檔案實行全程化的管理，建立畢業生信息反饋檔案。

（1）標準化電子檔案的建立。電子檔案是具有保存價值的電子文件及相應的支持軟件、參數和其它相關數據。隨著市場經濟體制的建立和商品經濟的發展，人們的價值觀念開始發生了變化，人們開始認識到檔案在經濟發展中的作用以及檔案信息資源所帶來的經濟效益。而高校畢業生檔案則包含著許多對學生、用人單位、高校乃至整個社會有用的信息。實行電子化管理，采用高速掃描儀和存儲技術以及強大的專業管理軟件，并對學生的多項信息進行數字管理，如學籍、考勤等，并實現存儲信息與網上閱卷、網上錄取和學業證書的鏈接及數據處理。利用者可直接在網上查閱、利用，為用人單位提供了最簡捷、最準確的畢業生檔案信息。電子檔案的建立，并不是摒棄學生的紙質檔案，而是把它作為原始材料，作為對電子檔案的補充和備份。

（2）及時收集、整理畢業生檔案資料。要從大學生進校起就做好建檔工作，并根據其專業、班組群體性，隨時按照新的歸檔范圍和要求，收集、整理有關材料。學生的各種材料一經形成，就要盡快存入學生的檔案中保證學生各個階段的各種檔案材料及時歸檔，以杜絕臨時抱佛腳的突擊行為，避免錯裝、漏裝和檔案轉遞不及時、不準確的人為錯誤。

（3）建立畢業生信息反饋檔案。檔案信息反饋系統的建立，使檔案利用從靜態分析轉入動態分析，從局部分析轉入全面分析。建立畢業生信息反饋檔案，可以為在校學生提供相關的就業信息。一是間接的就業信息。即畢業生信息反饋反映了當前社會對大學生的思想道德、知識結構、專業技能、心理素質等的具體要求，在校學生可以依據這些信息，主動的、有意識地設計自己，以適應社會。二是直接的就業信息。某些畢業生信息反饋中提出了明確的用人要求，高?？梢灾苯犹峁┙o有關專業的在校生。更重要的是學?？梢愿鶕@些信息反映吃的市場對人才的需求狀況，在教學計劃、教學內容、教學方法和手段等各個教學環節進行調節，主動適應人才市場，培養學生的綜合素質和基本技能。

三.創新檔案管理模式，加快畢業生人事檔案的信息化建設

（1）加快畢業生檔案的信息化建設。隨著社會信息化程度的加深，人們不再以單一的文字形式而是以文字、聲音、視像等多種形式記錄人類活動的情況與信息，也不再受時間、地點的限制進行工作，計算機和高速信息網絡的組合，使畢業生檔案工作也需要用新的信息技術來代替某些傳統的管理方法和手段，進行信息化建設。

（2）建立大學生信息數據庫。當前學生就業競爭激烈，學生找工作時間已明顯提前，一般在畢業前半年，學生就要準備好各種推薦或自薦材料，走向各種人才市場。要使我們管理的畢業生檔案在畢業生就業競爭中發揮出應有的作用，就不能沿襲過去的方法，而要徹底改變目前這種畢業生檔案管理嚴重滯后及利用率太低和發揮作用太小的局面，一定要實現畢業生檔案的計算機管理，在建好基本信息集的基礎上，隨時錄入學生的最新信息，及時對錄入的信息進行維護與更新，確保信息數據完整、真實、準確。這將方便畢業生就業時各種材料的自動生成與信息的交流。

四、結束語

就目前情況看，盡管存在許多問題，但高校畢業生檔案是學校或用人單位培養人才、使用人才的可靠憑證，起著難以替代的作用。隨著高等教育改革的發展，教育行政部門和高校要從對大學生的終身利益和長遠發展考慮，增強責任心，要采取措施，加大畢業生檔案管理的各項措施，完善管理機制，使高校畢業生的檔案管理進入科學化的軌道，跟上時代的步伐；使改革后的畢業生檔案更有利于大學生就業，更有利于大學生畢業后的個人發展，更好地發揮其服務社會、服務人才的作用。

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