淺談檔案管理存在的問題及對策

【摘 要】檔案管理工作是一項政策性、機密性、專業性較強的工作，各級管理部門要充分認識到該項管理工作的重要性。加強對檔案的管理，及時研究解決檔案管理工作中遇到的問題，在人力、物力、財力等方面給予大力支持；同時，檔案是信息的重要載體，是主要信息源。管好用好檔案，對資源開發起著重要作用。

【關鍵詞】檔案管理；問題；對策

檔案管理是各單位、企業必不可少且舉足輕重的一項工作，由于其具有政策性、機密性、專業性強等特點，因此各行各業相關部門都必須充分認識到檔案管理的重要性。檔案是信息的重要載體，是主要信息源。管好、用好檔案，不管是單位還是企業，都有著至關重要的作用。

在一個整體里面，檔案管理無疑是這個整體能協調、有序、高效運行的有效保證。

一、檔案管理工作存在的普遍問題

1、對檔案的重視程度不夠。長期以來，相當一部分人員包括部分管理層對檔案工作的認識存在一些誤區，認為檔案工作就是常規的業務登記、保管的事務性工作，不算特別重要的工作。只要做好本職，資料不丟失，不造假，能應付查檔就行。輕視檔案工作的思想所反映的是某些人對檔案管理工作缺乏正確的認識和了解，這種玩忽職守的思想是絕對達不到檔案管理工作的的嚴謹要求的。

2、檔案管理制度不健全。很多檔案的收集、保管、保護、借閱、保密等制度不夠健全；有的雖建立了一些管理制度，卻流于形式執行不嚴。如檔案管理人員責任心不強，文件資料堆積如山，整理不及時；檔案資料收集不全，丟失嚴重；借出的檔案不履行借閱手續，經常發生有借不還的情況，時間一長檔案資料已經無從追收；更有甚者，直接在借閱的檔案資料上做手腳，在不知會的情況下，私自涂改原始文字或數據去方便自己，這樣嚴重破壞了檔案的真實性，是非常惡劣，不可取的行為。

3、管理人員業務素質不高、力量薄弱。不少單位或企業的人員的業務素質參差不齊，高低比較懸殊。有些人員根本沒有經過專業的檔案知識培訓，只是隨著工作時間積累，慢慢形成一種自己獨有、毫無章法的管理方法。由始至終，這類人員對檔案的重要性、管理要求、檔案材料的收集、整理、歸檔等業務沒有正確認識，專業意識缺乏。而且大多數檔案人員身兼數職，對檔案工作精力投入不足，日常事務往往只是將材料放進檔案盒就了事，沒有打印目錄造冊，更談不上規范的整理歸檔，嚴重影響了檔案管理質量。最終沒法保證歸檔的材料完整性和有效性。

4、檔案室硬件設施欠佳，環境條件差。個別單位或企業沒有設置專門的檔案室，這是對檔案管理工作的不重視。不少單位或者企業存在檔案資料多，但檔案室狹窄、陰暗潮濕、“六防”設備不配套，極易造成檔案材料霉變、蟲蛀，嚴重影響檔案的完整。有的管檔單位甚者連基本的切刀、檔案夾等，都沒有購置齊備，這樣如何能做好檔案管理工作？

二、改善檔案管理工作中存在的普通問題的對策

1、由上而下重視檔案管理工作重要性。無論是領導層，或者是普通工作人員，都必須清醒認識檔案管理是單位、企業里不可或缺的主要經脈組成部分，所以任何人都先要在思想上重視檔案管理工作，同時管理工作上要保持嚴謹、一絲不茍的態度，不能說一套做一套，只有思想和行動保持一致，檔案管理工作的開展才能持久有序、高效運作。

2、健全檔案管理制度。建立檔案工作制度必須遵循以下要求：第一，規章制度要體現合理性、科學性。制度的建立必須符合單位特點和檔案管理實際，迎合檔案管理的需要。第二，簡明實用。制度必須具有可操作性，以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標，能最大限度地發揮制度的指導和規范效能。第三，堅持制度約束的雙向性。既約束領導又約束職工。領導的行為和形象直接影響著制度的順利執行，而職工是單位的主要構成群體，是制度的主要約束對象和執行者。兩者互為作用，卻又必須各盡其責。第四，堅持制度執行的嚴肅性。檔案部門既是制定檔案規章制度的主管部門，又是規章制度的執行部門。在規章制度的執行過程中，堅決做到賞罰分明，充分體現制度的權威性。

3、不斷提高工作人員業務素質，為做好檔案工作打下堅實基礎。“打鐵還需自身硬”，檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。作為檔案工作人員，一定要注重自身專業水平的提高，除了參加單位或企業定期或不定期開展的培訓外，更要堅持自學、與同行交流等方式，通過各種學習，積累更多的專業知識和工作經驗，同時勇于積極探索新的管理模式，特別是要注重計算機知識、信息文化的學習掌握，努力使自己具備信息知識和網絡文化的綜合型檔案管理人才，以更好地適應信息萬變的現代社會發展需求。

4、采用信息化管理手段。信息化是當今社會發展的一大趨勢，它對檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運用當代科技新成果和管理新手段，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實現檔案信息化管理。目前，國內內，使用計算機輔助管理檔案的已經越來越普及。實現各類檔案的計算機輔助管理在短時期內將會全面實現。

5、做好檔案管理工作，強化服務意識，提高服務水平是很有必要的。檔案管理人員要樹立“工作就是服務”的觀念。以“增強服務意識”和“主動服務”作為工作的出發點和歸宿。要明確服務方向，端正服務態度，樹立創新意識，提高服務質量。服務的好壞是衡量檔案工作者職業道德標準的重要尺度，發揮好檔案信息資源的作用，使其充分地為社會主義現代化建設服務，是我們檔案工作者義不容辭的責任。

三、結束語

不管是過去還是現在，檔案管理工作與時代發展要求始終是密不可分的。真正從事檔案管理工作的人員，不但要從觀念上與時代發展接軌，而且要采取更科學、更高效的措施和手段，積極探索創新現代化的檔案管理模式，真真正正把檔案管理工作做好做實。

作者簡介：張鋼（1978.11-），男，籍貫：廣東省云浮市人，民族：漢族，學歷：本科，職業：文件檔案管理等業務，單位：肇慶市人力資源和社會保障局，單位所在地：廣東省肇慶市。

參考文獻：

[1]李多，市場經濟下的信用檔案及其管理和利用[D]，安徽大學；2005年。

[2]林言明，檔案管理及開發利用，承德學院學報.2006.12。