大數據時代高校財務共享服務平臺創建研究

翟姣姣，季云瑞，米文紅

（昆明醫科大學，昆明 650500）

0 引言

近年來，隨著信息技術的發展，為滿足高校管理工作的需要，許多高校都在積極推進信息化建設，在財務管理方面也已基本建立起財務信息化管理系統，如今大數據、云計算時代的到來，更是為高校財務信息化建設提供了良好的發展契機。在大數據時代，如何利用信息技術，整合高校財務數據，構建高校財務共享服務平臺，創新高校財務管理模式，實現內部數據共享，優化資源配置，提升高校財務管理信息化水平，促進高校財務管理由核算型向管理型升級轉變，具有重要的現實意義，亦是本文研究的重點。

1 高校財務信息化建設現狀及存在的問題

我國高校的財務信息化建設從20世紀90年代開始，主要經歷了三個階段，第一階段（90年代初－2000年）是會計電算化階段，主要是通過計算機單機版或網絡版的軟件實現會計憑證的錄入、輸出、結賬、賬表打印等功能。第二階段（2000年－2014年）是財務集成軟件階段，主要是通過信息技術將賬務、薪酬、預算、繳費、財務查詢等常用財務功能模塊逐步整合到一個綜合性的財務管理平臺上，實現財務部門內部數據共享。第三個階段（2014年至今）是財務共享服務階段，主要是通過網絡信息技術，建立財務共享服務中心，實現財務業務的高度信息化、智能化和內外部數據的共享，高校財務部門的主要職能由會計核算到管理決策拓展。

目前，我國大部分高校的財務信息化建設處于第二階段，雖然相比第一階段，已大大提高了財務部門的工作效率和質量，但總體來看，信息化程度仍然較低，財務部門的主要職能仍是以核算為主，無法自動生成憑證、預算分類控制水平低、數據傳遞方式落后、部門間信息共享較差等，并未達到高校財務管理的信息化、流程化、精細化、智能化等要求。主要存在的問題如下。

1.1 財務集成軟件功能不足，網絡安全存在隱患

隨著信息技術的發展，目前高校使用的財務軟件功能得以不斷完善，但仍然存在財務軟件參差不齊，功能不完善、后期維護困難、個性化二次開發緩慢等問題。比如，有的財務軟件無法自動生成憑證，仍需要財務人員手工錄入會計分錄；有的預算分類控制水平較低，部門項目超支系統無法識別；有的統計報表輸出功能不強，需要人工進行查賬匯總統計等，嚴重影響財務工作的效率和質量。另外，在財務信息化建設初期，由于缺乏網絡安全和風險防控意識，部分高校的網絡安全只依靠校園網的網絡監控防護，并未安裝專門的財務監控和防護軟件，在內外網合一的情況下，高校的財務數據處于在高風險的網絡環境中。

1.2 信息共享程度低，信息孤島問題突出

由于不少高校的職能部門在急于推行信息化建設時，缺乏學校層面的統籌考慮，只基于本部門的職能范圍，獨自建設部門的信息化管理系統，未形成跨部門間的業務聯系和數據對接，無法實現信息的實時共享，形成多個“信息孤島”。

隨著高校辦學規模的日益擴大，學校財務部門與其他各部門之間的業務聯系和數據交換越來越頻繁，比如工資和薪酬的發放，需要與人事部門和二級學院溝通；學生繳費需要與教務處、學生處協調；科研項目經費管理需要與科技處溝通等等。因此，高校以財務部門為大數據中心，創建全校一體化的財務共享服務平臺，實現相關業務高度融合和數據高度共享，尤為必要和迫切。

1.3 財務人員信息化水平低，制約財務信息化發展

在高校財務進入信息化階段后，財務人員的主要工作就是運用計算機信息技術，結合會計專業知識，對大量數據進行處理，因此對財務人員的計算機信息技能要求越來越高。然而，目前高校絕大多數財務人員是會計學相關專業出身，加之時間和精力長期被繁重的日常業務工作占據，未經專門的學習和培訓，計算機信息技能普遍不高，制約著高校財務信息化的建設和發展。在大數據時代，財務人員面對日益增多的復雜數據，必須加強計算機信息技能和其他相關知識的學習，提高自身綜合素質，成為不僅熟練掌握會計業務也懂得信息技術的復合型會計人才。

2 高校財務共享服務平臺創建

高校財務共享服務是基于大數據時代而產生的一種新型財務管理模式，該模式由高校財務部門通過專業的服務商，將具有分散性、工作重復性、數據可共享性等特點的財務業務進行充分整合，在一個全新的業務服務平臺，進行流程再造和標準化處理，達到數據集中和共享，實現與非財務部門在相關業務上互聯互通，目的在于降低管理成本，提高工作效率，改進服務質量等，促進高校財務管理由核算型向管理型升級轉變，為學校內涵式發展發揮更大的作用。

2.1 完善高校財務共享服務平臺基礎建設

創建高校財務共享服務平臺首先要做好以下幾個方面的基礎工作。第一，在信息技術方面，搭建財務共享服務平臺是一個復雜巨大的信息工程，需要多種信息技術共同配合完成，選擇擁有先進和成熟信息技術的服務商是保障財務共享服務平臺運行的重要基礎。第二，在業務流程和標準化設計方面，要充分考慮財務業務的特殊性和同質性，確定哪些業務納入共享服務平臺、哪些業務進行標準化操作，形成清晰的業務流程和標準化操作體系。第三，在數據接口方面，要基于全校管理的層面，根據長期發展戰略及現有管理需求，統籌考慮與哪些部門的軟件系統建立數據接口，如人事、教務、科研、資產、學生等管理部門。第四，在組織設置方面，要根據新的業務流程，重新設計權責分工和配置人力資源，成立財務信息化管理科室，配備專職人員進行系統管理和維護。第五，在網絡安全方面，財務共享服務平臺集合了學校多部門的各類數據，保密性、安全性要求較高，網絡必須采用防火墻、VPN、數據加密等技術手段來保障網絡的安全。

2.2 高校財務共享服務平臺框架主要內容

結合大數據技術和高校財務共享服務的特點，本文設計了以下高校財務共享服務平臺框架，如圖1所示。

圖1 高校財務共享服務平臺框架

高校財務共享服務平臺包括用戶自助服務層、核心業務處理層、校內數據集成共享層和基礎設施層四個層級。各層級描述為：（1）用戶自助服務層。主要為教職工、學生及校外人員提供網上財務自助服務功能，可實時進行網上報賬、網上繳費、預算申報、個人申報、工資收入、五險一金、項目經費明細查詢、個人基礎信息和支付信息維護等。

（2）核心業務處理層。包括了預算管理、賬務核算、薪酬管理、收費管理、銀行結算支付、稅務管理、票據管理、網上審批、電子檔案、自由報表輸出等在內的全部財務信息化系統，每個系統又包含具體的功能模塊，實現財務內部業務互聯互通。

（3）校內數據集成共享層。基于共享服務平臺數據接口技術，將人事系統、教務系統、科研系統、后勤財務、學生系統、資產系統、基建財務系統等快速、安全、準確地接入高校財務共享服務平臺，實現校內數據集成和實時共享。

（4）基礎設施層。主要包括服務器、智能終端、互聯網、數據存儲、網絡安全等基礎設施，為高校財務共享服務平臺提供一個穩定、高效、安全的數據處理環境。

四個層級之間，以核心業務處理層為中心，通過數據端口對接，海量原始數據在平臺進行挖掘、傳輸、處理和存儲，形成完善的數據支持服務，實現平臺集成部門之間業務的互聯互通，消除內部信息孤島，使信息傳遞共享更加準確和及時。

2.3 以高校人事、教務、科研管理為例簡要說明財務共享服務實現路徑

高校財務共享服務平臺的建立，將改變人事部門和財務部門傳統的工資管理業務流程。人事變動信息和工資及社保的變動信息，不再通過紙質或電子數據的傳遞，而是通過數據接口，將人事部門的人事和勞資信息系統與平臺的薪酬管理系統進行對接，人事部門一旦有相關信息的變動，系統自動同步到薪酬管理當中，確保財務系統中的人員信息和工資及社保實時變更，更加準確無誤。在工資發放完成后，相關數據又自動發布到財務查詢中，供教職工及時查詢工資明細。

高校財務共享服務平臺的建立，將極大提高教務管理和學費收繳工作的效率和質量。通過平臺數據接口，將教務管理系統和收費系統對接后，兩系統數據實時同步更新，大大減少了傳統工作方式下因信息不對稱帶來的數據核對工作量。一方面，教務部門可以實時從數據共享服務平臺中讀取學生的學費、考試費、選修課費等各類繳費信息，以便辦理教材領取，課程選修、畢業離校等相關手續；另一方面，財務部門也可從數據共享服務平臺中讀取學生學號、身份證號、所在班級、聯系電話等基礎信息，方便聯系欠費學生，及時進行學費催繳。

高校財務共享服務平臺的建立，將優化科研項目預算管理的業務流程，加強對科研經費的監管。科研課題從立項、審批、實施、驗收、結題、審計，每一環節都和財務密切相關，通過平臺數據接口將科研管理系統與財務管理系統進行對接，科研管理部門可以從數據共享服務平臺中讀取項目經費的使用情況和進度，對科研經費的使用實施監控；財務部門可以從數據共享服務平臺中讀取項目名稱、負責人、項目預算書等信息，項目負責人不必二次提交，簡化業務流程，提高科研立項的效率和財務服務水平，對科研經費的管理也更加精細化。

3 創建高校財務共享服務平臺的現實意義

3.1 促進高校財務職能轉型升級

基于大數據時代的高校財務共享服務平臺，改變了傳統的財務業務處理方式，走向信息化、智能化的處理模式。例如，報賬人員可通過“網上報賬”隨時填報報銷單，并上傳原始單據，財務人員通過“網上預審”檢查報銷單據是否符合要求，審核通過后按“預約報賬”時間將紙質報銷資料送至財務部門即可，大大提高了報賬成功率。“智能憑證”的功能可將報銷單自動轉為會計憑證，財務人員只需檢查復核，減少大量手工輸入；“自由報表”的功能可設置報表公式，自動生成所需報表，減少人工統計分析的工作量；“電子檔案”的功能可將各類原始憑證以電子化的方式同步保存，提高了查閱會計檔案的效率。這種高度信息化智能化的財務管理模式，將財務人員從傳統的瑣碎繁重的核算業務中解放出來，有更多的時間和精力來提升綜合素質，履行預測、決策、規劃、控制和評價的職能，促進高校財務部門的職能由核算向管理方向拓展。

3.2 促進高校整體管理水平的提升

高校財務共享服務平臺的創建，將學校內部相關部門的信息數據融合到一個中心，實現部門之間業務的高度融合和互聯互通，優化學校資源配置，降低高校管理成本，有力地促進了學校整體管理水平的提升。接入平臺的相關部門，所需財務數據實時同步更新，避免了信息不對稱現象，部門間的協作能力顯著提升。學校的監察審計部門可借助平臺來監控學校整體財務工作開展情況，提高對財務工作的監管效率。高校和主管部門還可以利用平臺中共享數據，分析高校財務管理情況，為學校發展提供有力的信息支持和參考依據。

4 結語

高校財務共享服務平臺是在大數據時代對財務信息的有效集成和共享，這種創新的財務管理模式有利于優化財務業務流程，實現校內財務信息共享，節約管理成本，全面提高財務工作效率和服務質量，促進高校財務職能由核算向管理的拓展，提升高校整體管理水平。本文的研究成果已在云南某高校中應用，實現了人事系統與薪酬系統的數據共享，取得了良好的效果。

注：季云瑞，通訊作者。

主要參考文獻

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