基于知識服務的檔案管理模式的理論研究

董萍 楊靜

[摘 要] 大數據時代的到來，各類數據信息呈現出爆炸式增長趨勢。由于信息流過于龐大，用戶在進行信息篩選和利用時面臨較大的困難。知識服務就是借助于專業的知識內容和互聯網信息，對目標信息進行快速檢索，從而為用戶提供有利用價值的信息和知識。基于知識服務的檔案管理模式，能夠提高檔案管理工作效率，更好的履行檔案管理的服務職能，提高檔案資料的利用價值。因此，探究知識服務下檔案管理的開展方法具有重要的應用價值。

[關鍵詞] 知識服務；檔案管理；資源共享；發展建議

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2018. 07. 055

[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2018）07- 0134- 02

0 引 言

21世紀知識產業的蓬勃發展，使得配套的知識服務日趨完善。以檔案管理為例，現行的檔案管理模式雖然能夠滿足檔案資料的存儲需要，但是利用價值較低，難以轉化為隱形的經濟價值。因此，無論是從檔案管理工作本身還是整個檔案管理行業發展來說，都必須順應時代潮流，與時俱進的進行創新和變革。文章首先對知識服務的基本內涵和特征進行了概述，隨后就知識服務下檔案管理的新模式，以及今后工作的開展展開了分析。

1 知識服務的概述

1.1 知識服務的內涵

知識服務是一種以用戶需求為導向、致力于為用戶提供增值服務、解決方案和創造價值的服務，作為知識經濟下的一種配套服務模式，知識服務的基本內涵表現為以下幾個方面：（1）知識服務是用戶目標驅動的服務，在知識服務過程中，遵循的基本服務理念是“通過我的服務是否解決了你的問題”，轉變了傳統服務模式下的主客關系，真正做到了以客戶為主體；（2）知識服務是面向解決方案的服務。針對不同的服務對象，以及服務對象提出的不同需求，知識服務能夠制定多個具有個性化的解決方案，然后有客戶自主決定采用哪一個方案。同時，知識服務還能夠提供必要的分析、查詢等，以確保服務內容的完善性。（3）知識服務是具有增值價值的服務。在滿足用戶服務需求的同時，知識服務還能夠實現對服務流程中相關信息、資料、文獻的收集，并進行整理加工后形成具有獨特價值的信息產品，從而為用戶提供更多的增值服務。

1.2 知識服務的特征

在知識經濟模式下，知識服務越來越趨向于虛擬化、個性化和智能化，知識服務的主要特征可以概括為：（1）集約化。知識服務可以將用戶、技術、管理、資源等整合為一體，實現集約化利用。這樣一來，當用戶提出服務需求時，就可以在最短時間內整合有限的資源，盡可能的滿足用戶多樣化需求和服務，從而實現服務質量的提升。（2）用戶參與。在知識服務中，用戶不僅僅是被服務的對象，而且能夠為用戶提供參與機會，實現知識服務重心的轉移。此外，作為一種交互式的服務模式，用戶還可以對知識服務過程和效果進行評價，進而根據用戶反饋對知識服務的流程進行優化，這對于知識服務的升級也起到了積極作用。

2 基于知識服務的檔案管理模式的研究背景

2.1 順應知識經濟發展的客觀要求

隨著時代的發展，我國的經濟步入了市場化的軌道，而企業作為我國的市場經濟的主體，各個部門的發展對我國的市場經濟發展都會具有深遠的影響。檔案管理作為企業管理工作的重要的組成部分，對企業的發展具有深遠的影響。基于知識服務的方案管理模式的提出是有一定的時代背景的，在我國進入到21世紀以來，知識經濟的快速發展使得我國社會的發展對其依賴的程度大大加深，知識經濟的主要是依靠對知識和信息的生產、分配、加工來實現對社會經濟的發展起到推進作用的，而且知識管理是知識經濟發展到一定階段的產物，它所強調的是利用知識的創新來實現對社會的經濟價值的創造，其發展的核心就是要使得社會的發展建立在知識經濟發展的基礎之上。基于上述客觀背景，要求檔案管理機構也必須同步進行改革，尤其是在服務理念、管理模式、人員配置上，要實現綜合水平的全面提升，在更好滿足客戶關于檔案服務需求的基礎上，也間接的推動了檔案事業的穩定和長遠發展。

2.2 促進檔案管理模式轉型的必然選擇

信息技術的成熟發展，對檔案管理工作產生了巨大的沖擊一方面是檔案存儲形式發生了變化，從原來的紙質檔案逐漸像電子檔案進行過渡，檔案管理的方式上也必須要與時俱進的進行轉變；另一方面則是對檔案管理的具體標準提出了新的要求，包括檔案的安全性、利用價值等。同時，檔案管理工作的根本任務是發掘和利用檔案資源的價值，這就決定了在新形勢下必須對檔案管理模式進行轉變，從而更好的滿足市場經濟和知識經濟雙重背景下，用戶對檔案管理提出的深層次需求。基于知識服務的檔案管理模式，在給檔案管理提供了一條新的發展方向的同時，也間接的為檔案管理帶來了巨大的便利。作為知識經濟時代的檔案管理人員，只有深刻認識到時代變革下檔案管理面臨的壓力，才能在檔案管理工作中主動求新、求變，推動檔案管理模式的順利轉型。

3 基于知識服務的檔案管理新模式

3.1 知識編碼

知識編碼就是指利用精確的表現形式來實現對知識的展示與共享，最終達到使得雙方都受益的交流與溝通的目的。這種理論依據實現了對知識的不斷的創新與改革，使得知識的發展逐漸的顯性化，還有就是促使了知識的結構的有序化的形成。可以說，知識編碼實際上就是為檔案管理建立了一個知識的平臺，將各種與客戶有關的信息進行有效的收集與整理，這樣就會方便了檔案管理人員的工作，他們可以直接進行經驗的總結，為企業的管理者的決策提供有力、有序的指引，為企業的策劃部門的方案的設計提供有效的數據。結合以上的論述，我們可以看出，基于知識服務的檔案管理模式的有效的實施是要以知識的編碼為前提的，只有這樣，才可以使得基于知識服務的檔案管理的模式的發展適應我國的社會主義市場經濟發展的節奏。才可以促進我國的經濟的可持續的發展。

3.2 人性化服務

知識服務下的檔案管理，不僅要按照行業標準完成檔案資料的歸類、整理、利用，而且要牢固樹立“以客戶為本”的服務宗旨，針對客戶的需求提供人性化的服務。為了更好的完善知識服務下的檔案管理工作，還可以根據檔案業務開展的需要，建立用戶服務反饋機制，針對接受檔案服務的用戶展開回訪調查，一方面了解檔案管理工作中存在的不足，進而以此為依據，在今后的管理工作中加以完善和改進；另一方面也可以提升用戶的服務體驗，這對于檔案管理工作今后的發展也有積極促進作用。從檔案管理機構角度來看，面對日趨激烈的競爭，人性化的服務往往有助于檔案管理機構核心競爭力的提升，這也是推動檔案管理機構穩重發展的一項有力舉措。

3.3 資源共享

大數據時代，檔案資料呈現出海量化和復雜化趨勢，單個檔案管理機構無法獨立完成龐大的檔案管理工作，必須要樹立長遠發展目光，主動尋求行業內的合作，一方面可以實現檔案資源的共享，確保檔案資源價值能夠得到最大化的發揮；另一方面又可以降低檔案管理成本，從而有足夠的資源支持檔案管理機構實現轉型和發展。因此，資源共享也成為知識服務背景下檔案管理發展的一種必然選擇。當然，資源共享并不是提倡檔案管理機構將客戶檔案內容進行分享，而是借助于統一的平臺，將一些公開的檔案資源進行復制或備份，實現知識、技術、資源的共享，這也能夠在一定程度上促進檔案管理效率的提升。

4 知識服務性檔案管理模式的發展建議

4.1 知識型檔案管理理念的創新

以往的檔案管理工作中，許多管理人員被動的為用戶提供檔案服務，服務內容僅限于一些基本的咨詢、檢索等。將知識服務理念融入到檔案管理工作中，一方面促進了管理人員工作觀念的轉變，強化了自身的責任意識，從而以更加積極、主動的心態參與到檔案管理和服務工作中，主動為用戶提供檔案相關的服務。另一方面，又可以利用科學手段，對檔案進行深層次的分析和整理，挖掘檔案潛在的利用價值，為其他部門的工作開展提供必要的信息支持。此外，檔案管理人員也要樹立不斷學習的意識，緊跟行業發展潮流，主動學習新的管理理念達到充實自我的目的，更好的服務于檔案管理工作。

4.2 知識型檔案管理方法的創新

為了推動檔案管理質量的提升，基于知識服務的檔案管理技術方法也必須進行與時俱進的改革，從而更好的滿足當前用戶的檔案管理和利用需求。例如，檔案管理人員應當熟練使用多種信息化檔案管理軟件，一方面可以加快檔案管理效率，包括目標檔案的檢索和檔案資料內容的實時更新等，另一方面又可以切實提高檔案信息的安全性，尤其是對于一些保密程度要求較高的檔案，可以利用信息技術進行多重加密。根據檔案管理工作要求的不同提高，基于知識服務的檔案管理技術也要嘗試與當前的大數據、云計算等技術進行有機融合，這也是知識經濟時代下對檔案管理工作提出了客觀發展要求。

5 結 語

在知識經濟時代，檔案管理機構不僅要做好檔案的安全保存，還要深入挖掘檔案的可利用價值。基于知識服務的檔案管理模式，需要對傳統管理理念進行轉變，樹立服務、創新、進取的新型管理工作理念，在滿足用戶多樣化檔案使用需求的基礎上，實現檔案管理水平的提升，推動檔案管理工作在知識經濟時代下實現更好的發展。

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