新時期人事檔案管理工作探析

袁靜

摘 要：傳統的人事檔案管理方式難以適應不斷流動的從業人員，因此在新時期內，事業單位要不斷創新人事檔案的管理方式，不斷調整人事檔案的管理方式，并且逐漸應用計算機技術來管理人事檔案，不僅提高人事檔案的管理水平和管理效率，而且能夠滿足社會發展的要求，適應時代發展的需求。

關鍵詞：新時期；人事檔案；管理工作

1人事檔案管理中存在的問題

1.1人事檔案管理機制和管理方法落后

雖然我國的人事檔案管理工作由來已久，但是由于多年來該項工作的受重視程度不高，導致目前我國的人事檔案管理機制和管理方法嚴重落后于社會經濟的發展水平。首先是管理機制問題，我國的檔案管理依舊延續建國以來“計劃管理”和“行政管理”的各項制度，重視檔案的管理工作，忽略了檔案的服務工作，導致檔案管理死板、僵化，人事檔案的使用價值和社會價值難以得到發揮和實現。另外，在人事檔案的管理方法上，也存在著嚴重的操作不規范問題：許多單位的檔案管理硬件設施不完善，在檔案的保管過程當中，經常出現檔案霉變、蟲蛀等問題；還有個別單位，不重視人事檔案整理和保存的規范性，在檔案材料收集時，缺乏控制標準，使得許多不符合入檔規定的大小不合格紙張和破損材料混入檔案當中，嚴重影響人事檔案的整潔和美觀；另外，我國的人事檔案管理，還存在著分類模糊的問題，很多檔案材料在進行分類時把握不準，隨意性強、規范性差，給后續檔案查閱帶來了極大的不便。

1.2人事檔案管理人員素質普遍不高，專業性較差

我國的人事檔案管理人員，一般都由一些年齡偏大的工作人員擔任，這部分工作人員，很少接觸過專業的檔案管理知識，都是“半路出家”或者“兼職服務”，在工作中邊干邊學，這就造成我國檔案管理操作不標準，材料的歸納、整理不及時。由于年齡的限制，一些人事檔案管理人員抱著“混日子”的心態，拒絕接觸最新的檔案管理技術，一部分工作人員甚至連基本的電腦操作都不能完成，這就使一些單位的電子化檔案管理設備長期處于閑置狀態，制約了人事檔案管理的信息化發展。另外，由于人事檔案管理工作具有相對的封閉性和保密性，因此在一個單位中的存在感較弱，這就導致單位在安排員工培訓時，極易忽略了這部分人事檔案管理人員，使他們失去了與外界交流和參與培訓、學習的機會，工作技能難以得到提升，單位的人事檔案管理工作也一直處于落后水平。

1.3人事檔案信息化水平不高

在信息存儲技術和網絡技術高速發展的今天，任何一個單位內部的任何一項工作幾乎都需要計算機的參與完成，但是很多企業、單位和部門在提升整體化信息水平的時候，卻忽略了人事檔案管理的信息化，使得許多先進的技術手段不能落實到檔案管理操作當中，很多人事檔案工作仍舊采用純手工操作，影響了檔案的無紙化交流和實用性。

2完善新時期人事檔案管理工作的主要措施

2.1加強對人事檔案的動態管理

人力資源部門是人事檔案的主要管理部門，但由于單位的人力資源部門的從業人員較少，并且要負責人員招聘、培訓、績效考核等方面的內容，工作量較大，所以，注重人事檔案的動態管理體系構建及完善，需要從信息變動及信息存儲應用等角度進行專項設計，以此實現人事檔案管理效果的相對提升。事業單位的從業人員流動性較大，所以對人事檔案也要隨著人員的流動而進行調整，對其進行動態管理。首先是人事檔案是從業人員在各個時期、各個階段真實狀態的反應，所以要體現從業人員的受教育水平、專業技術水平等。其次是單位要隨著從業人員個人的發展變化而補充相關資料，例如從業人員的工作水平、同事評價、工作考核、工作態度等方面的資料，讓從業人員的資料更加豐富具體。再次是增加從業人員在單位所作出的貢獻，例如在人事檔案上記錄從業人員的個人專業技術水平，以及其發明和應用的新技術，讓檔案資料來增添從業人員的個人成就感，并且將讓該項榮譽伴隨從業人員一生。最后是歸納整理從業人員的學歷資料、工資獎金的變化等。這些檔案信息是基礎資料，同時也是隨著個人的發展而不斷變化的，進而見證從業人員不斷成長的過程。通過不斷增添和調整人事檔案資料中的內容，可以看到一個準確的、立體的從業人員的信息資料，進而為人才的綜合評定提供大量的理論資料。同時只有不斷增添個人信息資料，才能夠做到人事檔案的動態管理。

2.2提高人事檔案的管理水平

在計算機技術的推動下，人事檔案管理要進入信息化管理系統內。首先是企業必須建立起完善的計算機系統，改變傳統的紙質檔案管理方式，逐漸建立從業人員的個人電子檔案，以數字化的方式記錄從業人員的檔案信息。電子化的檔案資料不僅利于查找和調閱，而且提高了檔案資料的安全系數。其次是對檔案信息進行處理，并且建立內部人事檔案網絡，在企業的總公司和分公司進行人事檔案資料的交換，不僅實現了檔案信息資料的資源共享，而且保證個人信息檔案的完整性。再次是注重人事檔案的安全性。一是制定嚴格的檔案管理制度，規定從業人員人事檔案的調取方式，記錄方式，以便后期進行追蹤；二是加強網絡安全建設，設置防火墻，避免被病毒感染或者是黑客侵入而出現從業人員信息檔案泄露的現象。最后是企業要加強信息化設備的投入數量，并且監管其使用效率，保證授權部門能夠擴充和檢索人事信息，保證人事信息的真實性和準確性，進而為企業推選更多優秀的、合理的內部人才。

2.3注重檔案數據庫的構建與維護

隨著事業單位的發展，人員也出現較大幅度的變化，進而提高了人事檔案管理的難度，所以為了協調人才與單位發展的關系，推動事業單位的有序運行，人事檔案管理的工作越來越重要。部分單位雖然購置了信息化設備，但是利用效率較低，并未發揮信息設備應有的作用。所以，需要以完善信息數據安全管理制度的方式，對檔案數據庫的信息收錄、信息安全、存儲及應用等方面進行專項處理與調整，以此實現人事檔案信息管理的相對處理與調整，這對優化人事資源檔案的完備性、可靠性等方面有積極作用。注重數據檔案庫的安全系數提升，需要對其網絡系統進行加密處理，在調整檔案及相關數據保密性的前提下，實現信息檔案的處理與調整。

3 結論

人力資源部門在日常工作的過程中，必須更新檔案資料的管理理念，提高對人事檔案的重視程度，并且為了降低工作量、提高工作效率要建立電子化的人事檔案資料，并且根據從業人員信息資料的變化而進行增加或者調整，進而建立一個動態化、實時的全面的個人檔案資料庫，滿足企業對人才資料的多方位、全面的需求。

參考文獻

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