淺析全過程管理機制下高校重點建設項目檔案管理

王珊

【摘要】高校重點建設項目是高等學府建設中重要組成部分，重點建設項目除了投資金額大，還有技術含量高、工程環節和施工量大、參建單位多、延續時間長等特點，如何行之有效地開展重點建設項目檔案管理是當前高校基建檔案管理工作開展中亟待解決的難題。全過程的建設項目檔案管理可以有效地實施前期控制、中期介入、后期把控的管理機制，確保項目檔案資料及時歸檔，能完整、原始地體現項目建設的全貌，起到憑證與參考作用。

【關鍵詞】全過程管理；高校重點建設項目；檔案管理

近年來，隨著國家經濟的不斷發展壯大，社會需求的不斷提升擴展，由政府投資的重點建設項目越來越大型化，也越來越貼近人民群眾的現實生活。學生公寓、圖書館、實驗樓、教學樓、體育館等大型建設項目是高等學府建設中的重要組成部分。2017年天津市全運會時，天津市政府就在19個高校中投資建設了比賽場館，基本每個場館的投資金額都過億元，然而這些重點建設項目除了投資金額大，還有著技術含量高、工程環節和施工量大、參建單位多、延續時間長等特點，如何行之有效地開展重點建設項目檔案管理是當前高校基建檔案管理工作開展中亟待解決的難題。

一、檔案在重點項目建設過程中發揮的作用

作為重大建設項目最真實客觀的記錄者，也是社會發展城市建設的歷史憑證。從某種層面講，建設項目的檔案就是一種極其重要的依據，項目在立項、可行性研究、初步設計、土地、環境影響評價、地震安全性評價、規劃許可、消防審查、施工圖設計、工程質量與安全監督及施工許可證等各階段需要獲得市政府各職能部門的批準，其中各類檔案材料是重要的支撐憑證。同時，項目檔案的質量既反映了項目建設的質量，又反映了項目管理規范、管理人員的素質，通過項目檔案的規范管理可以對項目建設實現質量控制。通過采集到的照片、數據、日志、報表等項目檔案記載了項目建設中各個程序與環節，能完整、原始地體現項目建設的全貌，在項目測評驗收中起到憑證與參考作用。

二、基于全過程管理機制進行項目檔案管理

（一）立項之初：建立健全項目檔案管理制度，實施前期控制。自項目立項開始建設以來，高校內有關部門就需要積極開展相關人員的檔案法律法規學習，通過參加專項培訓、查找資料等形式，宣傳和貫徹國家行業標準和項目建設投資主管城市有關規定，保證主管領導、項目管理人員和檔案管理人員從法律高度重視項目檔案歸檔工作。讓相關工作人員熟悉檔案歸檔規范，為認真貫徹執行檔案法律法規奠定了堅實的理論基礎。在立項批復后，即需要根據國家檔案行業標準，認真執行地方檔案局相關的法規文件，遵照檔案局對檔案工作的要求，結合項目的自身特點，由建設高校單位制定重點建設項目的

《歸檔工作規范》和《歸檔范圍及保管期限》，詳細規定該項目檔案的歸檔范圍、整理規則和質量要求，使項目檔案的收集、整理、歸檔、驗收、移交等各個環節做到有章可循。同時，及時呈報地方檔案局審核備案，并依據檔案局反饋的審核備案意見進行相關內容的調整與完善，為重點建設項目的管理提供嚴密的制度保障。

（二）項目建設過程中：健全檔案工作責任體系，管理過程化。要做好建設項目檔案管理工作，離不開工作責任體系的建立與健全，要求高校黨政管理班子重視檔案管理工作，確立校黨委和行政領導、主管校長分工負責的領導體系；確立具體歸口管理的業務部門如學校檔案館或基建處檔案室，清晰明確部門檔案負責人和兼職檔案人員各司其職的檔案工作體系。一般來說，基建類檔案由學校基建處負責歸檔，基建處處長是檔案第一責任人，同時確定基建處兼職檔案員及檔案部門專職檔案員作為重點建設項目檔案負責人，負責組織各參建單位項目檔案的收集、立卷、整理、歸檔工作。由于人力、物力的限制，可與社會上專業的檔案整理公司簽訂檔案代理合同，由公司負責該項目所有檔案的收集、分類整編具體工作。在項目建設過程中，要求基建處、參建單位和代理公司嚴格執行檔案收集標準，將檔案工作貫穿到項目的整個過程。檔案負責人需要多次深入工程項目部和施工單位，督促、指導檔案資料的收集、立卷、整理、歸檔工作，確保項目檔案資料及時歸檔，內容全面真實，客觀反映工程實際，系統描述工程建設。過程中實行嚴格管理，堅持“三納入”“四參加”。項目檔案工作需要納入檔案館、基建處的部門工作計劃，由專人定期跟蹤檔案收集整理情況。根據跟蹤情況及發現的問題，需要定期組織項目檔案中期工作會議，及時協調溝通處理參建單位檔案收集整理的各種問題，對檔案組卷、整理和裝訂過程進行全程管理。

（三）項目建設竣工時：重視項目檔案材料的完整規范，嚴格要求成品質量。進行重點建設項目的檔案工作，本著“誰形成，誰立卷歸檔”的原則，在形成、積累、編制、歸檔、移交工作中，確保檔案文件材料的全面、真實、有效。建設高校單位在與工程招標與設計、施工、監理等單位簽訂合同時，需要對項目檔案的套數、費用、質量要求、移交時間等提出明確要求，并及時收集匯總工程前期文件材料與設計、施工、監理等單位所形成的文件，在項目竣工時按照統一的編制要求進行立卷歸檔，發現問題及時解決，從而保證檔案的完整規范。在項目檔案編制完成移交進館時，檔案館專職檔案人員按照案卷目錄逐卷對全部案卷資料進行審核查看，確保歸檔文件完整、準確、系統。按照國家及高校的相關規定進行檔案驗收，對于不符合驗收條件的文件資料提出了整改意見，要求相關單位及時整改，保證歸檔文件材料的真實、齊全、規范。

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