淺析檔案管理理論運(yùn)用在實(shí)操中遇到的問(wèn)題

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【摘要】本文以檔案管理相關(guān)理論運(yùn)用為前提，同實(shí)際操作進(jìn)行對(duì)比分析，發(fā)現(xiàn)理論運(yùn)用同實(shí)操間存在一些問(wèn)題，進(jìn)而從檔案管理方法運(yùn)用效果的真實(shí)現(xiàn)狀以及如何將理論方法同實(shí)踐高度結(jié)合的角度進(jìn)行論述，得出只有摸索總結(jié)出一套同檔案管理實(shí)際緊密結(jié)合且真正落到實(shí)處的檔案管理方法，才能更好地解決檔案管理實(shí)操中遇到的問(wèn)題。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；理論；運(yùn)用；實(shí)操；問(wèn)題

在已有檔案管理的文獻(xiàn)資料中，有著各式各樣的關(guān)于檔案管理的概念論述、重要性強(qiáng)調(diào)和方法指導(dǎo)，論述詳盡，方法多樣，但是，這些理論方法真正落實(shí)到現(xiàn)實(shí)運(yùn)用中時(shí)，收效往往大打折扣。檔案管理這一被視為明確的概念在現(xiàn)實(shí)層面并不明確，被經(jīng)常流于表面地進(jìn)行應(yīng)付使用和普遍輕視。在社會(huì)普遍意識(shí)形態(tài)中的地位仍很低，這種為了理論而理論，看似完美合理的眾多技巧和方法，為什么到了實(shí)踐運(yùn)用中卻收效甚微？解決上述問(wèn)題的前提是：需認(rèn)清檔案管理的理論運(yùn)用同實(shí)操之間到底存在哪些方面的問(wèn)題？只有將前提背景厘清后，所思考出的解決辦法才是真正行之有效的。

一、理論研究和實(shí)際工作存在脫節(jié)現(xiàn)象

檔案管理具有分散性和多樣性特點(diǎn)，對(duì)檔案工作者有著細(xì)致性要求，是一項(xiàng)繁瑣的工作。在目前能收集到的有關(guān)檔案管理概念和方法的描述中，大多數(shù)屬于觀念性闡述，且僅停留在傳統(tǒng)層面，缺少符合現(xiàn)代年輕一代檔案工作者心性的觀念注入，缺少對(duì)檔案工作重要性和可行性的精神認(rèn)同，浮于研究和理論的表面。

同實(shí)際工作中面臨的情況相比較發(fā)現(xiàn)：現(xiàn)有的檔案管理理論及方法在指導(dǎo)性、針對(duì)性和操作性上還存在不足；對(duì)檔案知識(shí)的教育普及缺少真切的學(xué)術(shù)思考和研究；對(duì)檔案管理在現(xiàn)實(shí)重要性方面，過(guò)于粉飾并試圖淡化其在現(xiàn)實(shí)中的弱勢(shì)地位；對(duì)檔案管理方法的研究切入點(diǎn)建立在理想化的基礎(chǔ)上。

這些不敢直面真實(shí)問(wèn)題所在，僅從意識(shí)上闡述戰(zhàn)略性要求而不易操作的概念和方法，在這個(gè)不夠真實(shí)的前提下所提出的一切方法和技巧運(yùn)用，只會(huì)變得合理但不合現(xiàn)實(shí)。最終缺失了理論應(yīng)當(dāng)澄清事實(shí)、指導(dǎo)實(shí)踐的作用，造成理論和實(shí)操之間的脫節(jié)。

二、檔案硬件標(biāo)準(zhǔn)和現(xiàn)實(shí)配置存在差距

隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，迎來(lái)了紙質(zhì)檔案與電子檔案共同建設(shè)的局面，一方面要求遵循紙質(zhì)檔案必存但盡量不重復(fù)保存的原則，另一方面要求確保做好電子檔案防火防盜和防病毒的防護(hù)保存工作。

針對(duì)紙質(zhì)檔案的管理，除了前期收集整理外，紙質(zhì)檔案的存放也是檔案工作的重點(diǎn)，對(duì)專(zhuān)業(yè)場(chǎng)館的建設(shè)有著明確的要求，這是紙質(zhì)檔案的穩(wěn)定性特點(diǎn)決定的，要求該類(lèi)檔案需要一個(gè)特定場(chǎng)所予以保存。盡管目前已經(jīng)開(kāi)始投入電子檔案的建設(shè)工作，可以從一定程度上緩解紙質(zhì)檔案存放空間需求壓力，但是紙質(zhì)檔案不能完全被電子檔案替代，對(duì)存放空間的需求必然是越來(lái)越大，需要滿(mǎn)足未來(lái)至少五年的需求量，但很多單位目前甚至沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的場(chǎng)所用于現(xiàn)有檔案存放，更談不上滿(mǎn)足較長(zhǎng)時(shí)期的存放需求。

針對(duì)電子檔案的管理也提出了建設(shè)數(shù)字檔案館的要求，這是在檔案信息化建設(shè)飛速發(fā)展、相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范不斷完善的情況下提出的。由于是新興領(lǐng)域，部分機(jī)關(guān)檔案部門(mén)對(duì)電子檔案相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)的必要性、緊迫性認(rèn)識(shí)不足，檔案部門(mén)在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、電子檔案管理系統(tǒng)規(guī)劃設(shè)計(jì)、功能需求、文件格式要求等方面的話(huà)語(yǔ)權(quán)也無(wú)法有效保障。

以上兩方面的理論標(biāo)準(zhǔn)對(duì)組織管理、設(shè)備設(shè)施、業(yè)務(wù)建設(shè)等方面已經(jīng)有了較詳盡的認(rèn)定內(nèi)容及有關(guān)細(xì)則，但仍存在宏觀要求多，具體要求少；原則條文多，明確規(guī)定少的情況，這種“標(biāo)準(zhǔn)”同“現(xiàn)實(shí)”之間的差距是我們亟待解決的難題。

三、人員配置無(wú)法滿(mǎn)足實(shí)際工作需求

從檔案人員配置的相關(guān)要求看，檔案工作者需要從政治思想、知識(shí)觀念、領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格、實(shí)踐能力等方面武裝和提升自己，這需要主客觀共同努力才可能實(shí)現(xiàn)。但現(xiàn)實(shí)情況是——從領(lǐng)導(dǎo)層到基層往往存在一個(gè)怪異的局面：看似高度的重視卻是選擇性漠視，看似積極豐富的各類(lèi)口號(hào)卻是近乎一成不變的狀態(tài)，仍然不確信、重試探、真淡漠。一切要求的出發(fā)點(diǎn)都是具有一定高度的，但如果僅僅只是從理論概念統(tǒng)一進(jìn)行概括性理解，而沒(méi)有認(rèn)清實(shí)際工作中面臨的困難局面，這些理想化的“完美”要求其本身是無(wú)法真正滿(mǎn)足實(shí)際需要的。

從檔案人員配置的結(jié)構(gòu)數(shù)量來(lái)看，僅僅最基本的檔案分類(lèi)、裝訂都需要人工輔助專(zhuān)業(yè)器械才能做到符合要求，每一個(gè)步驟都需要“人力資源”的合理化分配，但在檔案管理人員配置方面，常出現(xiàn)“人手不足”的現(xiàn)象。除了檔案機(jī)關(guān)部門(mén)由專(zhuān)職人員負(fù)責(zé)，很多檔案分支機(jī)構(gòu)的工作都是由辦公室的勤雜人員兼職完成，同時(shí)部分檔案一線工作者本身對(duì)檔案管理工作的細(xì)致要求不夠嚴(yán)謹(jǐn)，難以做到工作“保質(zhì)”，同外部人際交流也相對(duì)較少，只需要在自己的小空間完成整個(gè)檔案管理流程，得不到重視，工作價(jià)值感較低，檔案人員的流動(dòng)性較強(qiáng)，難以做到工作“保量”。

通過(guò)上述問(wèn)題分析得出：只有摸索總結(jié)出一套從理論研究、硬軟件配置同檔案管理實(shí)際緊密結(jié)合的檔案管理理論方法，才能更好地解決檔案管理運(yùn)用在實(shí)操中遇到的問(wèn)題。

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