利用大數據創新檔案管理模式和提升服務能力

肖玲

【摘要】在大數據背景下，我國檔案管理工作在管理技術上進行了一定的優化與創新。將大數據與檔案管理密切融合，實現現代化管理體制建設，以此提高檔案管理的效率與質量，提高檔案管理服務水平。鑒于此，筆者主要對如何以大數據為媒介，開展創新型檔案管理展開有效分析。

【關鍵詞】大數據；檔案管理；模式；服務

大數據是現代社會的主要發展產物，更為各個領域的深入發展提供了便利條件。而檔案管理，即對各種檔案信息加以管理，其中所包含的信息十分繁雜，管理任務亦十分繁重。若將大數據與其具體融合，可踐行現代化檔案管理，構建檔案管理數據中心，以此提高檔案管理效率。

一、秉持大數據思想，踐行檔案管理工作

要想真正將大數據落實于檔案管理工作當中，最重要的是從思想上革新檔案管理的認知與理解。即管理員的工作思想，決定著檔案管理數字化建設情況。因此，作為一名新時期的管理員，需要做的便是根據檔案管理工作崗位實際需求，以及用戶的管理需求，健全工作思想認知，時刻提醒自身秉承大數據思想，積極參與到現代化檔案管理素質建設當中。當今社會，數據是各項工作開展的重要資源，只有具備完善的數據庫，才能確保特定項目在安全、穩定的環境下順利開展，這也是管理員要從思想上加以更新的主要原因。

其次，制度推動創新，完善性的管理體制，能夠確保檔案管理的數字化建設，向著正確的發展軌道穩步前進。在具體管理體制的引導下，各項創新管理方式也能夠由此應運而生，促進檔案管理獲得深遠發展。

同時，檔案管理數字化，并非單單就檔案開展信息化服務管理，對于檔案中包含的數據信息開展信息化管理同樣是此次改革的關鍵。利用網絡平臺構建現代化檔案數據信息查詢與管理體系，方便用戶能夠利用現代化檢索平臺，隨時就需要檔案信息進行及時的檢索，便利檢索條件。

二、健全檔案管理體制，延長數字資源管理周期

任何系統的建立與運行，都需要具備完善性的管理機制做依托，以確保運行環境安全、運行效率高效。而現如今的信息管理，更注重共享理念的貫徹與落實。因此，相關機構就檔案管理進行平臺創新時，需要根據實際情況加強各類檔案信息之間的聯系與交流。針對不同來源、不同類型、以及不同管理初衷的信息進行實質性分析，并從中找尋一定的關聯性，構建更加完善的信息交互系統。如此一來，能夠確保檔案管理工作更具系統性，管理信息更具綜合性，為今后更好地開展相關項目工作提供有效的數據信息支持。

此外，不同業務之間需要的檔案管理標準也存在著較大的差異性。作為管理人員，應清楚辨析不同業務之間的差別，從而根據實際需求開展流程合理的檔案管理。為此，依據檔案信息管理、儲存、交互、共享原則，健全管理體制，是目前檔案管理獲得信息化發展的基礎條件。

三、優化檔案管理書評，創建智慧檔案館云平臺

檔案管理，并不是簡單地就檔案進行羅列、堆積與儲存，其中包含的管理要點十分復雜，且重點考察管理人員的管理素養。因此，作為管理者，應跟隨檔案管理工作的更新，不斷豐富自身管理技術，總結管理經驗，以此提高檔案管理水平。同時，檔案管理單靠人員操作是遠遠不夠的，還需要具有一定的現代化平臺作為在載體，輔助管理者執行高效管理服務。由此，結合當前檔案管理實際需求構建云平臺，用以實施智能檔案管理，是目前檔案管理創新的重點要素。

通常，云平臺的構建，可以遵循分層原則，構建四層管理體系。第一層主要發揮數據信息傳遞與儲存功能，利用計算機完成基礎結構架構。第二層則是負責一層設備的功能調節與信息監控。三層則主要服務于用戶，為用戶從眾多檔案信息中檢索到有價值的信息。第四層所具有的管理功能呈現的靈活性特征較強，即根據用戶的實際需求靈活調整服務。通過四層結構構建完整性、系統性的云平臺，以確保檔案管理數據化管理功能更加明了。

四、確保檔案與檔案信息雙向數字化建設

檔案管理的工作重點，即是對數據的管理。因此，創新檔案管理的過程，實質上便是就具體的數據管理加以改革和創新，將檔案信息錄入電腦中，并依據先進的數據分析與處理技術，將其轉化為二進制，實現基礎管理到數字化管理的升華。之后，再利用特殊的智能管理技術，就已經存在的檔案信息進行跟蹤、統計及分析，將檔案信息上升至一個層次，即數據化管理。所以說，為了方便用戶能夠在快速檢索到重要信息的同時，還要考慮到用戶能否有效探尋檢索信息的實質性內涵，這就需要數據管理體系發揮作用了。若是能夠將數字與數據相結合，構建綜合性較強的管理體系，檔案管理必然會向著綜合性、持續性的方向發展。雙向管理，既滿足了用戶就檔案信息的查詢，又實現了檔案信息儲存周期的延長。從宏觀上講，如此信息化形態的管理，對于檔案管理發展來講，意義深遠。最重要的是，其展現的服務標準，能夠滿足當今社會人們對于信息檢索與儲存的全新需求。

五、結論

綜上，在生活條件不斷優越的背景下，人們對于檔案管理提出了全新要求，即高效率、高服務需求逐漸加大。在如此背景下，檔案管理務必要在管理理念及形式上做進一步調整與規劃。以大數據為載體，構建現代化檔案管理系統，就繁雜的檔案信息進行智能化、信息化整合。

【參考文獻】

[1]王建勛.利用大數據創新檔案管理模式和提升服務能力[J].黑龍江科技信息，2017（10）：265.

[2]肖媛.利用大數據創新檔案管理模式和提升服務能力[J].辦公室業務，2016（01）：132.

[3]武云.利用大數據創新檔案管理模式和提升服務能力[J].檔案與建設，2015（01）：34-36.