醫院信息系統高度整合下的物資管理系統優化

吳曉芬，戈欣

1.同濟大學附屬同濟醫院 計算機中心，上海 200065；2.上海交通大學醫學院附屬仁濟醫院 保障處采購中心，上海 200127

引言

物資管理系統是醫院信息管理系統中的一個重要組成部分，它實現了醫院物資管理的系統化、規范化和自動化[1]。醫院物資管理的好壞，直接反映出耗材等物資成本的高低、使用率，體現醫院管理水平，是衡量醫院管理效能的主要指標之一。醫學科學的發展使醫療服務越來越依賴于各種新型設備和材料，幾十年來醫院采購與供應物料的種類和范圍飛速增長，傳統的手工管理方式已經無法適應[2-3]。各級醫院紛紛建立物資管理系統來積極調整醫院物資（高值耗材）的采購、使用、維修、報廢等流程。然而由于很多醫院信息建設沒有進行頂層設計，導致信息系統分布林立，物資管理系統也獨立于其他系統之外，沒有與試劑采購、在線報修、固定資產登記、財務軟件等系統連接，導致這些系統產生的數據分散、凌亂，管理者無法從中得到對物資耗材最全面的分析[4]。因此根據上述問題，我們將在原來物資管理系統的基礎上對其進行優化改造。

1 物資管理系統優化

1.1 醫院耗材采購接口

通過與醫院供應商管理平臺的接口改造，由醫院做采購單，發送采購訂單后，傳送數據至供應商管理平臺。供應商通過平臺，生成送貨單后，在送貨時攜帶打印的送貨單據進行耗材資產的掃描入庫[5]。以此來實現醫用耗材采購、送貨、入庫流程的管理閉環。

1.2 設備維修申請單點登錄

在臨床科室人員登錄物資系統B/S界面后，點擊菜單通過單點登錄的方式，實現物資系統中的設備維修申請跳轉至維修申請。填寫后的單據將會傳到物資系統的設備維修報告中，同時每月將維修報告匯總成報表。

1.3 試劑采購接口

整合LIS系統中的試劑采購信息，將原有的試劑采購系統與物資系統做接口，由檢驗科發送確認采購的試劑采購單中抽取數據信息，在物資管理系統中，生成領用單，再由庫房操作人員制作采購單據，來完成采購環節，以此實現對試劑的采購監管[6]。

1.4 固定資產全生命周期管理

通過對固定資產的申購、招標、采購、驗收、入庫、出庫、文檔、附件、維修、報損等信息的全流程管理監控，實現對固定資產全生命周期進行全程監控。

1.5 權利監控接口

對醫院現使用的報廢的申請單據，在臨床科室填寫后，經科室領導及維修人員審批后，由設備科操作員在物資系統中導出EXCEL文檔，上傳至院務會討論，討論結果可批量選擇同意報廢的設備，最后再由設備科操作員在物資系統中批量報廢，完成申請單據的審批流程，滿足醫院業務審批相關的權利監控管理要求[7-8]。

1.6 財務付款憑證

由于固定資產、耗材的出庫和固定資產折舊的數據都是來自于物資管理系統，每個月都需要根據物資系統提供的數據向財務系統輸入付款憑證，現將物資系統生成的數據報表通過接口的形式，完成付款憑證的直接錄入，須將物資系統與現有醫院財務系統對接[9]。

1.7 固定資產檔案附件管理

對現有固定資產有檔案文件的作為附件傳入到物資系統中，需要系統可以支持對固定資產相關文件的上傳、存儲、下載等管理功能，以便于用電子文件系統取代紙質文件的管理，使資產信息脫離紙質文件的管理。

1.8 設備使用分析

對醫院現有的百萬以上醫療設備的使用及收費情況做分析，需要將物資系統與HIS系統中的百萬元及以上的設備做對應匹配，根據收費代碼，抽取到HIS系統中的收費信息，從而計算出這些設備的使用率和定期的收費金額，以此知道這些設備的效益，最后將所得數據及分析結果展示在BI平臺上[10-11]。

1.9 耗材使用分析

對醫院物資系統中現使用的可收費醫用耗材的使用及收費情況做分析，需要將物資系統與HIS系統收費項目通過收費代碼做匹配，從而由HIS系統中取到可收費醫用耗材的收費和使用情況，最后將取得的數據和物資系統中可收費醫用耗材的購買情況展示在BI平臺上[12]。

2 優化結果

通過將醫院原有的物資管理系統與其他信息系統整合，形成一個醫院物資高值耗材采購、使用、維修、報廢的管理閉環。在規范管理的同時提高設備物資的使用率，可以隨時查看某臺設備的使用率，發現有使用空閑或使用頻繁的，可以及時調整，均勻分配工作，提高每臺設備的使用率。系統統計查詢功能，見圖1。

圖1 統計查詢功能圖

3 討論

優化醫院物資管理系統可以為醫院后勤保障工作帶來很大的便利，它應用于醫院流程的各個工作環節，有效實現管理閉環，使得醫院領導快速、便捷地查看到采購的整個流程，所有程序規范、合理、高效[13]。

（1）醫院部門與部門之間的采購工作沒有空間和時間限制，實現網上辦公。所有物資管理工作全面實現網上辦公和網上審核，與OA系統對接，方便信息共享與應用，有效提高了工作效率和信息傳遞的準確性與實時性，為醫院管理者提供了很好的決策支持[14]。

（2）科學、有效的物資管理流程。物資管理系統與其他信息系統的整合將協助醫院整理管理思路，減少物資管理過程中由于部門之間溝通不暢、定義不清晰而造成的重復、拖延和錯誤，提供科學的管理流程，進而規范物資管理部門的基礎管理和運作方式，使在管理過程中產生的所有數據管理實現信息化[15]。

（3） 對物資管理工作進行分析，展現有價值的信息數據。通過專業的分析軟件分析管理工作，能夠實現對物資管理全過程的動態監控，實現對已完成工作的績效評估；通過物資管理工作的數據分析不斷改進管理的流程和方式，實現醫院物資管理過程的持續績效改進[16]。依據準確、有效、全面的數據統計可以得出極具價值的分析結果，從而為醫院管理者提供決策的支持[17]。

（4）提高工作績效。通過信息化的手段優化物資管理流程，如提出申請、申請論證、申請審批、采購計劃制定等，從而提高工作效率，縮短采購周期。又因為物資管理系統與醫院其他信息系統高度整合，因此系統中有完整的信息數據，管理人員可以根據這些完整的數據進行分析，包括供應商的記錄、庫存等，采購人員可以在不同廠商之間作比對，降低采購成本，減少醫院財政支出。

（5）實現零庫存管理，降低庫存儲備資金占用。建立完善的“零庫存”管理體系，可以有效的降低庫存資金占用，提高用戶需求響應效率和服務水平，做到保證供應、物資庫存合理儲備、降低儲備資金占用。

4 總結

總之，醫院物資管理系統只有與醫院信息系統高度集成整合，比如財務管理系統、庫存管理系統、耗材領用等，才能實現物資的全程跟蹤和精細化控制，以監控整個物資的采購、庫存、領用、使用等內部流程，提高管理水平。隨著互聯網的發展，醫療行業信息化的不斷完善，我們應該與時俱進，利用信息化手段，高效地改進采購管理工作[18]。

[參考文獻]

[1] 姜宏濤,向卓.基于RFID的醫院戰備庫物資管理系統設計與實現[J].中國醫學裝備,2017,14(8):108-111.

[2] 黃志君.醫院物資管理APP系統在采購訂單與供應商交互中的應用[J].電子技術與軟件工程,2017,(5):84.

[3] 段金寧,潘登,孫琳.面向多院區集團醫院物流管理信息系統的設計及應用[J].中國數字醫學,2017,(10):75-77.

[4] 張磊,王肇奇.第三方物流配送在醫院耗材精細化管理中的作用[J].重慶醫學,2017,46(12):1711-1713.

[5] 何麗娜,胡偉標,徐靈.應用PDCA循環管理降低耗材配送差錯率[A].中華醫學會醫學工程學分會第十一次學術年會暨2010中華臨床醫學工程及醫療信息化大會[C].2010.

[6] 鄧開琴,唐雄,陳蘭,等.基于云計算的醫院物資管理系統的建設與實踐[J].護理研究,2016,30(4):506-508.

[7] 朱建成,夏新,李朋海.醫院物資管理系統和院內物流的構建與實踐[J].中國醫學教育技術,2016,30(3):326-328.

[8] 連英梅.醫院物資管理系統的設計與實現分析[J].中國衛生標準管理,2016,7(8):21-22.

[9] 景峰,徐喬.加強醫院采購管理工作的思考[J].科技經濟導刊,2016,(7):191.

[10] 文毅強.如何規范醫院物資采購管理的運行方式[J].管理觀察,2014(18):191-192.

[11] 劉松榮.試論新時期醫院資產管理問題與方法[J].時代金融,2015,(27):269-273.

[12] 辛歌峽.淺談醫院采購管理現狀以及改進措施[J].企業改革與管理,2015,(6):11.

[13] 劉遠.公立醫院招標采購工作存在的問題及管理對策[J].財經界,2016,(6):121.

[14] 張國群,馬玲,徐斌斌.淺談醫院國有資產的采購管理[J].經濟研究導刊,2014,(31):144-145.

[15] 顏潔環,趙婉文.醫療設備采購全程規范管理的實踐探索[J].現代醫院管理,2014,12(3):85-87.

[16] 彭北鴻.對醫院物資采購管理的認識與探索[J].中國醫學裝備,2013,10(3):74-75.

[17] 馬亞麗,張岳,張亮,等.醫院物資采購管理模式及效果評價[J].醫院管理論壇,2013,(8):53-54.

[18] 張和華,吳旋,向華,等.綜合評標法在醫療設備招標采購中的應用[J].中國醫療設備,2014,29(5):89-91.