加強職工檔案管理提升人力資源管理水平

王崗

本文闡述加強職工檔案管理對提升人力資源管理水平的分析，對加強職工人事管理的重要性進行分析，說明現階段我國人事檔案管理中存在的問題，將如何通過檔案管理提升人力資源管理水平進行有效說明，希望對我國企業人力資源管理有所幫助。

一、加強人事檔案管理的重要性

人事檔案是企業管理制度之一，是人力資源管理中的環節。隨著我國經濟的發展，對于職工檔案管理的合理化需求也隨之越來越大，對人力資源的要求也越來越高。人才對于人事檔案的關注度也隨著增強，同時它因為具備識別、選拔的益處，具有極高的價值。檔案工作不僅記錄員工的個人信息，同時還將員工的薪資、社保、醫保相聯系，對員工是生存保障之一。因此檔案人員需要對其進行充分了解，在現代社會不斷發展的狀況下，將職工檔案與時代相互聯系，更快更便捷的為國家服務。檔案管理水平在一定程度上有利于員工潛能的開發，因其特殊性，員工檔案會對員工的工作學習狀況進行有效記錄，還可以根據職工檔案記錄的具有狀況，對員工實際能力和狀況進行了解，根據員工特性進行人員調動，使員工的調動符合其自身工作經驗和狀況，做到人與職位的合理配合。同時職工檔案對于員工流動性和其在單位的崗位進行調整，促進企業的持續發展規劃，促進員工的潛能的激發。人事檔案管理越來越成為事業單位穩定持續發展做出保證，并對人力資源的檔案水平提升，創造出符合公司現代規劃的檔案管理制度。

二、我國人事檔案存在的問題

（一）人事檔案管理方式落后。企業的不斷發展和進步，離不開企業人事檔案的建立和完善。人事檔案在管理中普遍存在利用率低的狀況，對待員工的調動未能在人事檔案中有所體現，造成企業人事方面管理的不當狀況。同時人事檔案作為選擇和選拔人才的重要舉措，需要其在人事管理中的位置的體現。檔案管理中相關提交信息的真偽未能進行重視，導致部分員工偽造信息，造成人力資源對其的工作方面的評估出現偏差。

（二）企業對人事檔案的重視度不夠。信息時代的發展，導致企業的人事檔案的信息化，但在實際檔案存放中，仍出現大量紙質檔資料，這樣的狀況因為企業對檔案管理不重視。而不重視不僅是對紙張的浪費，同時紙張存放中容易破損和受潮等狀況，會在存放中造成重要信息的缺失，給公司造成極大的損失，不利于企業對于員工的選拔和選用。

（三）人事檔案管理人員的相關專業性弱。企業未對人事檔案工作的重視，導致很多未能進行專業培訓的員工在進行著人事工作。而其管理人員的素質無法得到保證，對檔案管理不能進行有效管理，同時對相關資料的整理缺乏經驗和相關知識，設置專人進行人事檔案管理的運行，保障檔案管理的實際運行中的合理保障。檔案管理工作未能提升員工的積極性，需要人事檔案管理人員對于企業員工的信息進行不斷的補充和更新，將信息與原有掌握的信息進行有效結合，并不斷進行整理和匯總，將人事檔案管理的實際效用進行有效提升。

三、如何通過檔案管理提升人力資源管理水平

首先對企業檔案管理人員進行培訓和加強。人事檔案對于員工具有極大的作用，因此需要企業對其增加重視程度，同時保證企業人事檔案管理人員的相關專業素質，定期進行專門的培訓，同時將業務進行流程化和系統化。在訓練過程中不僅是理論知識的訓練，同時還應注重實際的操作，在不斷操作中將人事檔案管理制度進行補充和完蓄。

其次改善檔案的管理模式。傳統的人事檔案存儲模式，以及不再符合當下現實狀況下的具體需要，需要對人事管理制度了解的狀況下，對人事檔案進行改革。同時利用現代化手段，將數據化信息管理體系與人力資源中的檔案管理相互聯系，并在檔案信息化現代化的狀況下，進行資源的再整理，實現人事信息共享，有助于簡化人事管理的辦事流程，提高公司正常運轉制度。將人事檔案的效用得以全面體現，發揮其的作用和價值，實現人力資源的現代化建設，并逐步提高檔案的準確性，將人事管理進行深入的改革。

然后將企業的人事管理制度與人才相互結合。將人事檔案具體效用進行分析，并將其進行有效的利用。實現企業通過企業人事檔案，逐步對員工的狀況進行了解，根據其適應性將其放在適合崗位上，實現崗位與人員的現實狀況的充分結合。根據人事檔案進行企業不同崗位和部門的人員擴充和調動。

最后建立人事檔案管理制度。人事管理在企業中具有極大的價值與意義，將人事檔案的調動進行合理化設定，將信息的收集、整理、分類進行管理，并對人事檔案制度進行分工，實現檔案的效用可以對企業整個發展和運轉產生積極影響。對員工人事檔案的相關信息進行核實，建立屬于公司的相關信息系統，有利于員工的有效提升。

綜上所述，在我國人事檔案在人力資源管理中存在著重要的地位，隨著我國經濟水平的提升，人事制度的不斷完善，會在一定程度上促進人事檔案改革，人力資源檔案的優化會對企業未來的發展和可持續發展提供動力。將人事檔案信息與企業的未來規劃結合，制定出科學的人資制度，并將企業人員的崗位進行合理分析，制定出符合公司未來規劃的制度管理體系和人力資源檔案管理制度，更好應對未來的挑戰。