企業信息化無紙辦公探討

楊光

信息時代的快捷方便改變了當代人們的生活和工作，企業的發展也離不開信息化的建設，要推進信息化、無紙化辦公，就要建立完善的企業信息交流和管理平臺，改變員工的意識，引入并應用信息化無紙辦公，提高企業的工作效益。本文分析了紙質化辦公的客觀狀況，并對信息化無紙辦公的意義與優勢進行探討。

互聯網是時代進步下的偉大成果，其迅速發展也讓人們的生活發生巨大的改變。如今，電子信息化的趨勢已經到來，信息技術的力量占據人們大部分的生產、生活，企業的發展要想趕上時代的步伐，不被大環境所淘汰，就必須要實現自身辦公的信息化，改變資源配置和辦公效率。

另一方面，企業以往所采用紙質化辦公，很大程度上降低了自身發展的速度，這種浪費資源，增加成本的辦公模式已經被時代所淘汰。推行企業辦公信息化模式，不僅節約了大量辦公的空間和資源，還能提升企業的經濟效益，實現資源共享，讓信息進行實時溝通，對市場的變化做出及時地反應，其是未來企業發展的有利保障和基礎。

紙張辦公的客觀現實

就目前來看，部分企事業單位在日常辦公中依然依賴于紙質辦公的形式，辦公所用文件、文檔報表、數據等都要耗費大量的紙張打印成冊，大量的工作不僅耗費大量的紙張，還需要依賴于打印機、墨盒等其他資源，這種辦公方式無疑是不符合當前所提倡的環境保護理念的，對資源是一種極大的浪費。并且紙質化辦公模式限制了信息的廣泛交流，紙質化信息以比較刻板、單一的方式為員工提供信息，并且每次都要大量印發、傳閱才能做到信息的傳遞，其信息傳播速度較慢，且受到空間和時間的限制。

企業辦公無紙化、信息化的意義

推行辦公無紙化、信息化模式是企業在當前信息化時代的必經之路，尤其是在大數據發展趨勢下，僅依靠紙質義檔來保存企業的重要文件和龐大數據是一種十分低效的方式。而辦公無紙化能大大提高企業辦公的效率，以一種快捷方便的傳遞方式傳遞信息，節省大量時間，并且無紙化辦公節約了大量資源和資金投入，以一種節約環保的狀態辦公，使辦公環境更加消潔綠色。另一方面，無紙化、信息化辦公最大的優勢在丁對信息的處理更加靈活多樣，通過數字化、多媒體、網絡等多種方式來實現信息交流和資源共享（圖1），從而大幅度提高工作效率，滿足人們的快節奏T作和牛活需要。

推進企業無紙化、信息化的策略

企業進行無紙化辦公建設，可以為企業提供一個更方便的內部信息交流平臺，并且突破了時間和空間的限制，實現異地辦公，遠程會議等；節約了大量時間，加快文件流轉時間，提高了辦公的效率。

加強信息化辦公的宣傳應用。目前，并不是所有企業都可以實現信息化辦公，所以為了普及這一辦公模式，為所有企業的發展帶來幫助，就要加大宣傳力度。通過讓企業實際應用這一模式，來體會無紙化辦公模式的優勢。通過調查，部分企業十分關注無紙化辦公在實行過程中的安全性和規范性問題，針對這些質疑，相關人員要在宣傳過程中對其重點解釋，從而引導企業管理者對信息化辦公有一個全面、客觀的了解和認識，以便于做到全面推廣應用。

增強員工信息化辦公及環保意識。通過調奩可以發現，所述員工對信息化辦公的接受度不高，并不是因為信息化、無紙化辦公不如紙質化辦公，只是員工意識還沒有發生轉變，還沒有體會到信息化無紙辦公的優點和便捷之處，所以要培養員工信息化辦公的意識和環保意識，讓員工切實體會信息化物質辦公的好處，明確信息化無紙辦公的地位和價值，以及未來企業辦公的發展趨勢，讓員工轉變傳統觀念。另外，要加強對員工的培訓，新的辦公方式不一定被所有人接受，很多員工對電子化室的操作并不是很熟練，所以要通過培訓才能確保員工具有信息化辦公的能力。總之，要讓員工增強無紙化辦公意識的同時，保證所有員工都掌握辦公無紙操作的技術，才能確保整體辦公效率的提高。

完善管理機制。企業無紙化、信息化辦公要建立相關的制度，對信息化工作流程進行規范，確定電子文檔的法律效力。針對當前復雜的網絡環境，要通過完善的制度對信息化辦公進行規范化，確保企業信息安全，所以信息安全管理尤為重要，要設置有法律效力的保護機制來進行保護和監管，保證企業無紙化、信息化辦公的安全性和穩定性。

消除企業信息孤島。紙質化辦公會出現資料和數據的大量囤積問題，若公司資源還沒有實現網絡共享，那么共享平臺的缺失很容易導致資源和數據得不到充分的利用。并且，傳統的人工和紙質記載方式很容易出現信息孤島。因此開展辦公無紙化模式，建立公司管理系統、數據庫、辦公系統等，可以通過網絡共享平臺實現資源的有效利用，節約辦公時間，同時減少工作量，保證數據和資料更加精確，消除企業信息孤島。

企業無紙辦公是順應時代發展趨勢的必經之路，這種辦公模式已經被越來越多的企業所采用，但是想要被普及和廣泛應用，還需要經歷一些挑戰。另一方面，企業在采用信息化無紙辦公時要綜合考慮利弊，整體規劃，從長遠發展的角度為企業考慮。另外，在制度和法律的保護下，企業信息化平臺的確會給企業辦公帶來巨大的利益，但是切不可在制度和系統不完善的情況下去盲目效仿別的企業，而是要做全面考慮和完善的計劃，扎實推進，從而促進自身的持續發展。