高等職業院檔案管理信息化建設

王宏

隨著網絡的普及，信息時代來臨。高等職業院校檔案管理工作為了更好的滿足時代發展需求，就需要注重信息化建設工作。本文將會分析和探究高等職業院校檔案信息化建設過程中所存在的問題，并提出相對應的解決對策，以期更好的提高高等職業院校檔案信息化建設，推動高等職業院校的發展。

在經濟社會發展過程中，信息化技術開始在各個領域中得到了廣泛的應用，隨著學生教師檔案數量的日積月累，要想更好的提高高等職業院校檔案管理效率，就需要對檔案的信息化建設給予高度的重視。實際上，高等職業院校檔案信息化建設既能夠為高等職業院校檔案管理提供檢索、管理、存儲的便利，而且還可以使檔案信息的利用效率大大提升。使得檔案信息更好的服務師生、社會。

1高等職業院校檔案信息化建設中常見的問題

如今，隨著信息時代的發展，信息技術來走進千家萬戶，并對人們的生活、工作和交流方式產生了較大的影響。而傳統高等職業院校檔案管理體系已經無法更好的滿足時代發展需求，從而導致檔案的管理和利用效率大大降低，此時推動高等職業院校檔案信息化建設就顯得尤為重要。在傳統模式中，信息檔案以實體的方式進行存儲管理，其檔案管理人員及領導都具有非常熟練的業務能力，但是并不能在檔案信息化建設階段更好的發揮其優勢。同時，傳統檔案管理人員綜合素質水平參差不齊，不能按照相關的規范和標準來開展檔案信息化建設工作，在一定程度上阻礙了檔案信息化建設的發展。在檔案信息化建設階段，由于專業技術的人才的缺乏，現有檔案信息化建設人員所具備的知識和技能無法匹配現代檔案管理信息化的發展需求，在一定程度上影響了檔案信息化建設的進程；此外，大部分高等職業院校缺少對檔案信息化建設的重視，未對檔案信息化建設投入大量的人力、物力和財力，很多學校還在用著老式計算機和陳舊系統進行檔案管理，這些對于高等職業院校檔案信息化建設而言是很大的挑戰。

2在高等職業院校進行檔案信息化建設的重要性

2.1降低紙質材料的消耗，滿足環保需求

為了響應國家政策，提高國民整體文化素質，各高等職業院校的招生規模不斷擴大，入學新生越來越多，高等職業院校檔案管理的壓力也越來越大。目前，大部分高等職業院校所開展的檔案信恩化建設效率不理想，很難全部借助計算機對檔案信息進行記錄，還在繼續沿用傳統的實體管理模式，主要是以人工在紙上記錄的形式進行檔案的儲存和管理。盡管這樣的錄入方式可以在時間緊任務重的狀況下減少失誤，但是重要資料檔案容易出現的丟失的情況，而且難以找回彌補。例如紙張在多次使用后出現的磨損狀況難以避免。因此，加大對檔案信息化建設，既可以降低紙質材料的消耗，又能夠提高檔案管理效率。為了減少錄入時出現錯誤的狀況，可以將紙質檔案全部整理好后一起進行計算機錄入，這樣能夠有效保護紙質檔案，避免重要檔案的磨碎和丟失。同時這樣也能有效減少提取所需檔案消耗的時間，更加快速、準確地找到目標，大大提高檔案信息的利用率。

2.2提高檔案管理人員的工作效率

在傳統的實體化檔案管理模式中，查閱相關檔案時需要檔案管理人員極大的工作量，這樣不僅損失了相關人員的寶貴時間也是對人力資源極大的浪費。而且人工查找需要熟練的業務能力，新人工作時極易出現錯誤，這就進一步降低檔案管理的效率。通過檔案信息化的建設，能夠在電腦文件中存儲全部檔案信息，并使檔案管理朝著信息化、自動化、現代化的方向邁進，這將既可以有效降低人力、物力和財力資源，又能夠提高檔案信息的錄入、查詢速度，從而有效提高檔案資源的利用效率。同時借助網絡還可以促進檔案信息的對外交流，提高對檔案的整體統計效率，進一步提高檔案管理人員的工作效率。此外，高等職業院校檔案信息化建設還能夠使人力資源得到有效的節約，更好的提高提高檔案管理工作的效率。

3推動高等職業院校檔案信息化建設的對策

3.1加大對檔案信息化建設的重視

在高等職業院校數字化校園建設過程中，高等職業院校檔案信息化建設是其中比較關鍵的組成部分，因此需要對檔案信息化建設工作的開展給予高度的重視。在數字化校園建設階段，最好把計算機技術與信息技術進行有效的結合，以更好的推動檔案信息化建設的進度，主要從下述幾個方面著手：（1）創建檔案信息化建設小組，制定一套系統性、完善性的檔案信息化建設方案，并根據該方案有條不紊的推進。在進行檔案信息化建設階段，一般以學院檔案管理機構為核心，輔以全院信息化檔案網絡，從而構建全校檔案信息平臺，以更好的服務于檔案管理工作。（2）在檔案信息化建設階段，要完善現有的追責制度，明確相關人員的基本責任，以確保檔案信息化建設工作有條不紊的進行。（3）要研發一套可以對電子檔案進行收集、保管、提取操作的管理系統，形成一套科學高效的檔案管理流程。明確檔案管理人員的基本工作內容和職責，從而在出現問題時能夠快速找到問題原因，以便更加快速高效地解決問題，提高檔案管理效率。（4）加強對檔案管理人員進行相關知識的培訓和教育，使他們對現代化管理設備有個全面的了解和掌握，并對現有的檔案管理模式i拄行改革，從而為檔案信息化建設奠定良好的基礎。

3.2提高檔案信息化管理人才的綜合素質水平

檔案管理與計算機復合型人才的缺失嚴重制約著檔案信息化的發展，為此各級有關部門應該加強聯系，為相關人才的培養創造良好的條件。例如，加強對檔案信息化管理人才的引進，定期組織檔案管理人員去企業中進行學習，制定科學合理的學習進度安排，培養高水平的復合型人才。強化檔案管理人員的計算機水平，通過舉行整體培訓的方式提升管理團隊整體水平，加深相關人員對檔案信息化的理解與認識。總而言之，加強檔案管理與計算機復合型人才的培養既需要上級部門的優惠政策來創造良好的人才培養環境，以確保更多的優秀人才愿意投入到檔案信息化建設之中，真正的打造一支高素質、高水平、高效率的檔案信息化建設團隊。

綜上所述，校檔案信息化建設是高職院比較重要的工作內容，要盡可能的極大信息化建設資金投入力度，提高領導對檔案信息化建設的重視，為檔案信息化建設奠定良好的基礎。同時，要注重檔案管理團隊的培養與管理，多組織學習活動，提升管理人員的整體素質，加快檔案信息化建設。