軍工單位電子文檔定密管理研究與探索

呂愛民

軍工單位電子文檔定密管理是保密管理工作中的難點之一，是保密工作亟待解決的問題。本文通過分析電子文檔定密管理存在額問題，并闡述了破解問題的具體措施和方法，為軍工單位電子文檔定密管理提供了借鑒和參考。

在大數據、云計算、物聯網快速發展的背景下，有效管控電子文檔定密是我們亟待解決的課題。在實際工作中，電子文檔規范定密難以實現，具體表現為定密審批難以落實、密級內容難以綁定、知悉范圍難以控制等等，給保密工作帶來極大的困擾。因此。開展軍工單位電子文檔定密管理研究與探索是十分必要的。

扎牢定密制度籠子，為電子文檔定密管理奠定基礎

當前，電子文檔定密缺乏有效的定密審批環節，操作人員往往根據自己的主觀意識定密，導致大量該定不定、高密低定、無密亂定的問題。如何破解此難題，可以在部署辦公系統、設計平臺、試驗管理系統等應用系統時，實行強制定密審批制度，任何電子文檔都必須經過定密審批，確定并標明其涉密等級、保密期限、知悉范圍，以確保系統中每一份電子文檔都取得合法的“身份”，防止隨意定密標密現象的發生。具體可采取以下方法：

第一，規范流程設計。各應用系統在每一份電子文檔的發布或打印前都綁定一個定密審批環節，只有經過定密審批才能進入下一步流程。即便是不涉密的電子文檔也必須進行定密審批，以防止有密不定的現象。具體措施為將電子文檔分為文件類文檔和事務類文檔兩大類型。文件類文檔是指將單獨以文件形式發布、流轉、使用、保存的文檔，對此類文檔必須強制按照定密審批流程進行定密審批，文檔作者必須明確提出文檔的擬定密級、保密期限、知悉范圍；部門負責人審核文稿時、定密責任人審定或簽發文稿時，須審核或審定文稿的密級、保密期限、知悉范圍，否則之后的業務流程將無法進行。事務類文檔是指在業務工作流程中產生的各種業務單、通知書、審批表等，對此類文檔需要區別對待；若帶有文件附件或雖不帶文件附件但需要存檔的，必須嚴格按文件類文檔的要求強制進行定密審批；既不帶文件附件也不需要存檔的則按草稿形態進行管理。

第二，引入草稿模式。在信息系統中，能形成正式文件的電子文檔只是一部分，還有很多電子文檔都只是過程文件，是用戶為起草某一文件、完成某項設計、開展某項工作服務的。對這類電子文檔若也按正式文件的定密審批程序進行定密既不必要也不可行，但這就問題來了。如何破解，辦法是引入草稿管理模式，將該類電子文檔作為草稿形態進行管理。草稿可以不需經定密審批而在系統中臨時存在，但系統對草稿有嚴格的控制要求，不能正式發布、不能打印出版、不能長期留存，留存期（一般定為30天）滿后系統將自動刪除該草稿文檔。在辦公系統、設計平臺、實驗管理系統等系統上線啟用之初，對之前產生的電子文檔一律按草稿模式進行管理，如作者確需繼續保留某一文檔，須經過定密審批后方可在系統內合法存在，否則在一定期限后系統將對這些文檔進行強制刪除。

第三，實行分級授權。系統要求對所有電子文檔都必須強制定密，若每份電子文檔都經過法定定密責任人的審批，顯然是不科學的。解決措施是實行指定定密責任人分級授權審批制度。法定定密責任人可審定單位產生的所有機密、秘密級或不涉密的電子文檔；指定單位其他負責人審定分管業務范圍內的機密級、秘密級或不涉密的電子文檔；指定中層領導負責審定秘密級或不涉密（含內部、公開）電子文檔。通過分級授權，保證了強制定密目標的順利實現。

實施密級內容綁定，消除定密管理漏洞

電子文檔經過定密審批后仍然面臨一個問題：電子文檔具有易于修改、便于復制的特點，經過定密審批后的電子文檔若任由操作人員修改和復制，必然會使定密審批環節失去控制作用。破解辦法是在辦公系統、設計平臺、實驗管理系統等應用系統中，要求必須實行文件密級與文件內容的完全綁定，以確保審定密級與審定內容的同一性、已定密電子文檔的唯一性，消除隨意修改復制電子文檔帶來的定密管理漏洞。具體可采取以下措施：

一是實施文檔密級鎖定，消除隨意修改密級的漏洞。系統可以通過采用相應的安全控制插件，在電子文檔通過定密審批后，立即鎖定該文檔的內容和密級狀態，任何人員（包括原擬稿人和原審批人）都不能對其內容和密級（包括密級標識、保密期限、知悉范圍等）進行修改、防止用戶隨意更改文檔的內容和密級造成的定密管理失控。在實際工作中，用戶經常需要從某一文檔中引用或摘錄所需內容來完成新的任務，對此，系統允許用戶對已經定密的電子文檔進行剪切、復制等相關編輯操作，但是嚴格禁止用戶將這些操作保存到原文檔，其剪切、復制的內容只能存入另一尚未定密的新文檔中，該新文檔將重新進入草稿管理狀態，若要在系統中取得合法“身份”長期留存，必須進行新一輪定密審批流程。這樣，既滿足了用戶實際工作的需要，也防止了對原定密文檔進行編輯修改，消除了電子文檔定密管理的漏洞。

二是實施文檔集中存儲，消除無限復制漏洞。實現文件密級與文件內容的完全綁定，需要確保電子文檔在信息系統中的唯一性。若到處都存有同一電子文檔，系統就難以對其進行有效的定密審批和密級內容綁定。為此，系統實行電子文檔的集中存儲，通過安全控制插件禁止用戶在終端計算機硬盤上存儲和處理各種電子文檔，用戶在工作中產生的所有電子文檔都必須集中存儲在文件服務器上，同一文檔在系統中都只有唯一的一份，文檔的發布、流轉等操作一律通過授權訪問這份唯一文檔的方式進行。

三是實施密級互相匹配，消除訪問控制漏洞。要求系統對涉密人員等級、用戶賬號密級、計算機終端密級、電子文檔密級等進行綁定和匹配，低密級的用戶不能使用高密級的終端，高密級的信息不能流向低密級的終端。在此前提下，系統對已經定密審批確定的知悉范圍的管理與控制，消除了以往存在的電子文檔訪問控制中存在的不可控的因素。在特殊情況下，非知悉范圍內的用戶因工作需要借閱某一文檔，需提出借閱申請，經審批同意后，方可獲得借閱權限，在規定的時間內借閱使用該文檔。

充分使用新技術，推動電子文檔定密智能化

在辦公系統、設計平臺、試驗管理系統等應用系統建設中，應將新技術成果應用于電子文檔定密實踐，不斷提高電子文檔定密的智能化水平。具體可采取以下措施：

一是自動智能推送提示功能。系統通過一系列實用的自動提示功能提高定密管理的智能化、精準化和高效化程度。場景一，系統對未經定密審批的電子文檔實行草稿管理，草稿留存期滿后系統將提示用戶進行相關操作；若需作為正式文檔長期保存則提請進入定密審批，若需延長留存期限則選擇延長適當期限，若無留存價值則選擇刪除該草稿文檔，若用戶不進行任何選擇系統將自動刪除該草稿文檔。場景二，涉密電子文檔保密期限即將至U期前，系統將自動提示用戶該文檔即將到期，提醒用戶選擇到期后自動解密、延長保密期限等操作，并根據用戶的選擇自動生成相應的報表清單，自動進入相應的審批流程，等等。

二是自動規范操作。將定密工作和其他保密管理要求有機融入其中，通過流程阻斷用戶的違規操作，規范用戶的操作行為。比如，某一文檔不經過定密審批，用戶要對其進行發布、打印、存檔等操作都將無法進行；文檔密級如高于計算機終端密級和用戶密級，該文檔不能發布到該計算機終端或用戶等。

三是自動審計全程留痕。根據保密工作的實際需要，各系統要對涉密電子文檔的產生、定密、流轉、更密、解密全過程的操作行為進行跟蹤審計，形成完備的安全審計日志，使電子文檔全生命周期的各種操作行為都留痕可查，以確保電子文檔定密管理責任和其他各項保密管理責任得到真正的落實。