分析高校人事管理信息化建設必要性及措施

王若斐

摘 要：目前在大多數高校已經全面開啟了信息化管理的工作策略，人事檔案的信息化建設要實現對資源和管理手段的有效利用，提升檔案信息化的管理水平。本文主要介紹了高校人事管理信息化建設的必要性，并進一步分析了高校人事檔案管理信息化建設的對策。

關鍵詞：高校；信息化管理；人事檔案；建設；必要性

一、前言

高校現行人力資源管理方式的弊端隨著高校之間相互整合，高校規模正日益擴大，同時，高校擴招造成師生員工數量的急劇膨脹，現行人力資源管理模式已經顯得捉襟見肘，暴露出種種弊端。主要有以下幾點：1、管理效率低下。人力資源管理信息化是高校信息化的重要組成部分，是信息技術飛速發展下形成的資源管理模式。傳統的管理模式不僅存在手工操作效率低下的問題，而且容易出錯，往往占據了人力資源管理者大量的時間。很多人力資源常規性工作不能及時開展，工作中預先操作甚至是實時操作都非常困難。2、管理觀念落后。從高校的人力資源管理現狀來看，高校人力資源管理體制仍然是沿襲過去在計劃經濟條件下建立起來的一套傳統的人事管理制度，人力資源的行政配置性和壟斷性在高校人力資源管理中尚根深蒂固。對于師資的管理強調的是“管人”，而不是著眼于人力資源的再開發，工作中常常用現成的政策法規管理人事、約束人事。3、各部門難以良好協作。高校許多行政管理部門或多或少的涉及人力資源管理的范疇，很多工作都需要幾個部門共同協助完成。這就涉及不同部門之間的相互配合，可是在傳統管理方式下，不同部門的步調難以協調，互相之間的聯系、磋商、推諉浪費了很多精力和時間，造成工作很難按時完成或完成的不盡如人意。4、缺乏人力資源戰略意識。目前，我國許多高校都紛紛制定了自己的中長期教學規劃、科研規劃，確立了自己的辦學定位，但缺乏科學合理的人力資源中長期規劃。隨著人力資源配置從以行政調配為主轉向以市場調節為主，高校如果沒有通過實施人力資源戰略管理，有意識的去吸引、開發、培養出適合自己的人才，等到需要時才“臨渴掘井”，是無法適應激烈的競爭環境和發展要求的。

二、高校人事管理信息化建設的必要性

1.人事工作拓展的需要

人事檔案工作作為高校管理工作中必不可少的一部分，是人才信息管理的重要條件。當 前的社會競爭無非就是對人才的競爭。人事部門可以通過人事檔案來獲得人才的信息，，根據 不同的人才能力、特點，來實現資源的合理配置。在使用人才上，要以用為本，以人才優先，提倡創新機制，為人事工作奠定良好的基礎。在長期的管理實踐當中，高校的人事管理部門 已經積累了一定的經驗和大量的檔案資料，目前需要朝著規范化的方向前進。人事檔案管理 只有真正地走向信息化、系統化管理，才能夠充分地滿足人才管理的需求。高校作為人才集 中的場所，實現對人才的挖掘、開發，必然不能少了人事檔案管理，加強信息化建設，建立 一個真實完整的信息庫，可以使得高校的人事管理走向高效運轉。

2.歷史發展的必然趨勢

人事檔案誕生與人事管理，隨著社會的發展，我們的檔案載體由竹簡到紙張，再到現在 的錄像、錄音光盤等等。歷史的變遷，使得我們必須遵從發展的腳步，讓檔案載體跟進時代 的步伐。傳統紙張的檔案材料，在保管上容易出現磨損，甚至會影響到文獻的價值。紙張的 編制通常也需要較長的周期，查找起來也尤為不方便，僅能靠人工調閱、檢索。長期以來，我們都用著耗時長、工作量大的人事檔案管理模式，在大數據時代下，這種方式已讓我們感 覺到力不從心。所以，發展高校人事檔案的信息化管理，是歷史的轉折點，也是我們工作從 簡的途徑。

三、高校人事管理信息化建設的對策

1.統一規范管理

人事檔案管理目前還沒有很好地融入到高校的檔案管理范疇當中，我國目前也沒有出臺 相關的政策，這樣使得管理體制有著明顯的松散性，嚴重地制約了人事檔案管理的建設。在 此背景之下，國家和相關的教育部門應及時出臺相關政策，結合當下人才管理工作的需求，聯合高校人才管理的情況，制定統一的、系統的政策法規，建立健全相關的檔案管理制度，讓高校的人事檔案管理有制度可循。與此同時，高校應建立起專門的管理機構，落實檔案管 理究竟該交由誰管的問題。高校人事檔案建設，要走向標準化、信息化，制定統一的信息化、網絡化標準，并配備相關的設備，制定相應的保護標準，讓高校的人事管理少走彎路，更好 地迎合時代地發展。

2.提升管理人員的素質

為了更好的迎接人事管理的信息化建設，高校人事檔案信息化不僅需要辦公設備的信息 化，還需要更新相應的人才管理辦法。在高校的人事檔案管理信息化建設過程中，工作人員 才是決定工作質量的重要因素，任何工作都離不開人，無論是技術的開發還是技術的使用，都需要檔案管理人員盡心盡力地工作。檔案主管部門要加強對檔案管理人員的培訓，讓他們 不僅有檔案管理的專業知識，還能夠熟練得運用計算機和網絡技術，努力提升檔案管理人員 的素質水平。檔案管理人員要努力提升自身的文化素質，豐富自身的電子應用水平，以此來 作為提升檔案管理工作的基石，將傳統的檔案管理推向電子化道路。這就需要檔案管理人員 跟上時代的步伐，加強業務的學習，拓寬自身的知識結構，提升業務素質。

3.加大資金投入力度

檔案信息化管理，需要更新相應的硬件設備，需要引進管理人才，在這方面就需要有大 量的資金投入。學校領導應充分地重視起來人事檔案管理工作，對此給予大力的支持。確保 有充分的資金，也將資金列入預算當中，保證資金的有效利用。嚴格執行現代化的標準，增 添適合現代化建設、信息化建設的硬件設備。與此同時，為了加強人事檔案管理的安全性，要配備一些空調、滅火裝置、溫度檢測儀等等，確保工作的順利展開。

4.提升工作服務意識

鼓勵檔案管理工作人員形成良好的職業作風與道德修養，充分地認識到人事檔案工作的 重要性，認真對待工作，一絲不茍地完成工作。對學校負責、對現實負責，對歷史負責，對 在校的教職工負責。人事檔案管理工作作為具有較強服務型的工作，相關人員不僅要做好組 織服務，更需要為學校教學、科研等項目進行服務，樹立全心全意的服務意識，做到對自己 的崗位負責。在傳統的數據環境下，數據的精準性是為了實現檔案管理結果的科學性。在大 數據環境下，數據的海量化使得數據會出現這樣那樣的錯誤，檔案管理人員應保持清晰的脈 絡，理清思路，用全新的角度和觀念來看待問題。

四、總論

隨著社會的不斷發展，高校的人事檔案實現信息化建設，是滿足其發展的需要，是迎合 社會發展的選擇。目前的人事檔案管理隊伍建設落后，科學管理程度差。要解決這些問題，人事檔案管理建設要做到與時俱進，加強基礎性建設的同時，提升標準化運作，確保體系的 安全可靠，提升管理人員的業務水平、技能水平，以此來更新人事檔案管理對人才的需要。

（作者單位：四川外國語大學成都學院）