電子文件和電子檔案管理研究

李濛

摘 要：電子檔案管理系統(tǒng)，為企事業(yè)單位的檔案現(xiàn)代化管理，提供完整的解決方案，電子檔案管理系統(tǒng)既可以自成系統(tǒng)，為用戶提供完整的電子檔案管理和網(wǎng)絡(luò)查詢功能，也可以與本單位的OA辦公自動(dòng)化和DPM設(shè)計(jì)過(guò)程管理，或者與MIS信息管理系統(tǒng)相結(jié)合，形成更加完善的現(xiàn)代化信息管理網(wǎng)絡(luò)。本文主要研究電子文件和電子檔案管理。

關(guān)鍵詞：電子文件；電子檔案；管理；研究；

應(yīng)從本單位辦公自動(dòng)化與信息管理工作的大局出發(fā)，順應(yīng)其規(guī)律，摸清信息產(chǎn)生的源頭，促使電子文件歸檔納入辦公自動(dòng)化和信息管理的工作程序，建立歸檔制度。

一、電子文件歸檔方式和途徑的選擇

紙質(zhì)檔案的載體較為穩(wěn)定安全，而電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞，因此歸檔方式的選擇至關(guān)重要。經(jīng)實(shí)踐檢驗(yàn)，利用磁盤(pán)，脫機(jī)采集數(shù)據(jù)的介質(zhì)移交方式容易造成數(shù)據(jù)丟失。如遇質(zhì)量較差的磁盤(pán)，會(huì)影響文件的可讀性。為防止數(shù)據(jù)丟失需制作多份備份盤(pán)存檔，這不僅加大了工作量，也增加了存貯磁盤(pán)的數(shù)量，簡(jiǎn)便而安全的方式是采用網(wǎng)絡(luò)移交歸檔，并利用光盤(pán)存貯。網(wǎng)絡(luò)移交的途徑有兩條：

（一）借助計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)，開(kāi)通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線。隨著各單位計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來(lái)越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。這些文件經(jīng)過(guò)各業(yè)務(wù)管理部門(mén)挑選，反映了職能活動(dòng)的概貌，上網(wǎng)前，又按著信息管理部門(mén)的統(tǒng)一要求進(jìn)行了文件格式的轉(zhuǎn)換，在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性，是歸檔的重點(diǎn)。對(duì)那些未輸送到計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)上的具有保存價(jià)值的電子文悠揚(yáng)，應(yīng)由電子文件形成部門(mén)編目整理，也利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向檔案部門(mén)傳輸，可以借助信息管理網(wǎng)絡(luò)在各業(yè)務(wù)管理機(jī)構(gòu)與檔案部門(mén)之間開(kāi)通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線，建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專用子系統(tǒng)。

（二）選擇電子文件信息的匯集點(diǎn)，由計(jì)算機(jī)與信息管理部門(mén)負(fù)責(zé)歸檔。為適應(yīng)辦公自動(dòng)化工作發(fā)展的需要，人們?cè)絹?lái)越注重信息工作的系統(tǒng)化和標(biāo)準(zhǔn)化水平，計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)也從以往的“分散各異”轉(zhuǎn)向“集中統(tǒng)一”，打破了立卷單位人界限，更趨向基于某一方面或幾方面職能活動(dòng)的內(nèi)容而建立系統(tǒng)。計(jì)算機(jī)與信息管理部門(mén)負(fù)責(zé)規(guī)劃、統(tǒng)籌本單位信息管理工作，是開(kāi)發(fā)集中統(tǒng)一型信息系統(tǒng)的牽頭部門(mén)，成為電子文悠揚(yáng)信息的匯集點(diǎn)，又具有一定的技術(shù)設(shè)備及人才條件。由他們負(fù)責(zé)將日常工作中形成的具有保存價(jià)值的電子文件歸檔，無(wú)是最佳歸檔途徑之一。

無(wú)論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統(tǒng)一格式編目整理后，傳輸給檔案部門(mén)，不能由檔案部門(mén)自行從網(wǎng)上下載，以保證電子文件形成部門(mén)對(duì)其數(shù)據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。檔案部門(mén)接收的電子文件一律應(yīng)存入光盤(pán)，最好不用磁盤(pán)存貯。

二、相關(guān)部門(mén)職能交融集成，建立電子文件歸檔制度。電子文件來(lái)源廣泛，形成者不僅有業(yè)務(wù)管理部門(mén)的承辦人，還有數(shù)據(jù)錄入員、信息管理與計(jì)算機(jī)技術(shù)人員等。將頭緒如此之多的電子文件收集歸檔，必須靠制度約束，使制度變成歸檔人員的自覺(jué)行動(dòng)。要將電子文件歸檔工作納入本單位的立卷歸檔制度，并列入信息管理工作程序，在布置、檢查、總結(jié)、考核信息管理工作的同時(shí)，布置、檢查、總結(jié)、考核電子文悠揚(yáng)歸檔工作。

與紙質(zhì)文悠揚(yáng)相比，電子文件歸檔所涉及的問(wèn)題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門(mén)獨(dú)家很難完成，應(yīng)采取電子文件形成部門(mén)、檔案部門(mén)、計(jì)算機(jī)與信息管理部門(mén)三結(jié)合的方法。電子文悠揚(yáng)形成部門(mén)熟悉各項(xiàng)管理業(yè)務(wù)，了解電子文件的自然形成規(guī)律和歷史聯(lián)系，是承擔(dān)歸檔工作的主要責(zé)任者，在鑒定工作價(jià)值時(shí)最有發(fā)言權(quán)；檔案部門(mén)掌握歸檔的原則、方法，又了解全局情況，可以發(fā)揮把關(guān)和統(tǒng)籌作用；計(jì)算機(jī)與信息管理部門(mén)既是電子文件的形成單位，又是設(shè)計(jì)和維護(hù)信息管理網(wǎng)絡(luò)、管理電子信息的專業(yè)技術(shù)部門(mén)，在電子文件歸檔制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作中處于舉足輕重的地位。

三個(gè)部門(mén)的職能應(yīng)相互滲透，揚(yáng)長(zhǎng)避短，發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)，在電子文件歸檔中集成一體，共同形成質(zhì)量較好的電子文檔。

三、“兩套制”歸檔的必要性與適時(shí)簡(jiǎn)化合一的可能性

由于印章和簽署是文件生效的主要標(biāo)志，在現(xiàn)在技術(shù)條件下，對(duì)一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質(zhì)形式保存。

鑒于電子文件載體和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性，以及電子文件的易修改性，也有必要將重要的電子文件制成硬拷貝存檔，以確保數(shù)據(jù)的安全。

目前，電子文件、紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為檔案一般采取“雙軌制”，歸檔內(nèi)容形成“兩套制”，即紙介質(zhì)與磁、光介質(zhì)兩種文件一起歸檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案。其歸檔時(shí)使用不同的編目方法和存貯裝具。檔案部門(mén)應(yīng)在每一卷紙質(zhì)檔案的備考表或卷內(nèi)目錄“備注”項(xiàng)中注明相應(yīng)的電子文件的編碼及存址，同時(shí)，在電子文件歸檔目錄“備注”項(xiàng)中注明相應(yīng)的紙質(zhì)文件的檔號(hào)及存址，以便利用時(shí)參照互補(bǔ)。

在磁、光介質(zhì)文件耐久性留存的問(wèn)題尚未解決之前，它與紙質(zhì)檔案將并存很長(zhǎng)時(shí)間，但從長(zhǎng)遠(yuǎn)看，在電子檔案存儲(chǔ)介質(zhì)的技術(shù)條件進(jìn)一步改進(jìn)之后，可嘗試對(duì)那些參考作用大、情報(bào)價(jià)值高的檔案，采取以磁、光介質(zhì)歸檔為主，紙介質(zhì)歸檔為輔的做法，而對(duì)那些憑證價(jià)值較高的檔案，則采取以紙介質(zhì)歸檔為主，磁、光介質(zhì)歸檔為輔的做法。這樣，不但能夠提高檔案管理工作效率，優(yōu)化館藏，也能減少檔案的體積，緩解庫(kù)房緊張的狀況。兩種介質(zhì)歸檔的簡(jiǎn)化合一，要經(jīng)過(guò)審慎證證，在萬(wàn)無(wú)一失的情況下實(shí)行，最好以簡(jiǎn)報(bào)、情況報(bào)道類(lèi)，以及信息的實(shí)質(zhì)內(nèi)容已被其它檔案所包含的文件作為簡(jiǎn)化合一的首選目標(biāo)。

四、電子檔案管理系統(tǒng)系統(tǒng)特點(diǎn)

電子檔案管理系統(tǒng)，為企事業(yè)單位的檔案現(xiàn)代化管理，提供完整的解決方案，電子檔案管理系統(tǒng)既可以自成系統(tǒng)，為用戶提供完整的電子檔案管理和網(wǎng)絡(luò)查詢功能，也可以與本單位的OA辦公自動(dòng)化和DPM設(shè)計(jì)過(guò)程管理，或者與MIS信息管理系統(tǒng)相結(jié)合，形成更加完善的現(xiàn)代化信息管理網(wǎng)絡(luò)。綜合檔案管理平臺(tái)面向政府機(jī)關(guān)及企事業(yè)單位，在設(shè)計(jì)上考慮了信息資源管理的發(fā)展趨勢(shì)，系統(tǒng)支持多種歸檔文件整理方式、多全宗管理、跨庫(kù)檢索查詢等功能，并實(shí)現(xiàn)了與在線OCR、全文檢索、雙層PDF/SEP、數(shù)據(jù)交換、圖形圖像處理、流文件瀏覽等技術(shù)的集成。

系統(tǒng)特點(diǎn)：功能模塊布局合理、操作簡(jiǎn)單方便。系統(tǒng)按照檔案管理業(yè)務(wù)流程組織設(shè)計(jì)功能模塊，所有功能在同一個(gè)界面下顯示，檔案數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)和操作一目了然，使用十分方便快捷。實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理。與OA、MIS、PORTAL等業(yè)務(wù)系統(tǒng)無(wú)縫連接，通過(guò)有效的前端控制，使大量有價(jià)值的電子文件按照點(diǎn)在檔案管理要求自動(dòng)、完整、規(guī)范地采集到電子檔案管理系統(tǒng)中。實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)的全面管理。提供完整的信息收集、整理、歸檔、編研、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷(xiāo)毀、查閱、借閱、庫(kù)房管理等全面自動(dòng)化管理。支持多全宗管理模式。滿足集團(tuán)及下屬單位不同全宗設(shè)置實(shí)體分類(lèi)的需要，實(shí)現(xiàn)集中存儲(chǔ)、集中應(yīng)用的多全宗管理模式。系統(tǒng)安全可靠。通過(guò)對(duì)檔案數(shù)據(jù)、角色權(quán)限設(shè)置、明確各級(jí)人員閱檔（文）范圍。檔案數(shù)據(jù)可存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫(kù)或文件服務(wù)器上。系統(tǒng)自動(dòng)保存海量數(shù)據(jù)測(cè)試結(jié)果，保證檔案數(shù)據(jù)安全、可靠。支持多種電子文件格式的瀏覽和顯示。提供200多種圖形、圖像、文本和電子表格等不同文件格式的歸檔管理和現(xiàn)實(shí)功能。企業(yè)檔案管理平臺(tái)面向大型企業(yè)、科研院所和工程設(shè)計(jì)單位，系統(tǒng)具有強(qiáng)大的網(wǎng)絡(luò)功能和系統(tǒng)擴(kuò)展能力，擁有檔案信息管理平臺(tái)、用戶界面生成器、批量掛接、多文件瀏覽器、數(shù)據(jù)加密、通用數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、通用報(bào)表生成器、在線OCR漢字識(shí)別等技術(shù)。企業(yè)檔案管理平臺(tái)廣泛應(yīng)用于石油化工、電力水利、冶金礦業(yè)、電信通訊、企業(yè)、輕工產(chǎn)業(yè)、建筑房地產(chǎn)、機(jī)械電子汽車(chē)、農(nóng)林牧副漁、醫(yī)藥生物等行業(yè)。

系統(tǒng)特點(diǎn)：檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)化。用戶可在系統(tǒng)提供的操作平臺(tái)上自由地定制檔案管理系統(tǒng)。實(shí)現(xiàn)從檔案類(lèi)型、分類(lèi)方法到案卷、文件錄入信息，從用戶錄入檢索界面到統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目和檔案目錄格式等定制，滿足不同行業(yè)不同檔案管理要求。

強(qiáng)大的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用功能。針對(duì)大型企業(yè)和設(shè)計(jì)單位信息量大、網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用程度高等特點(diǎn)，系統(tǒng)采用B/S和C/S混合方式實(shí)現(xiàn)不同應(yīng)用群體功能需求，支持各種大型數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)。

標(biāo)準(zhǔn)化程度高。遵循ISO15489、ISO23081、ISO14721等國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)和國(guó)家檔案局相關(guān)電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，率先通過(guò)國(guó)家檔案局同類(lèi)產(chǎn)品的技術(shù)評(píng)測(cè)和鑒定，形成標(biāo)準(zhǔn)格式光盤(pán)檔案。

支持多種電子文件格式的瀏覽和顯示。實(shí)現(xiàn)200多種圖形、圖像、文本和電子表格等不同文件格式的歸檔管理和顯示。

五、不斷完善檔案管理

檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄性，這種原始記錄性一方面表現(xiàn)在檔案的內(nèi)容上，另一方面表現(xiàn)在檔案的形式上，如，當(dāng)事人的親筆手稿、領(lǐng)導(dǎo)者的親筆簽署等，都表現(xiàn)出真實(shí)的原始性。也正是檔案的原始記錄性，才使得檔案具有法律憑證的作用。但是在在OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，電子文件的原始性卻很難得到體現(xiàn)。電子文件的原始記錄性和憑證作用如何確定，電子文件能否作為檔案，是否具有法律憑證作用等等，已經(jīng)成為檔案界的新課題。依據(jù)國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本單位的實(shí)際情況，從檔案管理的基本規(guī)律和計(jì)算機(jī)技術(shù)的特點(diǎn)出發(fā)，制訂歸檔電子文件管理辦法是當(dāng)務(wù)之急。制訂一個(gè)包括電子文件的形成、積累、整理、鑒定、歸檔、利用、統(tǒng)計(jì)、保護(hù)等內(nèi)容的管理辦法，以確保真實(shí)、有效地把好歸檔電子文件的質(zhì)量檢驗(yàn)關(guān)，從歸檔電子文件的特點(diǎn)出發(fā)研制歸檔電子檔案管理系統(tǒng)軟件。制訂管理辦法要注意的問(wèn)題 電子文件的存儲(chǔ)載體問(wèn)題。電子文件的存儲(chǔ)載體有多種，如，磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等。光盤(pán)與磁帶、磁盤(pán)相比，其特點(diǎn)是：記錄密度高、存儲(chǔ)量大；非接觸式記錄和信息讀取方式；數(shù)據(jù)傳輸率高；存取速度快；易保存。因有保護(hù)層，信息讀出為無(wú)接觸式的，不存在讀取磨損，所以盤(pán)片不易損壞。根據(jù)這些特點(diǎn)，目前使用光盤(pán)作為電子文件歸檔的載體比較合適。盡管它的標(biāo)準(zhǔn)不夠完善，但隨著技術(shù)的發(fā)展，相信在不久的將來(lái)，有關(guān)光盤(pán)的標(biāo)準(zhǔn)會(huì)陸續(xù)出臺(tái)。所以在當(dāng)前選擇光盤(pán)作為電子檔案存儲(chǔ)載體最為合適。禁用軟磁盤(pán)作為歸檔電子文件長(zhǎng)期保存的載體。在條件允許時(shí)，及時(shí)將軟磁盤(pán)更換為光盤(pán)載體長(zhǎng)期保存。紙質(zhì)檔案與電子檔案長(zhǎng)期并存在保持一致的問(wèn)題。兩種不同載體檔案的特點(diǎn)，可概括為兩句話：紙質(zhì)檔案便于長(zhǎng)期永久保存，而利用較不方便；電子檔案便于利用，但難于永久保存。鑒于這種局面，兩種載體檔案會(huì)在一定時(shí)期內(nèi)長(zhǎng)期并存。普遍做法是“雙套制”，即在保存電子文件的同時(shí)，把電子文件以硬拷貝輸出形成紙質(zhì)文件保存。兩種載體檔案并存特別要注意兩種檔案的一致性，在電子檔案著錄、編號(hào)、簽署、更改、更新時(shí)更應(yīng)注意保證電子檔案與紙質(zhì)檔案對(duì)應(yīng)相符。電子文件的安全問(wèn)題。一是電子文件歸檔時(shí)，把屬于一般性的電子文件，轉(zhuǎn)換成各種平臺(tái)都能使用的文本文件的格式，以不變應(yīng)萬(wàn)變，消除由于技術(shù)演變所帶來(lái)的影響。特殊格式電子文件，應(yīng)在存儲(chǔ)載體中同時(shí)存有相應(yīng)的瀏覽軟件。二是使用“只寫(xiě)一次式光盤(pán)加背書(shū)”方式制作歸檔原件，確認(rèn)其內(nèi)容信息的原始性。歸檔前電子文件內(nèi)容的原始性由歸檔人負(fù)責(zé)，歸檔后的原始性由檔案室負(fù)責(zé)，為了分清責(zé)任，最理想的辦法是雙方在不可更改的載體上簽字，而這種光盤(pán)的同一處刻錄軌跡只能寫(xiě)入一次，這就是“只寫(xiě)一次式光盤(pán)加背書(shū)”。也可以只讀光盤(pán)、電子簽名、數(shù)字水印、隱形條碼、數(shù)字時(shí)間印章法等來(lái)確認(rèn)電子文件內(nèi)容信息的原始性。三是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，可采用一種既能確認(rèn)發(fā)件人身份，又能保密保安全的“公用密鑰數(shù)字簽名技術(shù)”。還可采用防火墻技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全檢測(cè)、大眾身份認(rèn)證系統(tǒng)、數(shù)據(jù)加密技術(shù)等措施來(lái)保證網(wǎng)絡(luò)安全。當(dāng)然這都很難達(dá)到徹底的安全。四是利用中的安全措施：設(shè)置分級(jí)查詢權(quán)限密碼并定期或不定期地更改，屬于保密范圍的信息內(nèi)容的復(fù)制拷貝更要嚴(yán)格控制。系統(tǒng)對(duì)利用的全過(guò)程進(jìn)行有效的跟蹤監(jiān)控，并自動(dòng)進(jìn)行相關(guān)的記錄，作為利用工作查證的依據(jù)。而且利用系統(tǒng)應(yīng)有較強(qiáng)的容錯(cuò)能力，避免由于誤操作所帶來(lái)不可挽回的損失。電子文件的鑒定問(wèn)題。一是入口關(guān)，即在檔案部門(mén)接受電子文件是要檢驗(yàn)每個(gè)文件能否被正常讀出、打開(kāi)或運(yùn)行；有無(wú)感染計(jì)算機(jī)病毒；內(nèi)容是否完整，是否與歸檔移交清單或文件機(jī)讀目錄相一致等。二是定期檢查關(guān)，即對(duì)歸檔后的電子文件建立定期檢查的制度，數(shù)據(jù)類(lèi)電子文件檢驗(yàn)?zāi)芊癖徽Ｗx出，程序類(lèi)電子文件檢驗(yàn)?zāi)芊癖徽＿\(yùn)行。對(duì)于磁性載體一般應(yīng)每?jī)赡辍⒐獗P(pán)每四年進(jìn)行一次抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)，抽樣率不少于10%；對(duì)于磁性載體每四年拷貝一次，并建立對(duì)電子文件的檢查、維護(hù)、拷貝等操作過(guò)程進(jìn)行登記制度，避免發(fā)生人為的誤操作或重復(fù)勞動(dòng)。轉(zhuǎn)儲(chǔ)后的載體與原載體同樣編號(hào)保存。三是利用關(guān)，即在平時(shí)提供利用時(shí)，一旦發(fā)現(xiàn)有文件損壞或感染計(jì)算機(jī)病毒，立即要對(duì)該載體內(nèi)存儲(chǔ)的所有文件進(jìn)行檢驗(yàn)，及時(shí)采取措施修復(fù)損壞的文件。還要注意更新殺病毒軟件。同時(shí)，還要把電子文件歸檔與電子檔案管理所需要的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)軟件的開(kāi)發(fā)和硬件的配合納入到下一階段檔案室檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)規(guī)劃中去，為接受電子文件做好物質(zhì)和精神準(zhǔn)備。

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[2]傅祥、鄭珺露，電子公文制作與傳輸，合肥：安徽大學(xué)出版社，2009 10.

（作者單位：西華大學(xué)電氣與電子信息學(xué)院）