檔案管理工作中電子信息的開發(fā)利用

王凱

摘 要：在展開檔案管理工作的過程中，我們要依據(jù)現(xiàn)代化的管理思維，結(jié)合信息化管理方式的特點，對電子信息檔案予以更好的利用，提升對電子信息資源的有效開發(fā)水平。針對檔案管理工作信息化開展的形勢和特點，我們要對電子信息進行科學(xué)的管理和利用，讓檔案信息管理工作的網(wǎng)絡(luò)化、信息化優(yōu)勢得到更好的發(fā)揮，更好地將檔案管理工作的價值進行體現(xiàn)。

關(guān)鍵詞：檔案管理；電子信息；開發(fā)

在展開檔案管理工作的過程中，整個工作的內(nèi)容、方向以及任務(wù)也在發(fā)生著不斷的變化，檔案工作者面臨著更多的工作需求，如何更好地對檔案信息進行利用，這已經(jīng)成為了以往檔案管理基礎(chǔ)層面上的一個新的課題。在展開檔案管理工作的過程中，我們要依據(jù)現(xiàn)代化的管理思維，結(jié)合信息化管理方式的特點，對電子信息檔案予以更好的利用，提升對電子信息資源的有效開發(fā)水平。針對檔案管理工作信息化開展的形勢和特點，我們要對電子信息進行科學(xué)的管理和利用，讓檔案信息管理工作的網(wǎng)絡(luò)化、信息化優(yōu)勢得到更好的發(fā)揮，更好地將檔案管理工作的價值進行體現(xiàn)。

一、檔案電子信息特點

檔案管理工作開展的過程中，電子信息本身具有較為明顯的傳播收集快、信息開放性強、來源廣泛、種類繁多、形式多變等多方面的特點。在檔案管理工作開展的過程中，需要結(jié)合電子信息的實際特點來展開相關(guān)的管理工作，這樣才能最大限度地對電子信息進行利用和開發(fā)。與此同時，檔案管理工作中，電子信息本身的真實性和可靠性在實際驗證的過程中具有一定的困難，在開發(fā)利用的過程中也要進行重點關(guān)注，實時對工作內(nèi)容進行調(diào)整，確保相關(guān)信息內(nèi)容的完整、準確、及時、有效。

在現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的趨勢下，檔案管理工作開展的過程中，電子信息資源如何更好地開發(fā)與利用，這已經(jīng)成為當(dāng)前檔案管理工作中的重要課題。只有重視檔案信息資源的開發(fā)，并且結(jié)合電子信息的特點展開相關(guān)工作，這樣才能對檔案管理工作信息化建設(shè)工作進行更好的落實。在當(dāng)前社會需求不斷變化的形勢下，對電子信息進行科學(xué)開發(fā)和利用，這也是確保檔案管理工作規(guī)范開展，體現(xiàn)檔案信息價值的必要前提，是以往傳統(tǒng)檔案管理方式所難以企及的。正是由于諸多內(nèi)外部環(huán)境變化和需求發(fā)展的推動下，如何對檔案電子信息資源進行更加全面的開發(fā)與利用，成為擺在當(dāng)前檔案管理工作的一個重要的探究課題。

二、如何更好地實現(xiàn)對檔案電子信息的開發(fā)利用

（一）對于檔案信息資料做好安全性、完整性等多方面的保障。對于檔案信息資料來說，由于其本身的可靠性與真實性在驗證上具有一定的難度，因此做好相應(yīng)的安全性保障工作是非常必要的。在當(dāng)前快速發(fā)展的計算機信息技術(shù)的影響下，電子信息自身的保密和安全保障工作已經(jīng)成為了社會關(guān)注的重點問題，同時也成為了檔案管理工作中的必要組成部分內(nèi)容。在檔案的電子信息開發(fā)中，我們必須要將安全問題作為首要的工作內(nèi)容。做好安全管理工作要從權(quán)限、入侵防范、密碼管理等多個方面入手，并且配合防火墻技術(shù)、備份技術(shù)以及加密技術(shù)等，提升對電子信息安全性的保障。在電子信息的錄入和管理中，一部分信息會存在一定的遺漏，同時也由于一些標準、技術(shù)等方面的問題，造成了信息的完整性受到一定的影響。針對這方面的問題，在對電子信息的管理上，要采取更加科學(xué)的策略進行保存控制，并且做好歸類和篩選。利用更加科學(xué)、多元化的歸整管理方式，對于一些可能出現(xiàn)遺漏缺失的檔案內(nèi)容做好復(fù)原保存，提升檔案資料的完整性。另外，對于電子信息真實性方面的需求管理，也是整個檔案信息開發(fā)利用的一個關(guān)鍵點。由于不同的電子信息具有不同的來源，一些存在重復(fù)或者矛盾的材料信息本身真實性上具有很大商榷的空間。檔案管理人員必須要提升對檔案信息真實性的重視程度，以高水平的素質(zhì)應(yīng)對檔案的整理收集工作，提升篩選評估的科學(xué)性，確保檔案信息的真實性符合相關(guān)開發(fā)利用的需求。

（二）提升對電子信息資源開發(fā)與利用的整體水平。對于檔案管理工作來說，良好的開發(fā)利用能力，也是對檔案管理工作開展質(zhì)量進行衡量的一個重要的標準和前提。在對于檔案信息資源的收集上，要依據(jù)電子信息資源的特點，對收集的渠道進行拓展與豐富，并依據(jù)當(dāng)前的收集情況進行相應(yīng)的改進，提升檔案資源入口的控制力度。對于檔案電子信息的管理工作來說，其工作的內(nèi)容較多，各類工作的形式和管理對象較為復(fù)雜，一套完善的軟件體系是確保相關(guān)工作高效開展的關(guān)鍵和前提。在進行軟件管理系統(tǒng)開發(fā)的過程中，要做好充分的需求分析和前期調(diào)研，結(jié)合檔案管理工作具體的業(yè)務(wù)流程，對于信息化管理平臺進行合理的構(gòu)建，選擇符合實際需求的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，打造一個具備較強應(yīng)用效能的軟件管理平臺。另外，也要對于服務(wù)的渠道進行拓展，提升服務(wù)的整體質(zhì)量。

檔案信息作為一種無形的資源，檔案管理人員應(yīng)改變以往被動服務(wù)的觀念，主動地向人們宣傳檔案信息資源的重要性與使用價值，不斷拓展服務(wù)渠道，提高服務(wù)質(zhì)量。檔案管理人員除了提供業(yè)務(wù)方面的檔案信息外，還可在不違反原則的基礎(chǔ)上，向用其他部門布全宗檔案目錄科檔案等資源，以拓寬檔案管理的服務(wù)面，更好地發(fā)揮檔案信息的作用。

（三）提升檔案管理業(yè)務(wù)能力素質(zhì)。在檔案電子信息開發(fā)利用的過程中，對于相關(guān)系統(tǒng)軟件的科學(xué)應(yīng)用以及對相應(yīng)信息技術(shù)的使用水平都會對于整個開發(fā)利用工作的開展產(chǎn)生很大的影響，只有不斷地提升檔案管理工作人員自身業(yè)務(wù)素質(zhì)水平，才能確保開發(fā)利用工作的開展效果。檔案管理人員必須具有良好的職業(yè)道德修養(yǎng)，以一個認真、負責(zé)的態(tài)度來應(yīng)對日常檔案管理工作。檔案工作具有較強的專業(yè)性，并且具有一定的服務(wù)職能屬性。在展開檔案管理工作的過程中，要對于工作的原則進行不斷的堅守，以高度負責(zé)的態(tài)度來應(yīng)對日常的工作，確保每一項工作都得到有效的落實推進。檔案管理人員要在開展日常工作的過程中，不斷地提升自己，并依據(jù)當(dāng)前檔案管理信息化形態(tài)下相關(guān)工作的要求，更好地對電子檔案信息進行保護和分類管理。

檔案管理人員要熟練地對計算機設(shè)備進行操作，并提升對網(wǎng)絡(luò)安全運行的保障能力，及時對電子信息資源進行整理和管理，利用高效的檢索系統(tǒng)進行管理，提升信息化環(huán)境下的整體服務(wù)能力。檔案管理工作人員要通過積極地接受相關(guān)教育培訓(xùn)，讓自身技能水平得到更好的提高，在當(dāng)前信息時代下形成更加全面的知識結(jié)構(gòu)體系。

總而言之，對于檔案電子信息進行科學(xué)的開發(fā)與利用，這是現(xiàn)代檔案管理工作的重要需求，也是提升檔案管理工作質(zhì)量，對檔案信息資源價值進行充分發(fā)揮的必要前提。在展開相關(guān)工作中，我們要對檔案電子信息進行更加全面的開發(fā)，提出科學(xué)的應(yīng)對策略，讓電子信息真正成為具有實實在在應(yīng)用意義的檔案資源。

（作者單位：河北省石家莊市藁城區(qū)供銷合作總社）