淺析辦公室檔案管理工作效率提升途徑

于成龍

摘 要：由于時(shí)代的發(fā)展，辦公室管理工作也越來越先進(jìn)，檔案管理工作作為辦公室管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，也應(yīng)該不斷與時(shí)俱進(jìn)，充分發(fā)揮出檢索和查詢的作用，以提高工作效率。就辦公室檔案管理工作的實(shí)際來說，檔案管理工作其實(shí)是一個(gè)收集資料數(shù)據(jù)，并對(duì)其進(jìn)行整理保存的過程。實(shí)際上，檔案管理的實(shí)質(zhì)就是通過檔案管理來反映事物的發(fā)展過程，對(duì)辦公室工作具有切實(shí)的參考和借鑒作用。

關(guān)鍵詞：辦公室；檔案管理；單位管理

1辦公室檔案管理工作中的問題

1.1管理人員的檔案管理意識(shí)不足

在辦公室管理工作人員中，很大一部分工作人員對(duì)于檔案管理的重要性都沒有正確的認(rèn)識(shí)。多數(shù)管理工作人員都是身兼管理工作，因此對(duì)自己的工作認(rèn)識(shí)不夠，管理意識(shí)也有所不足，不具備專業(yè)的管理水平。由于檔案管理工作人員的專業(yè)水平有限，知識(shí)也較為局限，而檔案涉及的方面又非常廣，所以很多工作人員不能及時(shí)準(zhǔn)確將各類檔案進(jìn)行分類管理，導(dǎo)致大量檔案資料出現(xiàn)了長(zhǎng)期堆放的狀態(tài)，或者存在管理不當(dāng)現(xiàn)象。這嚴(yán)重的影響了檔案的管理和整理。

1.2管理制度不健全

若想將辦公室管理工作高效的進(jìn)行下去，首先必須要健全各方面的管理制度，檔案管理也是這樣。檔案管理制度主要包括檔案分類、保管期限、介質(zhì)區(qū)分、收集機(jī)制、歸整規(guī)范、查閱借閱規(guī)定等等。但是，單位有的領(lǐng)導(dǎo)人員過于繁忙，對(duì)辦公室管理工作也不重視，沒有單獨(dú)建立管理檔案的資料室，沒有相關(guān)的檔案管理制度。因此，導(dǎo)致檔案管理人員懈怠了其工作，進(jìn)而影響其對(duì)檔案的處理。

1.3辦公室檔案管理工作人員素質(zhì)有待提高

對(duì)于很多單位來講，辦公室檔案管理工作人員的素質(zhì)還有待提高，在工作中往往展現(xiàn)出很多不足，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，很多辦公室檔案管理工作人員，不能熟練利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作，還需要經(jīng)過較長(zhǎng)的時(shí)間熟悉和使用計(jì)算機(jī)，使得辦公室檔案管理工作無法高效開展；第二，很多辦公室檔案管理工作人員認(rèn)為自己進(jìn)行的是打雜的工作，沒有在工作過程中承擔(dān)起自己應(yīng)盡的責(zé)任，很多工作往往都是拖到最后，極大地降低了辦公室檔案管理工作的效率。2.辦公室檔案管理工作手段較為落后。目前，很多單位仍然采用人工管理檔案的傳統(tǒng)管理手段，這種管理工作手段較為落后，形成了很多不良后果，主要體現(xiàn)在：第一，沒有充分利用信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，使得很多檔案管理人員雖然耗費(fèi)大量的精力，但是無法更好地提高辦公室檔案管理工作效率；第二，沒有將信息技術(shù)應(yīng)用到辦公室檔案管理工作中，很容易造成資料缺失，很多資料在整理過程中會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤，無法對(duì)資料進(jìn)行快速備份和恢復(fù)，為單位帶來較大損失。

2促進(jìn)辦公室檔案管理工作效率提升的途徑

2.1建立完善的信息管理系統(tǒng)

隨著我國(guó)信息社會(huì)的不斷發(fā)展，信息科技對(duì)于人們的生活和工作都產(chǎn)生了重要的影響，極大地提高了人們的工作效率，方便了人們的日常生活。所以，為了更好地提高辦公室檔案管理工作的工作效率，需要建立完善的信息系統(tǒng)：首先，單位應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到辦公室檔案管理工作的重要性，并且能夠在這方面進(jìn)行一定的資金投入，從而建立完善的信息管理系統(tǒng)，使得辦公室檔案管理工作由傳統(tǒng)的人工管理方式向著信息化管理方式邁進(jìn)。第二，單位不僅需要投入一定的資金，用來提高辦公室檔案管理工作的效率，而且還需要投入一定的人力和物力，從各個(gè)方面為提高辦公室檔案管理工作的效率創(chuàng)造條件。

2.2改進(jìn)檔案管理的思想觀念

第一，單位的領(lǐng)導(dǎo)人員要將檔案管理置于工作的重要位置，加強(qiáng)單位的檔案綜合管理，在謀劃階段和實(shí)施階段都要做好檔案管理工作。第二，完善檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)考核制度、獎(jiǎng)懲制度，增強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，提高工作人員的工作效率，同時(shí)還要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的監(jiān)督，激發(fā)管理工作人員的工作積極性，開展檔案管理教育和培訓(xùn)。

2.3培養(yǎng)檔案管理專業(yè)人才

當(dāng)前，單位中的檔案管理工作人員能力和素質(zhì)不統(tǒng)一，互相之間缺乏良好的配合，團(tuán)隊(duì)缺乏協(xié)作力，嚴(yán)重影響了工作效率。因此，第一要加強(qiáng)對(duì)高素質(zhì)人才的引進(jìn)和對(duì)專業(yè)人員的訓(xùn)練，完善單位檔案管理工作的人力資源力量。第二，定期開展檔案管理工作人員的教育培訓(xùn)，通過參加國(guó)家檔案管理綜合管理部門的調(diào)訓(xùn)，獲取檔案管理資格，提升自身的管理能力。

2.4進(jìn)一步完善單位的檔案管理制度

由于一些單位自身的規(guī)章制度體系以及內(nèi)容還存在很多欠缺的地方，尤其是那些辦學(xué)時(shí)間較短的學(xué)校而言，其將大多數(shù)精力都投入到了教學(xué)管理當(dāng)中，而忽視了辦公室檔案管理工作的重要性，因此，并沒有在規(guī)章制度中執(zhí)行詳細(xì)的工作規(guī)范。但是，辦公室檔案管理工作尤為重要，為了更好地提高辦公室檔案管理工作的效率，必須進(jìn)一步完善檔案管理工作的規(guī)章制度：第一，充分爭(zhēng)取辦公室檔案管理工作人員的意見，在完善規(guī)章制度的過程中集思廣益，使相關(guān)的規(guī)章制度能夠更加完整和合理。第二，在實(shí)際工作中，需要根據(jù)辦公室檔案管理工作的實(shí)際情況，不斷修復(fù)和完善規(guī)章制度中的相關(guān)章節(jié)，從而使規(guī)章制度能夠更好地指導(dǎo)辦公室檔案管理工作，不斷提高辦公室檔案管理工作的工作效率。

2.5建立辦公室檔案管理工作的反饋機(jī)制

對(duì)于很多單位來講，都需要及時(shí)匯報(bào)職工的工作，從而使得單位領(lǐng)導(dǎo)者能夠了解職工的工作內(nèi)容，并且對(duì)未來的工作內(nèi)容進(jìn)行合理規(guī)劃。因此，在提高辦公室檔案管理工作效率的過程中，可以建立辦公室檔案管理工作的反饋機(jī)制，為此，可以從以下幾點(diǎn)入手：第一，鼓勵(lì)職工積極反映和反饋工作中的問題，反饋意見的收集人員可以對(duì)意見進(jìn)行整理和匯總，使得單位管理者能夠充分參考這些意見，對(duì)現(xiàn)有的辦公室檔案管理工作進(jìn)行改革；第二，辦公室檔案管理工作可以根據(jù)不同的部門對(duì)資料的重視程度等進(jìn)行分門別類地整理，這不僅僅有利于資料的保存和檢索，也可以使辦公室檔案管理工作人員及時(shí)了解資料用途，為不同資料分配不同的整理資源。

2.6加大辦公室檔案管理的資金力度

辦公室檔案管理工作對(duì)保障辦公室穩(wěn)定工作、提高工作效率都具有非常重要的作用。辦公室檔案資料在辦公室工作中有著重要的指導(dǎo)作用，因此通過對(duì)大量雜亂檔案資料進(jìn)行管理，可以方便辦公室工作人員對(duì)資料文件進(jìn)行查閱借鑒。由于辦公室的資料文件都比較量大雜亂，對(duì)于大量的檔案進(jìn)行管理也是一項(xiàng)十分繁瑣的工作，所以想要提高辦公室檔案管理的工作效率，不僅需要大量的時(shí)間，也需要大量的資金支持。單位可以加大資金支持力度，完善檔案管理信息系統(tǒng)，通過資金支持建立科學(xué)的檔案管理信息系統(tǒng)，只有檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化，才可以減少在檔案管理中耗費(fèi)的時(shí)間和人力，也可以提高辦公室檔案管理的工作效率。

結(jié)束語

辦公室各項(xiàng)工作的開展都和辦公室檔案管理工作有直接的聯(lián)系，只有提高了辦公室檔案管理的工作效率，才能為辦公室各項(xiàng)工作提供數(shù)據(jù)資料的查詢便利，推進(jìn)辦公室工作的順利開展。辦公室檔案管理也應(yīng)該采取一系列管理措施，通過加強(qiáng)管理人員的專業(yè)知識(shí)，利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，單位各部門相互配合合作等措施，才能進(jìn)一步提高辦公室檔案管理工作效率。

參考文獻(xiàn)

[1]杜慧玲.探討如何提高辦公室檔案管理工作效率的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（05）：171-172.

[2]張韶華.提高辦公室檔案管理工作效率的有效途徑分析[J].科技資訊，2015（13）：149.

[3]宋勝華.提高辦公室檔案管理工作效率的策略探索[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇，2017（20）：225-226.

[4]謝蓉.提高辦公室檔案管理工作效率的策略分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（03）：109.

（作者單位：河北省承德市隆化縣行政審批局）