淺談航道改革中人事檔案整理審核工作

曹慶霞 泉卉

摘要：十九大報告明確提出要建設“交通強國”，長江航道作為長江航運的基礎，建設交通強國和強大現代化長江航運，要求長江航道必須強起來，強是全方位的強，其中，人事檔案是單位選撥和晉升人才的原始參考資料，是人才隊伍建設的重要組成部分，也應該響應改革的號召，逐步完善和強大起來。本文根據航道改革的實際工作中人事檔案整理審核存在的問題進行分析，結合當前航道轉型發展對信息化建設的要求，提出對應的建議。

關鍵詞：航道改革；人事檔案；整理審核；信息化

中圖分類號：G27 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2018）006-0-01

一、引言

人事檔案是組織人事等有關部門，按照黨的干部政策，在培養、選撥和任用干部等工作中，形成的記載干部經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作實績等內容的文件資料，是歷史地、全面地考察了解和正確選撥使用干部的重要依據。

人事檔案整理審核是根據相關文件精神和標準，對人事檔案資料進行全面的收集、分類、排列、加工和裝訂等，并對檔案材料記載的“三齡兩歷”及家庭成員信息等內容進行全面審核。

長江航道作為一家公益性的服務性質的事業單位，目前正處于改革攻堅時期，轉型發展仍然任重道遠，能否做好人事檔案的整理審核工作，對單位人事檔案管理的質量和利用具有重要的影響。目前，人事檔案整理審核工作仍然存在一些共性和特性的問題。

二、檔案整理審核工作中存在的問題分析

目前，國內許多事業單位人事檔案仍以紙質資料保存為主，整理和審核工作都存在以下問題：

（一）人事檔案整理的程序比較復雜

首先，檔案整理是一項系統性的工作，對收集的檔案資料要進行分類、排序、裝訂等一系列過程，每一個環節都需要檔案整理人員花費大量的時間和精力，對收集的資料進行細致準確的甄別，對一份檔案缺失和不完整的資料重新收集，對年久易壞的資料進行一定的修復，對單位全部的人事檔案進行防火、防潮、防蛀、防盜等的保管及保密工作，任何一個環節一旦出錯，糾正的過程也比較煩瑣。其次，檔案資料的整理仍采取人工整理的方法進行，是一項重復性非常高的機械作業，需要檔案整理人員長期保持耐心和細心，而從這項工作中卻很難獲得成就感，不利于職工職業規劃的發展。最后，檔案整理拆裝過程比較頻繁，檔案整理除每年需要定期整理之外，當有符合歸檔要求的材料或干部發生崗位變動等情況時，這些新材料都需要及時整理歸入檔案中。

（二）人事檔案整理審核工作人員專業性不夠

由于處于航道轉型發展的攻堅時期，航道發展更加聚焦公益服務，雖有專門的檔案管理部門，但卻無專職的人事檔案整理審核人員。目前，通常采取借調其他崗位人員的方式兼任檔案整理審核人員。一方面，借調人員的檔案相關知識比較欠缺，工作效率和質量較差。因為借調人員不是專職的檔案工作人員，對檔案整理審核工作不熟悉，至少需要花費1-2個月的時間摸索和熟悉該項工作，期間工作的效率比較低，工作成果的質量比較差，經常需要返工。另一方面，借調人員的自身素質參差不齊，自身素質比較急躁的人很難長久地堅持推進該項工作，勢必影響檔案整理審核工作的整體進度。

（三）人事檔案整理審核工作信息化建設沒有同步推進

目前，電子航道圖已在長江航道上線運行，數字航道給長江航道傳統維護、管理、服務方式帶來了重大革新，同時，長江航道各單位檔案建設已逐步推行信息化數字化，很多單位的文字檔案信息化建設工作榮獲省級榮譽等，但人事檔案依然維持了傳統模式，與單位各項工作信息化建設的要求還存在很大差距。

（四）檔案整理審核人員流動性大

存在以上共性問題的同時，航道單位還存在自身的特性問題，即檔案整理審核人員的流動性非常大。因為沒有專職的檔案整理審核人員，通常借調從事該項工作的人借調期滿半年后又返回原崗位，換另一批人重復進行檔案整理審核工作，需要重新培訓，極大地浪費了單位的人財物資源。

三、檔案整理審核工作的幾點建議

為適應新時代、新使命、新思想、新征程，人事檔案整理審核工作也必須要立足工作實際，與時俱進，創新方法，為單位各項中心工作開展打好人才選撥基礎。

（一）強化檔案意識，建立健全檔案資料收集聯系制度

檔案整理工作作為一項系統性工作，一是要加強與其他部門之間的聯系，完善檔案資料收集工作，使收集的入檔資料全面且符合入檔要求，提高資料的規范性，節約修改資料等非生產性時間。二是要加強宣傳，使職工正確認識長江航道改革期人事檔案管理工作的重要作用，在日常工作和學習中更好地配合人事部門開展人事檔案工作。

（二）強化教育培訓，增強和提升檔案整理和審核人員的工作能力和職業素養

一是強化領導對人事檔案整理審核工作的重視。將人事檔案管理工作放到人才隊伍建設的高度上來重視，設立專職檔案整理審核人員，克服人員流動性大的問題，從財力、物力、人力等方面支持人事檔案整理審核工作。二是選用高素質、高水平的檔案專業人員從事檔案整理審核工作。選用檔案整理審核人員時，要選用具有一定檔案理論知識、政治覺悟比較高、辦公文檔操作熟練和具有一定文字表達能力的人才，在此基礎上才能更好地開展檔案整理審核工作。三是建立完善的檔案整理審核培訓機制。定期組織檔案整理審核人員培訓，了解業務方面的相關政策和要求，同時提升檔案整理審核人員在保管、使用和檔案保密方面的素質。

（三）強化信息化思維，推進檔案整理工作信息化建設

隨著物聯網、云計算、大數據等信息技術飛速發展，“互聯網+”的理念日益深入人心，已經成為經濟社會變革的一股重要力量。在長江航運信息化建設和數字航道建設大背景下，信息化已經成為航道的一個轉型發展的標簽，人事檔案管理作為人才隊伍建設的重要環節，需跟上時勢，將傳統復雜的紙質檔案資料利用信息化的手段加以管理，使得檔案整理審核工作更加科學化。

四、結語

迎接和抓住長江航運改革期的挑戰與機遇，將人事檔案信息化建設與大數據發展進行充分的結合，保持人事檔案信息化建設動態的發展和優化，提高人事檔案的利用率和實用性，使人事檔案更好地為單位人才選撥提供服務，真正為單位人力資源管理提供有效的支持。

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