電力設計工程檔案信息化管理與應用

陳娟

摘要：當前網絡技術和管理模式都有了進一步的發展，我國信息化已經進入更加繁榮的時期，檔案信息管理也在不斷完善。檔案工作隨著社會文明的提高已經深入到各個領域，在經濟發展和科技建設中發揮著重要的價值。雖然電力設計工程也執行了計算機輔助以及網絡化設計，并擁有了大量的電子化計算機文件，但是關于電力設計工程檔案信息的管理還存在很多問題，所以必須要提高檔案信息的自動處理水平。文章以電力設計行業為背景，對提升電力設計工程檔案管理質量的措施進行分析，旨在使電力設計工程檔案管理工作更加準確和便捷。

關鍵詞：電力設計工程；檔案管理信息化；有效方法

一、關于電力設計工程檔案信息化建設的介紹

檔案是非常重要的信息資源，檔案信息化管理是各個領域建設不可缺少的部分。目前計算機網絡技術在檔案工作中得到了有效使用，推進了檔案信息資源的科學管理以及網絡的有效傳播，使檔案管理擁有了智能化和信息化的良好發展。由于電力設計工程的卷冊和圖紙過于繁瑣，給檔案信息化建設帶來了很大難度，所以必須要對信息技術進行改進和創新，使用科學的管理模式和先進的信息技術為電力設計創建出優質的信息網絡，使檔案信息資源管理集合自動化、網絡化以及數字化，進而為企業信息化建設提供更加優質的服務。

二、電力工程檔案信息化管理的具體要求

首先要使用戶在最快的時間內就能夠熟悉操作流程，擁有更加直觀的瀏覽界面，讓用戶方便對瀏覽界面的信息進行打印。其次，構建完善的權限管理體系。通過恰當的權限管理，采取執行分布式的檔案管理，使檔案信息的網絡能夠有效共享。再次，構建新舊檔案管理體系。既要保持原有案卷的管理方式，也必須對文件整理方面使用創新的歸檔方式。最后必須要使檢索環節變得便捷。讓檔案信息人員不用再花費較長的時間去等待，過去好多個小時以及好多天都查不到的檔案，只需要片刻就能完成，使檔案工作有更高的效率。

三、電力設計工程檔案信息化管理的有效方法

1.全面規劃和科學部署

有些電力設計企業在檔案信息化建設環節中使用了全面規劃和集成化的管理方式，把檔案信息管理成功納入到相關企業的整體信息構建中，把檔案信息當做企業信息資源至關重要的一部分。執行科學的管理。這樣不光使檔案業務管理更具專業化，而且還有效處理了電子政務中電子文件的歸檔問題。檔案使用者可以憑借自身的權限，方便的查詢到權限范圍內的所有檔案信息，使電子文件從形成和處理，收集到整理，移交到歸檔，檢索到利用都變得簡單易操作。

2.要落實好工作的重點

電力設計工程檔案是一項比較復雜的工作。所以必須要落實好工作中的重點部分。例如某企業的電力設計工程檔案管理工作，在制定出完整的信息建設統籌前提下，遵循先收集資料，然后整理和加工，最后保管和使用。執行支持檔案業務管理的信息體系，采取自主研發和“外包”結合的技術方式，發揮出各自的特點，確保設計人員和開發人員以及檔案業務管理人員能夠建立有效的溝通，確定出實際需求，構建出統一的目標，執行檔案數字制作體系和全文信息數字管理體系以及數字存儲體系和檔案數字利用體系等。當前這些信息系統都在企業內部順利高效率的運行，在該企業工程檔案管理在編目和加工轉化以及保管和利用、數字化的管理基礎上，成功引入了自動化處理以及智能化的管理模式，既提高了檔案工作人員的管理能力，也強化了檔案信息服務利用的真正效率。

3.采取分步實施的方針

倘若區域工程檔案信息化構建在全局規劃的基礎上，就必須要使用分布執行的方式，這也是檔案信息化管理的有效策略。比如某企業在電力設計工程檔案的管理中，采取了“分步執行”的信息方式。以業務忙和工作量大以及檔案管理重點部分作為初期網絡應用的關鍵，對這些部分通過分檔管理的方式，制定出完善的開發管理信息體系。通過這個系統的有效應用，最大可能的提升了業務人員的工作效率和管理水平，例如盤點和入庫以及轉出等工作環節，使用了無限條形碼掃描方式，能夠對檔案的數量進行準確統計，使盤點工作高效率的進行。在對電力設計的其它檔案信息進行管理時，軟件開發人員可以把軟件開發中重復的體力勞動轉變成腦力勞動和編程方法，增加軟件開發的功能。在進行系統設計和軟件開發之后，構建出統一的檔案管理信息體系，使用在工程資料管理的各個方面，達到優質的運行效果。

4.構建出優質的企業檔案信息管理人才隊伍

企業要定期對信息技術人員和檔案人員進行專業的知識培訓和思想教育，提高檔案人員的專業技能和職業素質。另外檔案工作人員還必須擁有積極的工作態度和高度的工作責任心，適應新時期下企業檔案管理發展的真正需求，更出色的完成每天的工作任務。

四、關于電力設計工程檔案的有效應用

1.構建文檔一體化的模式

根據電力設計工程的特征，對檔案信息化發展方向進行充分研究，按照工程的實際需要，項目負責人設計出檔案信息化建設的總體規劃和分步執行以及業務發展的具體流程，制定出“文檔一體化”和“網絡化”以及“開發智能化”的方針，構建的內容涉及到創建網絡平臺和配置信息設備以及積累數字信息資源和執行文檔一體化。把檔案信息化項目最終總結為：有效的管理方法和積累資源，更好的實現信息共享，規范化的規章制度。

2.構建健全的電子文件管理制度

為了滿足檔案信息化管理的需要，必須實行一體化的管理方式，構建出健全的規章制度。管理制度中要包括對電子文件的管理和明確具體的職責以及電子文件的收集、移交和對電子檔案的妥善保管。為進一步促進檔案信息化管理打造基礎。

3.工程檔案智能化管理

電力設計工程中擁有大量的檔案，要想達到信息資源的積累以及有效共享，就必須要采取智能化的模式。在檔案管理信息體系中制定分類模式，對案卷數據和卷內數據以及歸檔文件進行整理，關于檔案管理方面，要把與紙質檔案相對應的資料準確輸入到信息系統中。這些錄入的電子文檔也可以通過添加附件的方式加入到檔案的正文，添加附件的先決條件是用戶必須擁有電子版的檔案。

例如計算機可以識別的一切數字信息，包括電子發文文件和電子收文文件以及掃描和錄像制作的圖片，都可以使用Netcase中的文檔格式，包括WORD文檔和PDF文檔以及TXT文本等。還可以依靠高速掃描儀自帶的掃描軟件制成圖片PDF電子文件，這種格式存儲的文件能夠不破壞數字檔案的原始內容，并且完成之后所有人都無法再次對內容進行修改。對附件可以實行單個附加，也可以進行批量附加，但是批量附加的時候，注意附件名一定要與系統內電子檔案目錄相對應。這種方法能夠構建出健全的電子檔案數據庫。

結束語

當前電力設計工程引進從單一的設計逐漸向網絡化和協同化以及集成化的方向上發展，檔案信息管理建設受到了人們越來越多的關注，電子設計工程檔案信息化的宗旨是對檔案信息資源實行自動采集和科學整理以及有效管理，對數據資源合理的利用，為促進工程設計技術的進步和達到工程信息的精確化管理提供有力支撐。我們必須對檔案管理的現代化管理模式進行不斷探索，從根本上提升檔案信息的服務質量，擁有高素質的檔案管理人才隊伍。使電力事業能夠持續穩定的發展。

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（作者單位：湖北省電力勘測設計院有限公司）