運(yùn)用檔案知識管理夯實設(shè)備管理基礎(chǔ)

/北京航天長征飛行器研究所

檔案管理是一項經(jīng)過漫長歷史進(jìn)程的活動，是社會經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)水平發(fā)展的標(biāo)志。檔案管理在知識經(jīng)濟(jì)時代的核心是知識資源管理，檔案工作正在實現(xiàn)從封閉型走向開放型，從試驗型走向?qū)嵱眯停瑥慕?jīng)驗型走向科學(xué)型的轉(zhuǎn)變。因此，將檔案價值信息上升至知識資源層面已成為檔案管理活動的首要目標(biāo)。不僅如此，檔案知識是一種經(jīng)過規(guī)范化加工處理的顯性知識，將檔案管理上升到知識管理的同時，也將會給單位檔案管理及其它延伸業(yè)務(wù)管理帶來新的應(yīng)用價值，為設(shè)備管理效能提升奠定基礎(chǔ)。

一、檔案知識管理

針對檔案管理實施知識管理是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。檔案知識管理是一種以知識管理為向?qū)У臋n案管理與以檔案為基礎(chǔ)的知識管理相結(jié)合的管理模式，這既是檔案管理理念的創(chuàng)新，又是可以落實與具體系統(tǒng)構(gòu)建的舉措。知識管理不同于以往管理模式，具有博弈性和市場性，其重視員工的精神激勵，能夠發(fā)揮員工的創(chuàng)造性和自覺性，重視知識共享、促進(jìn)制度創(chuàng)新、加強(qiáng)人才流動等。

檔案知識服務(wù)的實現(xiàn)，可以真正發(fā)揮檔案的作用，充分實現(xiàn)知識的價值，提高檔案信息化建設(shè)的實際效果。因此，通過科學(xué)合理的構(gòu)建基于知識管理的檔案管理模式，可以促進(jìn)檔案管理過程中知識體系的螺旋式上升，通過整合檔案資源信息和檔案知識服務(wù)，實現(xiàn)檔案資源的集成管理和檔案知識資源的增值，從而提升單位整體的知識化水平。

單位的關(guān)鍵設(shè)備，尤其是軍工關(guān)鍵設(shè)備主要來源于軍工固定資產(chǎn)投資項目，而其項目檔案是整個建設(shè)項目全過程的真實客觀記錄，包括項目立項論證、可行性研究、初步設(shè)計、建設(shè)施工、財務(wù)決算直至軍工驗收的項目全生命周期，是項目建設(shè)的前提、工程質(zhì)量的保證和項目竣工的依據(jù)。通過加強(qiáng)項目檔案管理，提高和促進(jìn)軍工關(guān)鍵設(shè)備檔案的系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性和有效性，已逐漸成為各軍工建設(shè)單位的共識。同時設(shè)備檔案為軍工關(guān)鍵設(shè)備后續(xù)的技術(shù)改造、運(yùn)行維護(hù)、效能評估提供了重要的技術(shù)資料，也為單位軍工項目后續(xù)的新建、擴(kuò)建、改建提供了必要的決策依據(jù)和文獻(xiàn)支撐。

二、軍工關(guān)鍵設(shè)備管理中的問題

國防科技工業(yè)作為國家戰(zhàn)略性產(chǎn)業(yè)，是國家安全和國防建設(shè)的脊梁。當(dāng)前，新一輪科技產(chǎn)業(yè)革命與新軍事革命變革交錯推進(jìn)，太空、海洋、航空、網(wǎng)絡(luò)空間等領(lǐng)域的競爭日益激烈，各主要國家展開的科技和軍事競爭，實質(zhì)是對國家安全和發(fā)展主導(dǎo)權(quán)的爭奪，是發(fā)展理念之間的交鋒，是國防科技工業(yè)實力乃至整個國家工業(yè)基礎(chǔ)能力的博弈，軍工關(guān)鍵設(shè)備作為國防科技工業(yè)的支柱裝備和能力支撐，其登記、變更、維護(hù)、處置等全生命周期的管理實踐是實現(xiàn)國防科技工業(yè)深度發(fā)展，實現(xiàn)經(jīng)濟(jì)建設(shè)和科技發(fā)展創(chuàng)新牽引的重要基礎(chǔ)保障。

目前，隨著國防科技工業(yè)改革的不斷深入和“寓軍于民、軍民融合”的武器裝備科研生產(chǎn)體系的逐步完善，軍工戰(zhàn)線面臨的內(nèi)外部環(huán)境和條件發(fā)生了巨大變化，軍工關(guān)鍵設(shè)備管理也隨之出現(xiàn)了許多新情況、新問題，急需加以研究和解決，主要體現(xiàn)在以下3個方面：

1.軍工關(guān)鍵設(shè)備信息不全

軍工關(guān)鍵設(shè)備的總量及其運(yùn)行狀態(tài)、完整情況、實際效能等數(shù)據(jù)不清，使上級及有關(guān)主管部門未能全面掌握武器裝備科研生產(chǎn)的實際能力，安排武器裝備科研生產(chǎn)保障條件的主動性、前瞻性受到一定的制約。我國軍工投資，尤其國家投資形成的軍工關(guān)鍵設(shè)備于20世紀(jì)90年代陸續(xù)建成并投入使用，而國家出臺軍工關(guān)鍵設(shè)備登記管理辦法是在2012年，存在管理制度相對滯后，這在客觀上造成部分單位的軍工關(guān)鍵設(shè)備基礎(chǔ)信息缺失。

2.軍工關(guān)鍵設(shè)備后期管理環(huán)節(jié)薄弱

軍工單位承擔(dān)著國有資產(chǎn)保值增值和“保軍”的雙重責(zé)任，但由于軍工關(guān)鍵設(shè)備后期管理環(huán)節(jié)薄弱，缺乏報廢處置的輸入條件，存在處置流程和審批權(quán)限不明確、支撐材料不充分等問題，所以在鑒定條件不能充分量化的情況下，很難給出準(zhǔn)確的鑒定結(jié)論，從而導(dǎo)致報廢處置工作把關(guān)不嚴(yán)，使得軍工關(guān)鍵設(shè)備的浪費(fèi)與流失，造成單位軍工能力的喪失。

3.軍工能力體系布局缺乏有效手段

軍工關(guān)鍵設(shè)備作為單位資產(chǎn)規(guī)模的集中體現(xiàn)和科研核心能力的裝備支撐，能夠得到單位領(lǐng)導(dǎo)的足夠重視，但從整體布局上來看，還缺乏統(tǒng)一規(guī)劃。軍工關(guān)鍵設(shè)備的論證，往往著眼于型號研制的急需，著眼于單一方向的突破，未能對單位軍工能力體系總體布局進(jìn)行頂層策劃，投資規(guī)模的不斷增加往往帶來同一科研能力的“重復(fù)建設(shè)”，而能力薄弱環(huán)節(jié)依然顯現(xiàn)“短板效應(yīng)”。

三、軍工關(guān)鍵設(shè)備檔案知識管理體系構(gòu)成

1.軍工關(guān)鍵設(shè)備檔案特點

軍工固定資產(chǎn)投資項目建設(shè)周期長、環(huán)節(jié)多、關(guān)系復(fù)雜。產(chǎn)生的設(shè)備檔案一般具有3個特點：一是涉及檔案門類多。設(shè)備檔案中主要包括文書檔案、經(jīng)營檔案、設(shè)備儀器檔案、特殊載體檔案等。二是產(chǎn)生檔案數(shù)量大。設(shè)備檔案形成于項目建設(shè)工程中，記載了項目活動的過程和成果。從購置的提出、設(shè)計到施工、驗收，各階段均產(chǎn)生了大量的檔案。三是形成檔案價值高。項目設(shè)備檔案是眾多技術(shù)活動的真實記錄，是專業(yè)技術(shù)人員智慧和勞動的結(jié)晶，是檢驗項目質(zhì)量必不可少的依據(jù)和憑證，也是項目成果的集中體現(xiàn)。

軍工固定資產(chǎn)投資項目設(shè)備檔案是項目配套工藝設(shè)備在選型、購置、生產(chǎn)、安裝、調(diào)試、驗收等建設(shè)的重要環(huán)節(jié)中形成的有保存價值的原始檔案資料，包括各類報告、記錄、圖紙、光盤、照片等。此外，部分設(shè)備是與基建工程緊密結(jié)合在一起的，如大型試驗臺架，整體環(huán)境模擬系統(tǒng)，大型起重機(jī)械、壓力容器等特種設(shè)備，也是項目設(shè)備檔案管理的重要部分，因此構(gòu)建軍工關(guān)鍵設(shè)備檔案知識管理體系就顯得尤為重要。

2.軍工關(guān)鍵設(shè)備檔案知識管理體系

為進(jìn)一步適應(yīng)軍工固定資產(chǎn)投資管理要求，檔案管理運(yùn)用知識管理手段和工具，逐步構(gòu)建知識管理體系，并在以下3個方面進(jìn)行了強(qiáng)化管理。

一是加強(qiáng)非標(biāo)定制設(shè)備的檔案管理。軍工固定資產(chǎn)投資項目因其自身固有特點，大量設(shè)備屬于非標(biāo)定制設(shè)備，也是項目檔案驗收的重要檢查項目。因此，加強(qiáng)檔案的主動搜集和整理，包括調(diào)研報告、圖紙、檢定證書、使用維護(hù)手冊等管理資料都在記錄范圍之內(nèi)，確保了非標(biāo)定制設(shè)備檔案的完整性，將檔案中價值創(chuàng)造和知識自研轉(zhuǎn)換對設(shè)備的支撐提供保障，從而提升單位的生產(chǎn)力和核心競爭力。

二是重視設(shè)備檔案的全過程知識管理。以立項批復(fù)為基準(zhǔn)，對項目工藝設(shè)備配套表的組成、購置數(shù)量、采購形式、批復(fù)技術(shù)指標(biāo)進(jìn)行梳理和熟悉，掌握文件材料形成規(guī)律，提前采取措施，保證所有批復(fù)設(shè)備都有相應(yīng)的資料支撐；以合同或技術(shù)協(xié)議為依據(jù)，對采購產(chǎn)品的內(nèi)容和技術(shù)指標(biāo)進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，確保與項目批復(fù)一致，為項目的財務(wù)決算和檔案驗收打好基礎(chǔ)。通過全過程知識管理，促進(jìn)文件、檔案的開發(fā)利用，將檔案管理融入更為廣闊的活動領(lǐng)域，與組織的戰(zhàn)略發(fā)展，財經(jīng)決算、軍工布局等相結(jié)合，使檔案管理成為單位日常活動必不可少的組成部分。

三是科學(xué)系統(tǒng)進(jìn)行檔案編目。設(shè)備檔案應(yīng)根據(jù)設(shè)備特點進(jìn)行系統(tǒng)的整理、分類和編目，科學(xué)合理的檔案整理可以反映設(shè)備建設(shè)過程的真實性、設(shè)備組成的成套性以及設(shè)備資料的完整性，通過設(shè)備檔案編目，以設(shè)備屬性分類，對外購設(shè)備和自研設(shè)備進(jìn)行區(qū)別，建立專題索引，可以較好地檢查設(shè)備檔案的規(guī)范有效性，從知識管理的角度，將文件、檔案等在內(nèi)的一切載體形態(tài)的知識納入管理范圍內(nèi)，并將不同載體形態(tài)的知識進(jìn)行整合和集成，構(gòu)建一個完整、科學(xué)、有效的知識管理體系。

四、檔案知識管理在軍工關(guān)鍵設(shè)備管理中的應(yīng)用

設(shè)備檔案是軍工關(guān)鍵設(shè)備基礎(chǔ)信息的重要載體，記錄了設(shè)備組成、主要技術(shù)指標(biāo)、承建單位等重要信息，是設(shè)備日常保養(yǎng)維護(hù)方案制定的重要技術(shù)依據(jù)，當(dāng)設(shè)備發(fā)生故障時，設(shè)備檔案還是設(shè)備事故分析、鑒定、調(diào)查處理的重要參考資料。檔案知識管理是隨著設(shè)備的全生命周期而不斷積累的，是設(shè)備的全過程記錄，是具有長期保存價值和管理價值的寶貴資料，同時軍工項目的可行性研究報告、財務(wù)決算報告及其工藝設(shè)備配套表、竣工驗收報告等項目文獻(xiàn)對深入了解設(shè)備的建設(shè)背景、基本組成、能力布局也發(fā)揮著重要的指導(dǎo)作用。因此通過對檔案知識管理體系要素的分析、解讀、編研，可以有效地解決軍工關(guān)鍵設(shè)備管理中的問題。

充分運(yùn)用檔案知識管理方法，系統(tǒng)、完整和有效的開展軍工關(guān)鍵設(shè)備管理，通過管理能夠全面反映設(shè)備技術(shù)性能、完好率、利用率和維保狀況，可以作為設(shè)備效能評估與經(jīng)濟(jì)價值分析的重要手段，對以后類似設(shè)備的引進(jìn)提供真實、可靠的決策數(shù)據(jù)。檔案知識管理體系將成為非標(biāo)定制設(shè)備升級改造的重要資料支撐，設(shè)計人員通過對原有設(shè)備檔案的研究，可以定位設(shè)備的不足之處，制定合理可行的技術(shù)改造方案，在軍工關(guān)鍵設(shè)備管理中發(fā)揮著重要的參考和借鑒作用。

1.有利于厘清軍工關(guān)鍵設(shè)備

軍工固定資產(chǎn)投資項目工藝配套表是軍工關(guān)鍵設(shè)備初始登記的唯一依據(jù)，因此有必要將工藝設(shè)備配套表與設(shè)備資產(chǎn)臺賬進(jìn)行比對，可以是工藝設(shè)備對應(yīng)多臺設(shè)備（批復(fù)數(shù)量多于1），也可以是多臺工藝設(shè)備對應(yīng)一套設(shè)備（多為綜合性、組成復(fù)雜的大型設(shè)備），同時通過兩者原值的比對，還可以確認(rèn)設(shè)備資產(chǎn)是新建資產(chǎn)（原值一致）或是增值資產(chǎn)（資產(chǎn)原值大于批復(fù)原值）。因此，通過比對表統(tǒng)計可以有效地梳理相互之間的對應(yīng)關(guān)系，不僅可以確保無管理死角，還可以同時判斷軍工關(guān)鍵設(shè)備的登記依據(jù)，實現(xiàn)軍工關(guān)鍵設(shè)備登記的“不錯登、不漏登、不多登”，為厘清軍工關(guān)鍵設(shè)備提供科學(xué)有效的登記手段。

2.有利于建設(shè)設(shè)備綜合保障體系的建立

當(dāng)前軍工關(guān)鍵設(shè)備建設(shè)呈現(xiàn)“技術(shù)先進(jìn)，組成復(fù)雜，功能多樣”的特點，建設(shè)過程需要多個承建單位統(tǒng)籌協(xié)作，系統(tǒng)各組成部分的維保要求也不盡相同，因此建立綜合性檢維修體系，全面提高設(shè)備綜合保障能力是提高軍工關(guān)鍵設(shè)備有效性、完整性的關(guān)鍵。設(shè)備檔案作為系統(tǒng)各部分的基礎(chǔ)技術(shù)資料，記載了設(shè)備詳細(xì)的操作規(guī)程和維保要求，充分利用設(shè)備檔案進(jìn)行統(tǒng)籌策劃，制定設(shè)備保養(yǎng)標(biāo)準(zhǔn)、方法，以及相關(guān)操作規(guī)程和維護(hù)規(guī)程，從系統(tǒng)性上將各分系統(tǒng)的維修要求進(jìn)行對接，統(tǒng)一要求，定人定崗，采取專業(yè)維修外包與日常使用點檢相結(jié)合的原則，最終實現(xiàn)軍工關(guān)鍵設(shè)備綜合保障體系的建立。

3.有利于優(yōu)化資產(chǎn)結(jié)構(gòu)，完善能力建設(shè)布局

通過對軍工項目的可行性研究報告及財務(wù)決算報告等重要文獻(xiàn)的檔案編研，可以較清晰地梳理出建設(shè)單位軍工能力建設(shè)布局變化，通過梳理投資方向及建設(shè)目標(biāo)等關(guān)鍵信息，可以全面反映建設(shè)單位各核心專業(yè)在軍工關(guān)鍵設(shè)備、重大基建工程、重要無形資產(chǎn)等多方面的能力體現(xiàn)，不僅可以有效地識別單位的“能力短板”，更可以有效地抑制“重復(fù)建設(shè)”，通過將能力建設(shè)布局情況與軍工能力建設(shè)后評價相結(jié)合，可以有效的評價投資效果和經(jīng)濟(jì)效益。目前，軍工單位正處于深化改革的深水區(qū)，站在“軍民融合”和“市場化轉(zhuǎn)型”的十字路口，通過設(shè)備檔案完善對能力建設(shè)布局的研判，合理利用投資，優(yōu)化資產(chǎn)結(jié)構(gòu)，及時處置不良資產(chǎn)，對軍工建設(shè)單位的可持續(xù)性發(fā)展提供重要的決策依據(jù)。

4.搭建信息紐帶，實現(xiàn)設(shè)備與檔案的信息共享

隨著目前可視化界面管理與網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫技術(shù)的飛速發(fā)展，設(shè)備和檔案的信息化管理有了現(xiàn)實的基礎(chǔ)。基于固定資產(chǎn)信息的ERP系統(tǒng)和檔案信息的文獻(xiàn)檢索系統(tǒng)已得到了充分的應(yīng)用，將設(shè)備管理信息系統(tǒng)與檔案信息管理系統(tǒng)有效對接，實現(xiàn)對設(shè)備全生命周期的動態(tài)管理和監(jiān)控，實現(xiàn)設(shè)備，尤其是軍工關(guān)鍵設(shè)備建檔、歸檔、查閱的實時化、信息化、電子化，更為便捷的向基層使用部門提供設(shè)備的技術(shù)基礎(chǔ)資料、各類維護(hù)規(guī)程和安全要求奠定了基礎(chǔ)，是提高設(shè)備安全穩(wěn)定運(yùn)行、發(fā)揮設(shè)備效能的有效手段和發(fā)展趨勢。

軍工關(guān)鍵設(shè)備是軍工固定資產(chǎn)投資的重點建設(shè)內(nèi)容，設(shè)備檔案管理是項目管理的重中之重。通過進(jìn)一步建立健全檔案知識管理體系，加強(qiáng)設(shè)備檔案歸檔工作的準(zhǔn)確性、規(guī)范性和有效性，運(yùn)用好軍工關(guān)鍵設(shè)備檔案，將檔案作為軍工關(guān)鍵效能提升的有效手段，不僅可以有效地保證軍工能力布局的體系化，還能不斷推動軍工關(guān)鍵設(shè)備全效率、全系統(tǒng)和全員化水平的提升，最終實現(xiàn)“科學(xué)管理、技術(shù)融合、全員參與、效益為先”的管理理念。▲