房產檔案管理的信息化建設

王彩虹

隨著城市化進程的逐漸加快，昌吉市在進行實際的房產檔案管理過程中，由于存儲數量的不斷增多，大大增加了管理人員的工作量。因此，推動房產檔案管理工作的信息化建設，不僅能夠優化信息管理流程，減少工作失誤，還能提升資源的利用效率，促進檔案管理制度化和信息化水平的建設。

1 當前昌吉市房產檔案管理存在的問題

1.1 抗風險能力較低

在房產檔案管理過程中，房產檔案等資料是重要的信息交易憑證。但是從目前來看，昌吉市房產檔案資料的抗風險能力還較低，一旦受到外界自然因素或是人為因素的限制，就難以保證資源信息的準確性和真實性，對檔案資料的管理帶來負擔。具體的原因主要是由于昌吉市位于新疆地區，受到經濟條件的限制，雖然房產檔案管理部門做好了基本的部署和管理工作，但是由于檔案室等基礎設施的不健全，容易遇到一些不可抗力的因素，產權檔案的抗風險能力就會大大降低，產生各種后續問題。

1.2 檔案資料信息不夠完整

在昌吉市，由于房產檔案管理人員很少參與到實際的房產管理業務中，平時的工作只是做一些登記業務的處理等，并沒有真正從事到檔案管理的全流程工作中。因此常常會出現這種情況，明明房產審批手續已經完成了，相關證件也已經簽發完畢，但是檔案管理人員在歸檔過程中卻發現其中缺少必要的資源信息。再加上想要補齊相關資料具有相當大的困難，因此常常造成房產檔案信息的不完整，為實際的管理工作帶來阻礙。因此，如果檔案管理人員不能及時應用信息化手段對這些問題進行優化和總結，就會使類似問題持續惡化下去，加大與其他城市的發展差距。

1.3 房產檔案管理的形式單一

想要保證房產檔案信息的完整性，除了要保證文字和圖片信息之外，還應該有一些錄音和視頻等資料作為憑證。但是隨著時代的發展和社會的進步，真這些資料已經無法滿足人們的需求，再加上房產檔案信息的特殊性，在保存過程中需要一種新的載體形式，也就是信息化處理流程，一旦該流程發生問題或出現故障，將大大提升房產檔案管理成本。因此，對于一些特殊資料的管理，應該要聘請專業的管理人員，制定科學合理的管理制度，從而滿足昌吉市的社會發展需求。

1.4 房產檔案管理缺乏科學理論的指導

當前，昌吉市在辦理房產檔案管理工作中，登記、管理和財務等流程都在同一個辦公區域完成，往來的人員眾多，缺乏統一的管理制度和規劃。再加上辦理現場缺乏專業的監控體系和人員指導等，使得房產檔案在辦理過程中存在一定的漏洞，如果管理人員疏忽辦理，就會造成嚴重的經濟損失，不利于社會的發展。

2 促進房產檔案管理信息化建設的方法

2.1 實現信息化精細歸檔

促進房產檔案管理的信息化流程是辦理現代房產工作的主要手段。因此在實際的管理過程中，應該認識到工作細分，尤其是歸檔工作的重要性。管理人員首先要對事先已經擬定好的資料進行搜集和分析，對當前已有資料進行審核和分析，在技術人員的鑒定之下，保證這些信息資料的完整性。同時，管理者還應該及時調取審查室的檔案資料，確保存儲檔案信息的完整性和簡潔性，處理好其中不必要的內容，使內容清晰，定期做好排序和整理工作。最后，管理者還應該進行數字化和信息化的檔案錄制工作，錄制過程中需要有專業人員的監督，對信息進行細致的檢查，防止錄入錯誤造成重要經濟損失。

在完善上述工作的同時，也應該保證檔案管理的事前控制工作，第一，強化對房產檔案資料的審核管理，相關人員在登記的過程中要保證各類信息都是合法有效的，并根據提供的文件資源類型進行整理和分類，并按照相關流程填寫報表；第二，房產資料的形成要具備合法性，申辦人在辦理業務之前，需要根據相關法律規定填寫并補齊資料，本人親自到場簽字或蓋章；第三，對產權資料的移交進行管理，也就是在資料交接的過程中，管理者需要進行再一次審查，發現資料不足或失真，應該查明原因并補齊資料。

2.2 促進房產檔案管理的制度化

促進房產檔案管理的制度化是提升管理質量的關鍵性因素。因此，管理者應該結合昌吉市房產管理部門的特點，以及當地房地產開發的實際特征，建立完善的管理體制和制度，其中包括對相關資料的登記、審查、歸檔以及認定等工作等流程，在全面提升房產檔案管理質量的同時，還應該建立信息化管理制度，在辦公室安裝監控系統，一旦發現有違法亂紀的行為，移交到相關部門嚴懲，從而整治昌吉市房產檔案管理市場，促進社會的發展和人們生活水平的提升。

2.3 建立長期化的管理人才培養模式

從當前發達城市的房產檔案管理模式來看，只有促進高科技人力資源的建設，才能促進房產檔案的信息化管理質量，加強昌吉市總體房產檔案管理的水平。因此在實際的人才培養過程中，應該促進長期培養計劃的制定，加強對房產檔案管理人員的信息技術培養力度，促使其保持良好工作心態和工作效率的同時，為其制定長期的工作和管理目標，為檔案管理人員提供外出學習的機會，使其能夠學到發達城市先進的房產檔案管理經驗，并應用到日常的工作當中，平時不斷更新自身素質，養成良好的學習習慣，主動學習先進的信息化管理經驗和技術，從而促進昌吉市房產檔案管理的信息化建設水平，為當地人們的生活提供基本保障。

3 總結

綜上所述可知，昌吉市在房產檔案管理過程中，存在一定的制度和管理方法等問題，為城市的建設發展帶來阻礙。因此在實際的管理過程中，應該全面提升管理人員的信息化技術能力，建立信息化的房產檔案管理制度，從資源分類入手，強化對歸檔工作的細分設定，從而促進昌吉市房產檔案的信息化管理水平。

（作者單位：新疆昌吉市房地產管理局）