淺述高校職院檔案管理的重要性

曹文娟

摘要：中國(guó)當(dāng)前高等職業(yè)教育迅速發(fā)展，招生規(guī)模不斷擴(kuò)大，高職園區(qū)規(guī)劃建設(shè)應(yīng)運(yùn)而生。各高職院校對(duì)于基礎(chǔ)建設(shè)經(jīng)費(fèi)的投入也是不斷增加。隨著國(guó)家、地區(qū)相關(guān)建設(shè)主管部門(mén)對(duì)于建設(shè)檔案管理的要求不斷提高，將產(chǎn)生大量的檔案統(tǒng)計(jì)匯總工作。本文就高職院校的檔案管理，分析了普遍存在檔案管理不規(guī)范的問(wèn)題并依托現(xiàn)行的管理要求提出了后續(xù)改進(jìn)的措施。

關(guān)鍵詞：高職院校；基建；檔案；管理

一、高職院校基建檔案管理的重要性

高職院?；n案管理內(nèi)容貫穿整個(gè)工程項(xiàng)目立項(xiàng)、規(guī)劃、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、施工、竣工、結(jié)算整個(gè)階段，反映整個(gè)建設(shè)過(guò)程的真實(shí)性，是最直接、最真實(shí)的記錄。

基建檔案的價(jià)值不僅在于工程項(xiàng)目主體建設(shè)階段，對(duì)于后期的改建、擴(kuò)建、維修也起著不可或缺的作用，具備根本性的依據(jù)及參考價(jià)值。

基建檔案管理具有可追本溯源的作用，基建檔案材料數(shù)量多，收集時(shí)間長(zhǎng)。從立項(xiàng)材料到設(shè)計(jì)圖紙及施工過(guò)程中各項(xiàng)材料的報(bào)驗(yàn)證明、工序報(bào)驗(yàn)等紙質(zhì)資料到后期全套的聲像材料，都跟隨項(xiàng)目主體存在而持續(xù)進(jìn)行。

二、目前高職院?；n案現(xiàn)狀

高職院校對(duì)于基建檔案管理的不重視性。高職院校以教學(xué)為主，往往容易忽視該項(xiàng)工作的重要性。

基建檔案管理人員的不專業(yè)性。一般建設(shè)工程施工單位都具備專業(yè)的資料管理員，持證上崗。而基建檔案管理人員一般都由其他工程管理人員兼職或離退休人員擔(dān)任，未經(jīng)過(guò)專業(yè)的檔案管理專業(yè)學(xué)習(xí)。

高職院校大規(guī)模基建建設(shè)期間，由于建設(shè)工程量大，往往會(huì)籌建臨時(shí)建設(shè)組，從不同崗位進(jìn)行抽調(diào)至項(xiàng)目建設(shè)竣工驗(yàn)收為止。對(duì)于檔案資料的收集不具備后續(xù)性，且由于高職院校不存在辦理房產(chǎn)證的必須性，并未在檔案館存檔，后期在建筑物使用過(guò)程中發(fā)現(xiàn)檔案資料不全。

三、 檔案管理改進(jìn)措施

（一）健全基建檔案管理制度，規(guī)范基建檔案管理要求

基建檔案要保證其真實(shí)性、完整性、連續(xù)性，時(shí)效性。資料建設(shè)與主體建設(shè)保持同步，紙質(zhì)材料與聲像資料同步。凡屬新建、改建、擴(kuò)建項(xiàng)目，從專家論證、立項(xiàng)、設(shè)計(jì)資料、主管部門(mén)對(duì)項(xiàng)目建議書(shū)、可行性確研究報(bào)告及擴(kuò)初設(shè)計(jì)的批復(fù)、地質(zhì)勘探資料，規(guī)劃批復(fù)、資金批復(fù)、監(jiān)理、檢測(cè)、施工招投標(biāo)文件、合同、施工材料報(bào)驗(yàn)、工序報(bào)驗(yàn)、隱蔽工程驗(yàn)收、工地例會(huì)、會(huì)議紀(jì)要、竣工驗(yàn)收、款項(xiàng)支付、監(jiān)理報(bào)告等材料均要求統(tǒng)一編制、歸檔，新建項(xiàng)目項(xiàng)目竣工驗(yàn)收合格后三個(gè)月內(nèi)歸檔完成，改造、擴(kuò)建項(xiàng)目竣工驗(yàn)收合格后一個(gè)月內(nèi)歸檔完成。

（二）重視基建檔案管理，強(qiáng)化人員專業(yè)素質(zhì)

高職院校建設(shè)資金基本采用國(guó)有資金或者高職院校自籌，資金的使用情況可以從基建檔案上進(jìn)行有效的反映。重視檔案管理不僅可以作為后期建筑物的增值管理，也便于后期國(guó)有資金審計(jì)提供有追溯性。高職院?；n案管理人員要求專職崗位配備，執(zhí)證上崗，加強(qiáng)行業(yè)學(xué)習(xí)，與上級(jí)檔案管理部門(mén)要求保持一致。對(duì)于新建工程項(xiàng)目要按規(guī)進(jìn)行檔案資料收集，對(duì)于校內(nèi)建筑物要求向房管部門(mén)按規(guī)辦理房產(chǎn)證明。為高職院校資產(chǎn)管理部門(mén)后期資產(chǎn)管理提供有效的材料證明。

（三）運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)建設(shè)

傳統(tǒng)的基建檔案資料主要采用紙質(zhì)形式存檔，但不便于信息傳遞、現(xiàn)場(chǎng)翻閱、改擴(kuò)建修改等情況。在現(xiàn)行的檔案管理過(guò)程中可以采用紙質(zhì)材料與電子形式并存?？赏ㄟ^(guò)將紙質(zhì)材料進(jìn)行掃描等形式進(jìn)行信息化管理，以各建筑物進(jìn)行劃分，既便于專業(yè)人員現(xiàn)場(chǎng)對(duì)應(yīng)查看又便于后期改擴(kuò)建材料管理，對(duì)于修改的區(qū)域可以在電子圖紙進(jìn)行修改。并對(duì)每幢建筑物進(jìn)行名牌管理，記錄其建設(shè)周期、參建單位、維修情況等與實(shí)體情況保持一致。

四、結(jié)語(yǔ)

增加管理意識(shí)，結(jié)合信息化技術(shù)，記錄真實(shí)有效的過(guò)程。才能為后期的建設(shè)提供有效的保障。

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