淺談基層婦幼保健檔案的建立與管理

李潔

1 婦幼保健檔案的重要作用

1.1 有助于加強衛(wèi)生管理，提高科學(xué)決策的水平

眾所周知，婦幼保健工作是一項綜合性極強的科學(xué)實踐活動，要想確保婦幼保健工作的正確和科學(xué)決策，必須依據(jù)準確且可靠的信息資料作為前提。當(dāng)前隨著社會的不斷發(fā)展進步，醫(yī)學(xué)的模式也得以轉(zhuǎn)變，因此婦幼保健工作的形式和內(nèi)容也相應(yīng)的發(fā)生了一些轉(zhuǎn)變。這就需要通過建立強有力的情報信息系統(tǒng)，充分利用現(xiàn)有的生命統(tǒng)計以及疾病監(jiān)測信息，提高決策的準確性和科學(xué)性。要想建立健全情報信息系統(tǒng)，全面且有效的檔案建立工作是前提。通過科學(xué)的婦幼檔案建立，能夠?qū)⑷粘９ぷ髦挟a(chǎn)生的相關(guān)信息進行合理有序的組合，有利于傳遞、儲存以及查閱的方便，進而全面提升日常衛(wèi)生管理工作，并有效提高決策的科學(xué)性。

1.2 有助于落實“預(yù)防為主”的方針政策

婦幼保健工作是一項技術(shù)性高、綜合性強、工作量大且社會性強的工作內(nèi)容。例如一個普通的縣級的婦幼保健機構(gòu)，需要承擔(dān)對全縣幾十萬婦女以及兒童的保健服務(wù)。所以通過婦幼保健檔案，對各條線的業(yè)務(wù)情況建立一本系統(tǒng)而清晰的“帳”，確保各項工作有序的開展。例如針對兒童ARI監(jiān)測等，只有通過全面建立轄區(qū)內(nèi)所有兒童健康狀況的信息，才能有效貫徹和落實ARI標準管理方案，實現(xiàn)“預(yù)防為主”的方針政策。

2 基層婦幼保健檔案的建立

2.1 遵循統(tǒng)一管理的建立原則

基層婦幼保健機構(gòu)要采用統(tǒng)一管理的原則，對過去和現(xiàn)在各項活動形成不同文件資料進行詳細的搜集、鑒定、統(tǒng)計、整理、編目、檢索、保管以及編輯歸檔，進而可以對歷史原貌進行真實的記載和呈現(xiàn)，其中各類文件資料主要包括文字、圖片、聲像資料、實物資料和表格等。同時，要將檔案建立水平作為基層婦幼保健機構(gòu)管理水平的重要考核標準。

2.2 基層婦幼保健檔案涉及的范圍

基層婦幼保健檔案主要是指日常工作和活動中產(chǎn)生的具有參考、保存和利用作用的各類材料和文件，具體是指黨組織、行政組織、工會組織、共青團組織、婦女保健組織和兒童保健組織工作中產(chǎn)生的文件，還有財務(wù)部門、統(tǒng)計部門、人事部門和基建設(shè)備機構(gòu)在工作中形成的文件資料。

2.3 基層婦幼保健檔案歸檔類別

第一類，黨群工作類，主要包括省市黨委、工會和團委下達的各種文件，婦幼保健機構(gòu)的工作總結(jié)、報告、工作計劃、工作記要、機構(gòu)設(shè)置和民主管理等文件資料，還包括工會和黨務(wù)機關(guān)的工作記錄、培訓(xùn)記錄和檢查考核;第二類，行政工作類，主要是指行政部門下達的工作安排、信息簡報、信息通知、會議決議和情況反映，同時還有基層婦幼保健機構(gòu)自身的工作安排、信息簡報、信息通知、會議決議;第三類，人事資料類，主要包括在職人員和退休人員的個人與技術(shù)檔案、專業(yè)技術(shù)任職資格的批復(fù)信息和干部任免的批復(fù)信息;第四類，專業(yè)工作類，具體是指基層婦幼保健工作中的各種專業(yè)工作制度、日常工作操作規(guī)程、技術(shù)操作流程和質(zhì)量標準的資料信息、業(yè)務(wù)論文和調(diào)查報告等;第五類，財會工作類，主要是指會計工作中產(chǎn)生的各類憑證、賬單和報表;第六類，儀器設(shè)備類，具體是指各種醫(yī)療器械的說明書、合格證、使用圖冊，以及保健機構(gòu)的固定資產(chǎn)資料;第七類，聲像資料類，主要是指與健康教育相關(guān)的幻燈片信息、圖片信息和影視資料;第八類，其他資料類，具體是指保衛(wèi)工作資料、基建項目的設(shè)計圖、竣工圖等等。

3 提高基層婦幼保健檔案管理的主要措施

3.1 提高對基層婦幼保健檔案管理的重要性認識

婦幼保健工作關(guān)系到全社會的方方面面，各級婦幼保健機構(gòu)承擔(dān)著保護和促進婦女、兒童健康的使命。檔案管理工作是發(fā)展婦幼保健事業(yè)的重要組成部分，必須提高對婦幼保健檔案管理工作重要性的認識。一是認真學(xué)習(xí)，廣泛宣傳。要從發(fā)展婦幼保健事業(yè)的高度，準確把握婦幼保健工作的性質(zhì)，特點，以及婦幼保健檔案在服務(wù)社會中的重要作用，切實從思想上提高對婦幼保健檔案管理工作重要性的認識。二是堅持把檔案管理與婦幼保健日常工作相結(jié)合。把檔案管理工作納入婦幼保健衛(wèi)生工作任務(wù)之中和各級領(lǐng)導(dǎo)的職責(zé)范圍，常抓不懈，確保婦幼保健檔案管理工作穩(wěn)步發(fā)展，服務(wù)功能不斷完善。三是加大力度、加大投入。在人力、物力和財力上多多給予關(guān)注和支持，為婦幼保健檔案工作的發(fā)展注入生機和活力，創(chuàng)造好的外部工作環(huán)境。四是注重規(guī)范婦幼保健檔案管理工作流程，有計劃、有部署地定期進行檢查和監(jiān)督。

3.2 提高基層婦幼保健檔案管理人員綜合素質(zhì)

檔案管理工作不僅是一項服務(wù)管理性工作，還是一項對業(yè)務(wù)要求較高的工作，因此對檔案管理工作人員提出了較高要求，需要檔案管理人員既要具備管理能力，又要具備服務(wù)意識。可見，只有不斷提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，才能

適應(yīng)當(dāng)下基層婦幼保健檔案管理工作新形勢。第一，檔案管理人員要加強對檔案管理主體知識的學(xué)習(xí)，熟練掌握相關(guān)專業(yè)知識，實現(xiàn)自身業(yè)務(wù)能力的不斷提升;第二，對現(xiàn)代檔案管理知識的學(xué)習(xí)與掌握。檔案管理人員要加強對現(xiàn)代化檔案管理知識的鉆研與學(xué)習(xí)，提升自身信息化管理的水平和技能，適應(yīng)現(xiàn)代化信息的建設(shè)需求。

3.3 完善基層婦幼保健檔案管理制度

科學(xué)健全的檔案管理機制和規(guī)章制度，是促進檔案管理工作順利發(fā)展的關(guān)鍵。為此，有必要加強檔案管理工作的制度化建設(shè)。第一，實行各級領(lǐng)導(dǎo)崗位責(zé)任制，對基層婦幼保健檔案管理工作進行整體規(guī)劃。通過對職能、責(zé)任的層層規(guī)劃和監(jiān)督，保證檔案管理共組落到實處;第二，對檔案管理工作的職責(zé)范圍進行明確，對檔案管理工作制度進行完善，最終實現(xiàn)基層婦幼保健檔案管理工作的制度化和規(guī)范化。

3.4 加強婦幼保健檔案信息化建設(shè)

檔案信息化是信息社會對檔案管理工作的客觀要求，是信息時代賦予檔案管理工作的歷史使命。隨著婦幼保健事業(yè)的日益發(fā)展，對檔案信息的管理也提出了更高的要求。計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的全面普及和廣泛應(yīng)用，利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、信息化方式進行檔案資料的存儲、處理和檢索等，實現(xiàn)了信息檔案電子化，數(shù)字化已成為檔案管理中必不可少的服務(wù)手段。它不僅大大提高了工作效率，同時也為婦幼保健等事業(yè)發(fā)展提供了優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。因此，各級婦幼保健機構(gòu)要加強檔案信息化建設(shè)和檔案管理數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作，增加檔案信息科技含量。注意培養(yǎng)檔案信息化的人才，不斷完善檔案管理軟件和硬件設(shè)施，充分利用檔案信息化管理系統(tǒng)高效、快速、及時地提供婦幼保健工作所需信息，把檔案信息資源轉(zhuǎn)化為更大的業(yè)務(wù)效益和經(jīng)濟效益。

綜上所述，隨著社會的不斷進步和發(fā)展，基層婦幼保健機構(gòu)的工作形式和內(nèi)容也隨之發(fā)生了相應(yīng)的改變。在基層婦幼保健事業(yè)快速發(fā)展的同時，婦幼保健檔案的建立和管理顯得尤為重要。我們應(yīng)不斷提高對檔案工作的思想意識，提高檔案工作人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)技能，同時綜合運用信息化技術(shù)，全面建立信息化檔案管理模式，從而不斷提高基層婦幼保健檔案工作水平，最終提高基層婦幼保健機構(gòu)的衛(wèi)生管理水平。

（作者單位：山東省煙臺市芝罘區(qū)婦幼保健計劃生育服務(wù)中心）