探析財務(wù)會計檔案管理問題及應(yīng)對措施

石金霞

財務(wù)會計的檔案管理在企業(yè)進行管理的過程中對企業(yè)的財政支出和運作有著十分重要的影響。隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，財務(wù)部門應(yīng)當順應(yīng)社會發(fā)展形勢，提出新的管理制度。本文主要論述現(xiàn)今財務(wù)會計檔案管理過程中發(fā)現(xiàn)的問題，并針對這些問題提出解決措施，以期能為財務(wù)部門進行會計檔案管理提供參考。

會計檔案在企業(yè)的各種檔案中占據(jù)著重要地位。它是一個企業(yè)的財會部門或者會計人員在企業(yè)的經(jīng)濟活動中形成，并經(jīng)過整理后按照規(guī)律保存的一系列會計核算材料。對會計檔案進行科學管理是會計工作的重要部分，如何提高會計檔案管理水平，解決在管理過程中產(chǎn)生的種種問題，充分發(fā)揮其作用，是財會部門或會計人員需要思考的重要問題。

1 財務(wù)會計檔案管理過程中產(chǎn)生的問題

1.1管理制度不健全

一般來說，針對財務(wù)會計檔案的管理需要有完善的管理制度，但是由于企業(yè)領(lǐng)導只重視資金管理，不重視財務(wù)會計檔案管理，企業(yè)內(nèi)部在針對會計檔案的立卷、歸檔、保管、借閱、銷毀等一系列行為沒有制定相應(yīng)的規(guī)章制度導致會計檔案的管理環(huán)節(jié)不夠完整，管理工作無章可循。

1.2檔案裝訂不規(guī)范

由于某些財會部門的會計檔案管理人員工作不仔細，在進行會計檔案的裝訂工作時不夠認真，導致發(fā)生了一系列如裝訂線掩壓文字、原始票據(jù)粘貼不牢固、憑證裝訂不結(jié)實等一系列問題，導致在查閱會計檔案時無法看到會計檔案內(nèi)部的全部內(nèi)容，或者在拿起憑證使原始票據(jù)散失、缺損，影響對會計檔案的查閱工作。

1.3保存地點不妥當

由于對會計檔案的不重視，有些企業(yè)將會計檔案保存在一個較差的環(huán)境中，如隨意裝在紙箱中，放置在陰暗潮濕的地下室或者倉庫中，或者隨便放在麻袋里，放置在辦公室的角落。這種存儲方式導致在查找會計檔案時需要花費大量時間尋找，且環(huán)境陰暗潮濕，導致會計檔案發(fā)霉受潮，或被鼠蟲蛀咬，導致檔案不完整，影響會計檔案的查閱管理。

2 財務(wù)會計檔案管理過程中產(chǎn)生的問題的解決措施

2.1健全管理制度

健全的管理制度是完善財務(wù)會計檔案管理的先決條件。在現(xiàn)今企業(yè)多元化發(fā)展的背景下，企業(yè)財務(wù)部門和會計檔案管理人員應(yīng)當重視這項工作，根據(jù)國家頒布的《會計檔案管理辦法》，結(jié)合自身實際情況，建立一套健全完善的會計檔案管理制度，以促進企業(yè)財會檔案管理的有序和規(guī)范。

針對企業(yè)的會計檔案借閱問題，企業(yè)應(yīng)當制定完善的借閱制度，放置會計檔案丟失。財務(wù)部門內(nèi)部的會計人員借閱檔案時可以直接向檔案管理人員申請借閱，而除財務(wù)部門內(nèi)部會計人員以外的其它人員申請借閱檔案時，應(yīng)當由會計部門的負責人進行審批，其中電子會計檔案不允許除本企業(yè)內(nèi)部員工以外的其它人員借閱。在借閱人歸還檔案時，檔案管理人員要對檔案的情況進行詳細仔細的檢查，確認檔案沒有涂抹損壞的情況后，再進行歸檔，保證會計檔案的完整性和安全性。

在會計檔案保存一年期滿后，企業(yè)財務(wù)部門應(yīng)及時將其移交到企業(yè)檔案管理部門，按照規(guī)定做好準備工作，并在雙方對檔案檢查清點無誤后，將財務(wù)會計檔案完整的移交。

2.2做好檔案裝訂

檔案裝訂時檔案工作的起點，企業(yè)每年形成的會計檔案都要由財務(wù)部門按照要求歸檔裝訂，保證檔案內(nèi)無金屬物，裝訂線沒有掩蓋文字，原始憑證粘貼牢固。并在此基礎(chǔ)上，將檔案裝訂成冊，保證裝訂的結(jié)實美觀，最后按照規(guī)律收藏存儲。

2.3提高保存環(huán)境

《會計檔案管理辦法》中有明確規(guī)定，當年的會計檔案可在當年年度結(jié)束后由該企業(yè)財務(wù)部門保管一年。在這一年內(nèi)，為了防止會計檔案受潮、丟失、受損，財務(wù)部門應(yīng)當將其放在檔案柜中，放置在一個通風干燥的環(huán)境，并定期清理，定期檢查，保證檔案的安全和完整。

2.4提高工作人員水平

在很多企業(yè)，尤其是私企中，財務(wù)會計檔案管理人員大多身兼數(shù)職，不是專業(yè)的檔案管理人員，并且有很多并沒有接受過專業(yè)的檔案管理方面的培訓。這使得他們在進行檔案管理相關(guān)工作時，不了解相關(guān)的法律政策，工作沒有章法，工作效率低下，嚴重影響當企業(yè)財務(wù)會計檔案管理的成效。因此，對企業(yè)財務(wù)會計檔案管理人員進行專業(yè)的培訓，提高其專業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)水平是企業(yè)為了加強財務(wù)會計檔案管理工作必不可少的一步。

在對財務(wù)會計檔案管理人員進行培訓時，首先要對財務(wù)會計檔案管理的標準和含義進行講解，使檔案管理人員對企業(yè)財務(wù)會計檔案的重要性有充分了了解。然后對會計檔案管理的相關(guān)規(guī)定和整理進行進一步介紹，使檔案管理人員規(guī)范工作方法。通過對會計檔案管理人員進行培訓，使會計檔案管理人員從理論上把握會計檔案的各項理論，實際操作上了解財務(wù)會計檔案管理工作的各項工作如檔案的整理歸檔、會計檔案裝具的使用等進行了解，提高財務(wù)會計檔案管理工作人員對其工作的認識，提高其工作水平。

3 結(jié)束語

財務(wù)會計檔案的有效管理是企業(yè)發(fā)展的堅強后盾，而提高企業(yè)對財務(wù)會計檔案的管理水平，則需要企業(yè)結(jié)合實際情況，提高檔案存放條件，健全檔案管理制度，提高財務(wù)會計檔案的管理工作的成效，使財務(wù)會計檔案能最大限度的實現(xiàn)自身作用。

（作者單位：雙遼市殯葬管理所）