數字化技術在房地產檔案管理中的應用

趙春雪

房地產行業一直以來都是人們口中不滅的話題，幾乎每戶人家都涉足房地產領域。是否將數字化技術運用到房地產檔案管理中成為了許多家公司所糾結的問題。本文將數字化技術檔案管理與傳統紙質檔案管理做比較、權衡利弊，著重介紹有關數字化房地產檔案管理方面的內容，以供各個公司參考。

房地產檔案主要包括一些房地產交易資料、房屋動遷資料等，以往對于這些檔案的保存主要以紙質版資料形式保存，這些資料錄入方式繁瑣并且查找十分困難。在如今的大數據時代，資料越來越多，紙質版資料已經很難滿足人們的需求。數字信息技術是利用網絡收集、整理資料并進行信息傳遞。房地產檔案通過儲存，壓縮，傳輸，解壓等步驟，最后被人們查看，內容可讀且完整。這種傳播方式不僅效率高、準確度高、速度快，而且分類清晰。同時，數字化房地產檔案管理在發展中，必須對傳統的管理人員進行知識培訓，使其能夠利用數字化技術進行操作管理，這便提升了管理人員知識容量和技術能力，使他們可以熟練的掌握計算機信息處理等知識，提高了工作人員的技術效率，同時還為國家增添了更多的技術人才。數字化技術還有效地保護了原紙質檔案，雙重保險，避免了檔案的丟失，改善了傳統檔案的利用方式、查看方式，使人們的生活更加的便捷。

一、數字化房地產檔案管理中存在的問題

房地產檔案管理主要分為傳統紙質檔案管理和數字化檔案管理。房地產檔案數字化指的是將傳統的紙質文檔通過儀器掃描、手工輸入等方式錄入計算機，以便于人們能夠隨時隨地在網上查找、下載相應的房地產資料，而當前的網絡管理只允許人們去確認檔案內容，無法實現其他功能，這便使房地產檔案數字化的發展受到了限制。房地產檔案管理數字化的宗旨就是使信息的傳遞更加便捷，使人們能快速查閱信息，因此，相關房地產公司應改善自身的網絡管理模式，使房地產的宗旨得以實現，使人們的生活更加便利。光改善網絡管理模式是遠遠不夠的，相關公司還需因地制宜，制定相關制度使數字化管理系統更加完善。一些系統漏洞可能導致數據丟失、一些不法分子可能盜取檔案內容。所以，安全性必須得到保障。房地產檔案最重要的一點就是真實性，其具有憑證價值，以供人們查驗房屋的所有權以及交易記錄等。將紙質檔案轉移到電腦上可以通過手工打字或者紙質掃描兩種方法進行，但這兩種方法都不能保證檔案的準確以及真實。手工打字可能出現相關人員借工作之便對信息進行篡改，紙質掃描也可能出現機器識別不出字體而錯誤掃描的情況。因此，改善這些問題，使安全性和真實性得到保障刻不容緩。

二、房地產檔案管理運用數字化技術的策略

（一）建立健全的管理制度

只有建立完善的管理制度才能確保數字化房地產檔案的安全性、保證房地產檔案的真實性，使用戶信任并且使用數字化技術，從而使公司的發展得到更多的支持。因此，管理制度應當從公司的人員管理要求到計算機軟件、硬件等各方面都應做到萬無一失。對數字化房產檔案從產生到永久保存或銷毀的整個運行周期都要進行全程管理，使檔案從收集、整理、歸檔、利用各個階段統籌兼顧，搞好銜接，以實現整個系統資源的最大共享和最大效益。不同類型的房地產檔案在收集整理中，對于各類資料要做到認真查驗，將收集的資料進行分類保管。建立完善的網絡系統保密制度，不同類型的文件進行不同的加密處理，例如一些敏感度較強的檔案進行多重加密以及單獨儲存等，這樣就可以防止相關信息遭到不法分子或網絡黑客的竊取及修改。電腦磁盤、u盤等信息載體必須做到零病毒，對于信息保管人員要有嚴厲的規定：嚴格禁止互相拷貝、修改文件等，否則追究法律責任。科學設置使用者權限：可以對公眾開放的檔案，公眾可在公共網上查詢、下載并使用，而只可對內部人員開放的檔案，只能通過內部人員使用內網進行查詢使用。同時一定要定期進行檔案的備份工作、定期檢查電腦漏洞，安裝防木馬軟件，不斷更新軟件系統，使房地產檔案可以長期保存，避免丟失等。總之，建立健全的管理制度才能使數字化房地產檔案管理更上一層樓。

（二）提升管理人員的素質

在如今的電子信息技術時代，這樣的管理人員已經無法滿足人們的需求。因此，房地產檔案管理部門應培養大量數字化、信息化技術的復合人才才能跟上時代的步伐。因此，應采取有效措施，對管理人員進行教育指導、實時培訓等，加快培養這種高素質復合型人才，這樣才能為客戶提供更加優質的服務，使數字化管理最大限度的發揮它的作用。相關技術人員必須要求能夠熟練的掌握各種數字化技術，掌握存檔、修改、提取等各方面的技術，擁有全面的知識體系以及較強的知識整理、分析數據的能力。同時也要求管理人員必須要有良好的敬業精神，做好資料的保密工作。同時，房地產管理部門應當抓住機遇，不斷探索、積極實踐，不斷引進先進技術，規范人員管理制度，為房地產檔案管理進程做出貢獻。

三、結語

數字化房地產檔案的應用雖然解決了很多人工操作上的難題，如整理繁瑣、安全性低、容易丟失等，但是，在運用數字化技術的過程中，必須妥善管理檔案，建立健全各種管理制度、提升工作人員的素質、定期檢查計算機病毒等，使房地產檔案的安全性與真實性得到保障，這樣才能使大眾放心，從而實現房地產檔案的真正價值。（作者單位為哈爾濱市房屋土地綜合開發公司）