探究現代國企如何加強機要文件管理

馬琳

機要文件是指國家政府機關或者企業單位中的一些有著高保密級別的文件及會議紀要。而在現代國企中，在這個信息化高度發達的社會中機要文件對企業的發展也有著重要的作用，如何做好機要文件的管理，如何提升管理人員的保密意識與責任感，對做好機要文件保密保管工作具有重要意義。

機要文件是我國各政府機關單位或各企業開展工作的重要基礎，能夠對企業的正常運行進行有效管理，在國有企業中，機要文件存在于各個部門中，信息具有多、廣、深的特點，在現代化通訊設備高度發展的今天，如果發生失密的話，其嚴重性和后果都是無法估量。所以，加強機要文件的管理工作和在現代網絡環境下監管機要文件網絡傳輸工作是企業現在急需解決的問題。

一、當前機要文件管理工作的現狀分析

（一）機要文件管理不夠規范

當前國企對機要文件管理方面缺乏嚴格有效的管理制度，這樣機要文件在流轉和傳閱過程中會出現不規范的工作行為。文件管理制度的不健全，對工作人員的約束力不夠，導致文件管理的工作質量也會打折扣。建立機要從業人員選拔制度，機要文件流轉，傳閱等相關制度是解決機要工作中各種不穩定的因素的重要工作。

（二）從業人員保密意識薄弱

國企中有著很多的重要文件及會議紀要，而作為管理和接觸這些機要文件的工作者，既要具備高度的職業素養，也要擁有謹慎的工作態度和保密的工作意識。當前就國有企業而言，很多的從業人員不僅缺乏對文件的保密意識，也在工作過程中缺少對信息的保護意識。特別是在發文與文件流轉時，不注重文件隱秘性。如何加強文件管理工作者的保密意識培養，讓其認識到機要文件對企業發展的重要性以及泄密所帶來的嚴重后果，是企業管理工作中所面臨的重要問題。

（三）網絡和電子信息管控問題

現代化網絡辦公為事業單位或者企業的發展提高了效率同時也帶來了風險。E時代的國企、無紙化辦公、網絡辦公平臺、網絡傳輸文件等各種信息技術的應用在簡單快捷的同時也讓網絡已經成為信息失密的一個重要途徑。因此對于企業網絡一定要加強管理和維護，確保企業內部的網絡安全。全體員工要清楚的認識到機要文件網絡保密工作的重要性和迫切性。

二、加強機要文件管理的有效措施

（一）優化機要文件管理制度

機要文件是公文中具有一定保密級別及期限的公文，在現行的企業公文處理辦法和電子公文處理辦法管理制度下，優化機要文件的管理制度，第一要更加嚴格做好登記工作，對接收的時間、內容、屬性度需要進行詳細的記錄，而且還要對接收到的信息內容進行嚴格的審查，確定其內容真實性。建立電子臺賬，方便存檔備查。第二機要文件在傳閱時要有專人負責傳閱，文件不能在部門和個人之間直接橫傳，確保不泄露文件內容。第三要建立獎懲制度，在制度的約束下更有利于機要文件的管理。企業機要文件的管理人員，對重要涉密會議活動要掌握參會人員范圍，認真做好會議簽到工作。

（二）提高機要文件管理人員的綜合素質

文件管理的關鍵還是在于人，人才是保證文件管理工作正常高效運行的基礎。選拔機要秘書一定要具有很高的職業素養，并有良好的政治素質和責任意識。對于政治素養， 要有過硬的政治覺悟，最好是中共黨員； 對于文化素養，要具備良好的文化水平及社會常識，能夠獨立處理問題、思維縝密、洞察力強，具備較高的分析問題能力；對于業務，必須有良好過硬的專業技能，熟知涉密文件及其類型。

人員的培訓是也企業長期發展的保障除了定期對機要秘書進行上級機關最新業務工作的培訓，有幾類人群必須加強管理和保密教育， 如企業工作人員、領導身邊人員以及核心部門要害部門的工作人員 。

（三）加強對網絡信息的管控

現代化辦公設備在企業的使用中便捷與風險并存。對于機要文件而言，在文件形成之后，不能通過互聯網媒體傳閱，而是要紙質傳閱，專人送取，送外地的文件要采更為安全的郵寄形式。

日常工作中要加強辦公設備的管理，對于便攜式的辦公電腦必須以部門為單位進行統一集中保管，加強設備的帶出帶入監督管控，對于因工作需要而必須要帶出的情況， 必須經過相應部門相關領導的同意和審批。電腦中是否有涉密文件，對于涉密文件要認真如實的匯報和記錄，不得對涉密電腦進行托運，更不能將該電腦接入互聯網公網或者其他不安全的局域網， 杜絕別人使用電腦，警惕信息被拷貝。在差旅結束后返回單位時，攜帶人必須在第一時間將便攜電腦送至單位也確保電腦安全加載入單位辦公系統。

三、結語

通過分析我國事業單位的管理機要文件的現狀，了解到文件管理工作中還存在著許許多多的問題，國有企業須對癥下藥，文件保密工作需要嚴格把控，努力完善相關的管理機制，增強對文件管理工作者的保密意識培養，更是要加強網絡信息管理工作，加大監督力度，可以對文件的管理工作提供有效幫助。（作者單位為中鐵北京工程局集團有限公司）