淺談水利工程檔案管理工作

劉偉

摘要：所謂水利工程質量監督檔案就是對工程實施過程中的質量問題進行記錄，然后對施工中的數據進行反饋，對一些原始的資料進行整理、收集和采編策劃。水利工程檔案還能合理的檢驗施工的質量，對質量檢測的監督機關和一些相關人員進行工作監督總結。以下是本人引入一些工程項目作為案例，來分析水利工程施工過程中水利工程檔案的管理工作。

關鍵詞：水利工程；檔案管理工作

工程建設施工管理，一般都使用水利工程檔案進行記錄，記錄了工程管理施工中的相關事件，主要是為了提高效益提供相關資料，對促進工程效率、優化工程施工管理等方面具有一定的重要性。而水利工程檔案管理也是水利工程管理中最重要的部分，因此，國家對水利工程檔案管理提出了很高的要求，這樣對于我們指導做好水利工程檔案管理有著非常重要的意義。

1 檔案管理的原則

下面便介紹檔案基本管理的原則，水利工程檔案管理工作是一個密不可分、相輔相成的整體，我們只有集中統一管理才能維護檔案資料的安全和完整性，為以后的施工工作提供良好的服務。

1.1 集中統一管理

不論是質量監督機關，或者是監督檔案機構都應該要建立屬于自己的檔案管理制度，只有這樣，才能實現統一管理、聯合編制目錄等工作的順利開展。這樣檔案也不容易損壞或者丟失，可以大大延長檔案的壽命，有效的避免一些意外事故或無意失誤的破壞，保證了檔案資料內容的齊全，方便以后查找和利用。

1.2 維護檔案的完整和安全

一定要有效地維護檔案的完整性。所謂完整，就是要讓檔案收集齊全，并得到科學有效的整理，以及能夠完整的反映施工的施工過程。維護檔案的安全，就是要嚴格的保管檔案，最大限度地去延長其壽命，并且要求檔案不受損壞。只有維護好檔案的安全和完整性，才能方便以后的查閱，這也是檔案工作者和利用者必須遵循的原則和條件。而檔案管理者要做的就是衡量檔案是否完整、準確，是否滿足檔案調用的要求，要根據項目文件的歸檔范圍來進行實際判定、歸納。

1.3 便于利用

要有效、便利地使用質量監督檔案，這也是質量監督管理工作的基本要求。建立質量監督檔案就是為了能夠提高水利工程的建設管理工作效率，是為運行和管理工作進行后期服務。為了更加方便運用水利工程檔案，應當首先做好水利工程檔案的基本工作，運用科學技術來將檔案管理進行數字化、網絡化和自動化等，只有這樣，才能把檔案開發和利用好。

2 加強水利工程檔案管理水平的有效方法

2.1 完善水利工程檔案管理制度

為了能夠提高我國建設施工的發展，趕上國際貿易組織的步伐，提高水利工程建設項目的管理水平，我國相關部門對水利工程檔案規范進行了全面的改革，并重新制定了新的檔案資料管理方案。但是我國有關水利檔案管理的法律規章并沒有統一修改，所以，水利工程檔案并沒有真正得到完善，要想完善水利工程檔案管理制度就應該及時修改檔案管理的法律法規，只有這樣才能保證水利工程的檔案管理水平得到加強。

2.2 加強檔案管理方式

2.2.1追蹤搜集

對于水利工程施工周期比較短的項目，比較適合使用檔案資料的追蹤收集方式，因為這樣整理資料的時間就比較少，還能保證其的完整性，但檔案管理的工作人員一定要了解施工現場的實際情況，要在最短的時間內掌握施工動態，同時收集好資料。追蹤收集檔案資料可以及時的對工程的進展狀態進行充分的了解，但這需要耗費大量的人力和物力。

2.2.2分階段收集

如果項目屬于具有較長的施工周期的類型，則比較適合分段收集的方法來進行對資料的收集。如果是大型的水利工程，這就需要檔案管理人員與施工人員進行協同合作，對施工工程的進展進行全面的了解和掌握。要最大限度地保證水利工程檔案的完整性，防止檔案出現丟失等不利的情況，但也要注意水利工程檔案的準確性，防止檔案內出現虛假資料。

2.2.3強制性收集

對于水利工程的施工人員比較分散、臨時機構比較多的企業來說，收集資料就應該采取強制性收集的方法。一般都可以采用押金的方式對資料進行收集和管理，這也就需要施工的企業支付一部分的押金，直到資料轉交給文檔管理部門，才能把押金全額退款。這種強制性收集起到一定的壓制性作用，但也同時促進了文檔資料的有效管理，保證了文檔資料的準確性和完整性。

2.3 加強檔案管理

隨著社會的發展，信息化技術也得到了高速的發展。如今，信息技術已經廣泛運用到了現代管理中，所以，水利工程的相關文檔管理也需要進行信息管理。我們要促進水利工程檔案的建設管理，首先就要改變傳統管理思想，加大管理資金的投入。還要積極的與相關科研機構進行合作，開發能夠適用于水利工程文檔管理方面的信息管理方案，要合理的運用信息管理技術，提升檔案管理的信息水平。我們可以在水利工程檔案管理中大力推廣多種新型檔案形式，加大對檔案資料的利用途徑，讓資料可以得到真正的使用價值。

2.4 加大檔案管理人才的培養力度

想要有效地提高檔案管理效率，還需要從加大管理的人員入手。因為檔案管理人員是提高水利工程檔案管理水平的根本要求，所以需要加大對人才的培養力，為水利工程檔案管理工作提供一些高素質、責任心強的人才。首先，我們應該提高檔案人員的法律意識，然后再培養他們的職業道德。只有良好的職業意識才能做到及時的收集資料，保證檔案的準確性和完整性。我們還要加強業務的培訓力度，不斷地提升檔案管理的業務能力，要提高工程檔案管理人員的專業知識，特別是對計算機和管理軟件的使用能力，保證工程檔案管理人員的知識專業化、技能多樣化和管理現代化，只有這樣才能更好的為水利工程管理好相關檔案。

3 結語

綜合上述所說，水利工程檔案管理是水利工程建設管理工作的核心要點所在，雖然水利工程檔案管理工作的工作量較大，而且較為枯燥，但其準確性和完整性是保證水利工程建設施工工作順利開展的重要因素。所以，作為檔案的管理員，除了掌握一些專業知識以外，還要具備優良的責任心和綜合素質，只有這樣才能全面的完成水利工程檔案管理工作，為水利工程的施工建設提供輔助，使其能夠更加明確建設工作的重點方向。

參考文獻：

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