芻議醫(yī)療檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢及功能分析

摘要：隨著社會的發(fā)展和科技的進步，醫(yī)療檔案管理目前處于快速發(fā)展和提升期，醫(yī)療檔案數(shù)字化管理是信息化建設(shè)進程的必經(jīng)之路，也是構(gòu)建智慧型醫(yī)院的重要一環(huán)。醫(yī)療單位需要一套完整的醫(yī)療檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，對現(xiàn)有的醫(yī)療檔案管理技術(shù)進行更新，從而徹底解決目前醫(yī)療檔案管理所存在的“存不下、找不到以及無后備”三大突出問題。

關(guān)鍵詞：醫(yī)療檔案；數(shù)字化；檔案管理

醫(yī)療檔案，俗稱病案或病歷，是患者就診和住院進程中記錄疾病救治過程的文件，它從首次診斷、入院記錄、病程日志、各種檢查報告、手術(shù)記錄、各種知情同意書以及出院診斷等多項內(nèi)容完整的記錄了診療的全過程，是醫(yī)療、教學(xué)、科研的基礎(chǔ)資料和原始檔案，同時也是醫(yī)療糾紛中的重要證據(jù)來源。隨著醫(yī)院規(guī)模的不斷擴大，住院病人數(shù)量的激增，現(xiàn)有的醫(yī)療檔案管理模式已經(jīng)難以滿足臨床、科研、患者及社會等諸多方面的需求，尋求一種高效的醫(yī)療檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)迫在眉睫。

1 我國醫(yī)療單位目前醫(yī)療檔案管理的現(xiàn)狀

（1）醫(yī)院存放醫(yī)療檔案的空間嚴重短缺。目前，我國省級醫(yī)院歸檔醫(yī)療檔案數(shù)量均已達到幾十萬份，一家三甲醫(yī)院平均每年的出院病人5萬人次以上，龐大的醫(yī)療檔案數(shù)量對醫(yī)院醫(yī)療檔案室的工作造成極大壓力。隨著年出院病人數(shù)的逐年遞增，醫(yī)院存放醫(yī)療檔案的空間捉襟見肘，已無法滿足快速增長的存儲需求。

（2）醫(yī)療檔案庫設(shè)施不完善，不利長期保存。據(jù)調(diào)查，很多醫(yī)院的醫(yī)療檔案全部儲存在住院部地下室的倉庫中，由于地下倉庫防潮防水及通風(fēng)設(shè)施不健全，導(dǎo)致醫(yī)療檔案潮濕，年代久遠的醫(yī)療檔案有些字跡難以辨認，非常不利于長久持續(xù)保存。

（3）病案室反復(fù)借閱，損耗紙張。目前醫(yī)院的病案借閱主要有醫(yī)療保險檢查（省保、市保、鐵保、農(nóng)合）抽檢病歷、科室借閱及科研借閱三個方面，反復(fù)借閱和使用的損耗，不利于紙張的長期保存。

（4）醫(yī)療檔案查找和復(fù)印效率低下。一家三甲醫(yī)院的日均醫(yī)療檔案復(fù)印量最少在100份以上，由于是人工查找醫(yī)療檔案，樓上樓下跑，工作效率低下，患者等候時間長、意見大，嚴重影響患者對醫(yī)院的整體滿意度。

2 醫(yī)療檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性分析

（1）醫(yī)療檔案數(shù)字化的含義。所謂醫(yī)療檔案數(shù)字化是指通過數(shù)碼設(shè)備將紙質(zhì)醫(yī)療檔案記錄轉(zhuǎn)換為數(shù)字圖像，存儲于數(shù)據(jù)服務(wù)器內(nèi)，通過計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進行傳輸、利用和管理的醫(yī)療檔案。利用網(wǎng)絡(luò)檢索系統(tǒng)，醫(yī)護人員無需再到病案室查閱原始紙質(zhì)檔案，數(shù)字化病案信息以及圖像可以在全院范圍共享。

（2）有利于醫(yī)療檔案的長期存儲。原始醫(yī)療檔案經(jīng)掃描存檔后，可以統(tǒng)一裝箱堆放，大大節(jié)約儲存空間。箱子經(jīng)特殊處理，可防水防潮；原始醫(yī)療檔案的使用率降低，可減少翻閱和磨損，有利長期妥善保存。

（3）提升病案室的服務(wù)能力。數(shù)字化后的醫(yī)療檔案可滿足教學(xué)、科研和隨訪等需求，還能更方便服務(wù)于臨床，對患者提供的復(fù)印病案服務(wù)的效果也會大大提升。

（4）節(jié)約人力成本，提高醫(yī)療檔案管理水平。原始醫(yī)療檔案需要先從病案倉庫中找到相應(yīng)病案，然后再由人工一張張手動復(fù)印，數(shù)字化的醫(yī)療檔案如需復(fù)印，直接從電腦中提取、選擇內(nèi)容、點擊打印即可，大大提高工作效率。

（5）節(jié)約物力成本。一般醫(yī)院病案室用來復(fù)印病歷的復(fù)印機使用壽命為2年左右，購買加上維修、耗損和墨盒都需要成本，醫(yī)療檔案數(shù)字化后只需打印機打印即可。另一方面，醫(yī)療檔案數(shù)字化使用成像儀拍攝患者身份證自動存儲服務(wù)器，省去復(fù)印的時間和耗材，每年可節(jié)省大量打印紙及墨盒等耗材約和人工成本。同時，醫(yī)療檔案數(shù)字化后醫(yī)療檔案直接打印條碼裝箱，利用定位系統(tǒng)準確快速查找醫(yī)療檔案，所有需求都可在電腦上進行。每年可節(jié)約上萬套醫(yī)療檔案袋，節(jié)約了工作人員編碼裝袋的過程，大大提高工作效率。

（6）能夠加強對醫(yī)療檔案質(zhì)量的控制。醫(yī)療檔案的數(shù)字化過程就是對醫(yī)療檔案的再整理過程，通過醫(yī)療檔案的數(shù)字化，可以使手工整理的醫(yī)療檔案錯誤在數(shù)字化時被發(fā)覺并得到改正。同時，通過病案數(shù)字化制作過程，對新歸檔的病歷中出現(xiàn)的問題能夠及時發(fā)現(xiàn)和修改，對現(xiàn)運行病案的質(zhì)量管理也能起到促進作用。

（7）是今后醫(yī)院病案無紙化系統(tǒng)的基礎(chǔ)和前提。醫(yī)療檔案的數(shù)字化是未來醫(yī)院徹底實現(xiàn)無紙化的基礎(chǔ)條件，電子病歷經(jīng)過CA（電子簽名）認證，和HIS、LIS、PACS、EMR、手麻、心電、病理等相關(guān)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行對接后才能完全實現(xiàn)無紙化，是構(gòu)建智慧型醫(yī)院的重要一環(huán)。

3 醫(yī)療檔案數(shù)字化系統(tǒng)的功能分析

（1）紙質(zhì)醫(yī)療檔案數(shù)字化制作。管理員從病案室領(lǐng)取醫(yī)療檔案，為每份醫(yī)療檔案貼上條形碼，并將條碼信息與醫(yī)療檔案首頁信息進行對應(yīng)，將指定部分醫(yī)療檔案分派給指定的翻拍員加工。翻拍員正常翻拍結(jié)束后，由管理人員進行質(zhì)檢，管理人員確認無誤后，交由打包人員進行封箱打包，打包員按指定位子堆放醫(yī)療檔案，最后在系統(tǒng)中記錄每個箱子堆放的位置。

（2）打印功能。病案數(shù)字化后，只要在計算機上輸入病人姓名或醫(yī)療檔案號，計算機馬上顯示數(shù)字化醫(yī)療檔案，點擊打印即可。根據(jù)各類人群的不同打印需求，提供相應(yīng)的打印模式、打印權(quán)限等，方便快捷。

（3）科研功能。數(shù)字化處理后的病案內(nèi)容圖像可以在院內(nèi)網(wǎng)的醫(yī)生工作站上閱讀，醫(yī)務(wù)人員可以自定義科研模板，并從數(shù)字化醫(yī)療檔案中摘錄數(shù)據(jù)，可將數(shù)據(jù)導(dǎo)出到專業(yè)統(tǒng)計軟件進行后期建模分析，使得過去無法做到的工作現(xiàn)在很容易就能實現(xiàn)。

（4）借閱功能。醫(yī)療檔案數(shù)字化后，不再借閱紙質(zhì)醫(yī)療檔案，所有的閱讀都通過電子病歷系統(tǒng)在計算機上進行。閱讀按權(quán)限進行分配，在閱讀前，閱讀人必須向主管部門申請閱讀權(quán)限，只有授權(quán)的人和醫(yī)療檔案內(nèi)容才能閱讀。

4 結(jié)語

新時代醫(yī)療單位發(fā)展步伐加快，隨著構(gòu)建智慧型醫(yī)院和信息化建設(shè)需求的逐步提高，醫(yī)療檔案數(shù)字化管理是必經(jīng)之路。只有不斷推進現(xiàn)代化的信息管理系統(tǒng)，才能更好的發(fā)揮醫(yī)療檔案的作用，優(yōu)化檔案管理的效率，促進醫(yī)療質(zhì)量的不斷進步，最終推進醫(yī)院和社會的共同發(fā)展。

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作者簡介：田鎮(zhèn)源（1988），男，漢族，河南許昌人，碩士，助理館員，研究方向：檔案管理。