基于信息時代下的文秘工作及檔案管理分析

張潔

在事業單位文秘工作進行中，所整理出的檔案資料屬于檔案管理工作的主要管理項目，可以說在具體行動中，加大對檔案管理工作的重視程度具有不可替代的現實意義。借助現代先進的信息技術來保證文秘工作與檔案管理工作的相融合，可以為檔案管理工作的高效發展創造有利條件。在本文中，就通過對事業單位檔案管理工作問題的探討，來對檔案管理工作的發展給出幾點建議，以供參考。

文秘工作是事業單位的管理職位，提高辦公部門的行政工作質量是文秘人員的主要工作任務。不僅如此，建立內部各類型文件、完善單位各項會議的記錄資料，保存內部印章和高效實行檔案整理蕘也屬于文秘人員的主要工作項目。由此可見，文秘工作具有明顯的繁雜性，要求文秘人員必須要體現出高度的職責意識。所以說，文秘工作屬于事業單位穩定發展的基本保障，并且與檔案管理工作之間存在著緊密的關聯。

一、文秘工作中檔案管理重要性及當前存在的問題

如上文所提，事業單位的檔案管理屬于文秘人員的一項主要工作。在具體行動中，所開展的檔案管理工作，重點就是對單位以往的信息資料做出良好的存儲和管護，也就是說檔案投票管理就是屬于對文秘工作成績的一種體現和總結。基于文秘工作與檔案管理工作相融合，能夠明顯降低對企業人力資源的運用，重要的是文秘人員是內部檔案的主要管理人員，其工作內容屬于檔案管理工作的基礎。然而現階段，從國內一些事業單位的發展狀況來看，在文秘工作與檔案管理工作融合過程中，還存在著諸多不容忽視的問題，如資料的合成不規整、格式不一致、整理順序不規范等，都屬于妨礙文秘工作與檔案管理相融合的主要問題，那么中，就基于文秘工作與要檔案管理信息化發展，給出幾點建議。

二、相互銜接—促進文秘工作與檔案管理一體化之途徑

（一）提供文秘工作人員立卷歸檔技巧是重要途徑

建立落實管理技巧是保證事業單位檔案管理快速發展的有效渠道。文秘工作繁雜性特點說明了文秘工作人員是個全能手，大到單位提出的發展戰略，小到整理檔案和傳輸信息都屬于文秘工作的業務項目，業務項目的繁雜性也導致事業單位檔案類型的的多元化，那么不后缺失、不冗雜是強化檔案管理工作質量的前提。另外，學會甄別文件價值也是令歸檔工作成功的重要方式。在日常工作中，每個單位或公司要產出大量的材料及文件且并不是每個文件都需要整理立卷歸檔的，在一系列文件中甄別出具有存儲價值的，在整理是注意將該文件的全部資料搜集齊全，按照從上到下的順序統一裝訂成冊使資料變為文件。

（二）利用信息技術扎實專業知識提高檔案管理效率是關鍵

不斷增強的信息技術為事業單位的檔案管理工作的發展奠定了堅實的理論基礎，文秘員的檔案管理職責意識弱化始終是妨礙事業單位檔案管理工作向更高層次發展的因素。尤其是現階段，國內大部分事業單位的文秘人員都沒能意識到自身的管理員身份，這方面意識的缺失，導致落后的檔案管理方法始終處于重要位置。在借助信息技術進行的檔案管理工作，本文給出了兩點措施：其一是檔案管理信息化。促進文秘與檔案管理相融合的重點就是公務文件。事業單位以往的檔案模式主要就是對紙質檔案的保管。而在科技水平不斷增強。信息技術逐漸成熟的背景下，信息化的檔案管理實際上是促進了文秘工作與檔案管理工作高效融合，在具體行動中，文秘人員需要結合本單位的的發展需求，來對檔案類型作出相應的調整，并保證各類型檔案之間都具有緊密的關聯，僅是在相關APP中說明指定檔案的存放處，就能夠快捷的調取出指定的檔案內容，可以說信息化管理方式不僅使檔案管理變得快捷化，促進了事業單位文秘工作的高效化發展；其二是融入計算機管理系統。對計算機設備進行運用，能夠將檔案結合相關標準劃分為若干類別，改變由于檔案格式不統一而導致的檔案內容不完善。可以說類型化的檔案管理明顯緩解了由于人為干擾因素。除此之外，將計算系統融入到檔案管理工作，也能夠明顯示緩解新舊檔案調整不充分的問題，從而達成各類型檔案同期化管理目標。

三、結語

現階段，國內大部分事業單位的文秘人員都還會同時負責檔案管理的工作，而公文和文憑都屬于事業單位都屬于文秘工作與檔案管理工作中的核心環節。那么文秘工作在進行中，所建立的資料又屬于檔案管理工作主要項目，所以在具體行動中，將檔案管理工作與文秘工作充分融合會體現出不可替代的現實意義。科學技術與信息技術的不斷增強也為事業單位文秘工作和檔案管理工作的發展創造了良好的條件，對此，本文就給出了三項措施，以供參考。（作者單位為內蒙古興安盟電影管理總站 ）