高校后勤招標采購業務內部控制探討

黃蕾

招標采購業務是高校后勤部門的重要業務，長期以來由于相關規章制度不完善，內部控制制度不健全等原因，高校后勤招標采購業務存在不少問題。本文從實際出發，結合高校后勤部門招標采購業務的特點，從內部控制的角度出發進行了探討，并進一步提出具體的控制措施。

一、加強高校后勤招標采購業務內部控制的必要性

隨著我國教育事業的發展，高校后勤社會化改革的不斷深入，高校后勤的社會性質發生了一些變化，但高校后勤仍是學校的職能部門，受傳統意識的影響較大，缺乏市場競爭意識和風險意識，對內部控制的重要性認識不足。雖然目前我國許多高校都制定了各自的內部控制制度，但大多屬于宏觀層面內部控制，各二級單位、校辦企業、后勤實體，尚未建立與之相適應的內部控制制度。高校未形成有效的內部控制體系。后勤部門作為學校的一個特殊部門，通過采購大量的材料物資來完成全校的教學、科研等后勤保障任務。由于招標業務內部控制不健全，近年來發生在高校招標采購環節的腐敗現象越來越多。建立和完善高校招標采購業務內部控制制度，合理保證高校后勤實體經濟活動的合法性，合理保證高校后勤實體資產的安全完整和有效使用，有效地防止舞弊和腐敗的發生，提高公共服務的效率和效果，實現高校后勤的經營目標，保障我國高等教育健康快速發展，具有重要的意義。

二、目前我國高校后勤招標采購業務內部控制方面存在的主要問題

（一）招標方式選擇不合理

招標采購業務是政府采購的重要組成部分，應當遵循政府采購的方法。按照規定政府采購應采用公開招標、邀請招標、競爭性談判、單一來源、詢價等方式。其中公開招標應作為政府采購的主要方式。除以下情況，必須采用公開招標的方式進行采購。一是達不到公開招標金額標準或者雖然達到公開招標標準，但是招標成本費用相對較高，不符合成本效益原則，可以采用詢價或競爭性談判的方式；二是技術性含量高的特殊性采購可以采取邀請招標的方式，邀請3家以上符合條件的供應商參與競標。三是發生了不可遇見的緊急情況，只能從原供應商處采購的可以采用單一來源方式采購。采購部門應該根據采購業務的特點選擇與之相適應的采購方式。由于人情網、亂吃回扣等現象，高校后勤招標方式的選擇往往不合理，如基礎設施建設急需采購大宗物資可以選擇邀請招標的方式，這種方式不發布招標公告，實際操作過程中采購人員只將招標文件送給幾家特定供應商。不按邀請招標的程序進行。或者采用化整為零的方式規避公開招標，導致幾家供應商壟斷高校的供應市場，長期下去容易產生腐敗，大大降低了高校采購部門的議價能力和采購物資的質量，采購物資質次價高，損害了國家和學校的利益。

（二）采購環節缺乏內部控制

采購環節一般包括采購申請、采購審批，供應商的選擇，合同的簽訂等幾個環節。采購必須按照先預算，再計劃，最后采購的程序設立請購制度。許多高校采購業務未設立請購制度，采購隨意性大，造成重復采購，資源浪費現象嚴重。未建立授權審批體系，不按常規授權和特別授權的權限進行授權。未編制常規授權的權限指引，不按特別授權的范圍、權限、程序進行特別授權。特別授權范圍過大，缺乏必要的程序，越權審批，結果是出了問題相互推諉扯皮，無人承擔責任。對供應商不進行盡職調查，對供應商的信用狀況不了解，未建立科學的供應商評估和準入制度，未按要求確定合格的供應商清單，未與選定的供應商簽訂質量保證協議，未建立供應商信息管理系統，不能實時掌握供應商的資信及經營情況并據此進行綜合評價，并根據評價情況適時調整。供應商信用惡化，導致單位遭受欺詐，資金受損。未經授權或超越權限擅自以單位的名義對外簽訂合同，合同簽訂前不經過審核，為了個人利益甚至簽訂陰陽合同，導致合同無法按期履行，遭受被起訴的風險，使高校名譽受損。

（三）缺乏有效的采購監督機制

有效的高校內部控制監督分為兩部分，一是外部監督，由政府、財政、上級審計部門實行，二是內部監督，一般由內部審計部門、紀檢部門實行。由于目前尚未出臺高校物資采購方面的法規，加之外部監督部門職能相互交叉，未形成一套有效的內外部監督機制。高校管理層對內部審計工作認識不足，內部審計機構的設置和人員配備缺乏獨立性，無法獨立地開展審計工作，未形成一套科學的事前、事中、事后監督機制。不能對招標采購業務的全過程進行監督。

三、加強高校后勤招標采購業務內部控制的具體措施

（一）建立一套完善的招標采購內部控制制度

為提高行政事業單位的管理水平，財政部發布了《行政事業單位內部控制規范（試行）》，該規范自2014年1月1日在全國行政事業單位實行。此規范廣泛適用于行政事業單位。高校根據各自的實際情況制訂了相應的內部控制制度，但此制度僅涵蓋了高?？傮w層面的日常業務，各職能部門應根據各自業務的特點制定出與之相適應的內部控制制度。以完善整個高校的內部控制體系。高校后勤部門，作為高校二級機構，招標采購業務是其風險最高的業務，應建立一套行之有效的內部控制制度來進行規范。首先應全面梳理招標采購的業務流程，找出各控制環節的風險控制點，并據此制訂出相應的內部控制制度，來規范高校后勤部門的招標采購業務。

（二）加強招標采購業務過程中的風險管控

風險始終伴隨著企業的經營活動，內部控制不能完全消除風險，但通過風險的管控，可以降低風險發生的可能性。風險實際發生時通過風險管理使不利因素控制在可承受的范圍之內。要及時識別、科學分析高校后勤招標采購業務中的主要風險，合理確定風險應對策略，并采取相應的控制措施。首先通過進行風險的事前管控，防止錯誤和舞弊行為的發生。其次風險實際發生時通過有效的控制措施，根據所處的環境對所面臨的風險進行評估，并根據評估出的風險選擇相應的風險應對策略，常用的風險應對策略有風險回避、風險降低，風險轉移、風險控制等。應根據不同的情況采取相應的應對策略，降低風險發生的危害程度，避免不必要的損失。

（三）建立完善的監督體系和反舞弊機制

對招標采購業務活動進行全過程監督，不僅要監督采購業務的合法性，更要對采購活動的全過程進行動態監督，充分發揮高校采購管理部門、審計、紀檢等部門的監督職權。把內部監督分為日常監督與專項監督，日常監督是專項監督的基礎，要加大日常監督力度，專項監督是日常監督有益的補充，日常監督與專項監督應當有機結合，應當對監督情況形成書面報告，并在報告中揭示存在的內部控制缺陷。對于重大內部控制缺陷，應及時整改。建立有效的反舞弊機制，明確反舞弊工作的重點領域、主要環節和相關機構在反舞弊工作中的權限。為保證反舞弊工作落到實處，應當堅持“懲防并舉、預防為主”的原則，建立舉報投訴制度和舉報人保護制度，設置舉報專線，明確舉報投訴處理程序，確保舉報、投訴成為有關部門掌握信息的重要途徑。舉報投訴制度和舉報人保護制度應當及時傳達至全體員工。

（四）加強招標采購內部環境建設

內部環境是實施內部控制的基礎，包括組織架構、發展戰略、人力資源、企業文化、社會責任等。建立健全內部控制組織機構，設立由后勤集團總經理牽頭，其他各相關職能部門領導為主要成員的采購工作領導小組，作為采購活動的決策機構。設立招標采購決策部門、執行部門、監督部門三權分立的原則，形成權責明晰、相互協調、相互制約的制衡機制。加強招標采購隊伍建設，對專業性不強、服務意識淡薄，違法亂紀損害學校利益的采購人員，應調整崗位。遵循德才兼備、以德為先和公開、公平、公正的原則選聘人才，通過廉政教育、強化監督等方式，確保招標采購從業人員遵循職業道德。培育積極向上的企業文化，培養誠實守信的經營理念，倡導腳踏實地的工作作風，增加員工的責任感和使命感。

四、 結語

招標采購是高校教學、科研發展的重要保障，采購業務量大，種類多，做好高校采購環節中的內部控制，完善相應的對策和措施，一方面可以提高招標采購管理水平，科學防范各類風險，提高資金使用效率；另一方面可以有效防止腐敗的發生，進一步推動廉政建設，提供高效、廉潔的讓廣大師生滿意的保障型后勤。 （作者單位為鄭州大學）