民辦高職院校學籍管理的現(xiàn)狀與對策研究

劉順才

【摘要】自教育部41號令實施以來，學籍管理工作進入了新時代，對學籍管理的制度化、信息化和法治化提出了更高要求。結合H校學籍管理工作實踐與調(diào)研，通過對民辦高職院校學籍管理現(xiàn)狀的梳理和分析，探究其深層次原因，進而試圖從中找到一些破解之道，提出應當構建科學有效的學籍管理體系，推動學籍管理能力現(xiàn)代化，實現(xiàn)學籍管理法治化。

【關鍵詞】民辦高職院校;學籍管理;制度建設;法治化

2017年2月4日，教育部新修訂的《普通高等學校學生管理規(guī)定》（教育部令第41號）正式公布，自2017年9月1日起實施。《普通高等學校學生管理規(guī)定》對學籍管理提出了新的更高的要求，學籍管理由此進入了新時代，學籍管理的信息化、制度化、法治化將成為新常態(tài)。如何進一步提升學籍管理能力，推進學籍管理現(xiàn)代化、科學化、民主化，是全國高校共同面臨的一項重要課題。與其他公辦高校相比，民辦高職院校學籍管理既有共性的特征，又有其特殊的表現(xiàn)。

一、民辦高職院校學籍管理的地位和作用

與其他高校一樣，學籍管理工作也是民辦高職院校一項經(jīng)常性、復雜性、基礎性的工作。民辦高職院校數(shù)量越來越多，規(guī)模日益壯大。隨著近年來國家多項征兵政策的出臺，高校入伍新生的增多，學籍管理工作已經(jīng)從過去的“始于入學，終于畢業(yè)”轉變?yōu)椤笆加阡浫。K于畢業(yè)”，學籍管理工作貫穿于學生錄取到畢業(yè)離校的整個過程。從總體來看，學籍管理工作主要有以下幾個方面的作用。

（一）管理作用

學籍工作首先是一項管理工作。第一，上到國家法律政策方針，下到校規(guī)校紀，學籍管理工作都需要去執(zhí)行。比如轉學、退學，國家都有相關要求，學校學籍管理只能執(zhí)行，而且要不折不扣地執(zhí)行。第二，學籍管理還要面對學生多項學籍信息的管理，包括學生的姓名、民族、身份證號、專業(yè)、年級、考試成績等等。如此多的管理內(nèi)容造就了學籍管理的復雜性。執(zhí)行性強是學籍管理的一項本質(zhì)特征。與執(zhí)行性相伴相生的，往往就是學籍管理的法制性、強制性。所以，學籍管理工作有其底線和紅線，任何組織和個人都不能逾越。管理是學籍工作最基本的首要的功能，管理的好壞直接關系到整個學校辦學質(zhì)量。目前，《普通高等學校學生管理規(guī)定》和各校的《學籍管理辦法》是學籍工作最直接、最重要的工作依據(jù)。

（二）服務作用

如果說管理作用是學籍工作“硬”的方面，那么服務功能就是學籍工作“軟”的方面作用的體現(xiàn)。隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展和《民辦教育促進法》的頒布實施，學籍工作的服務性功能體現(xiàn)得越來越突出和明顯。學籍管理工作作為服務學生、服務學校、服務社會的一項基礎性工作，其目的是幫助學生成長成才，引導學生順利畢業(yè)，步入社會，為中國特色社會主義建設服務。近年來，學生本位及學生權利意識迅速崛起，在民辦高職院校中，學籍管理工作的服務性體現(xiàn)得尤為突出。在民辦高職院校中，學籍管理不僅要處理從學生錄取到學生畢業(yè)的所有事項，還要處理學生欠費，學生越來越頻繁的學籍異動以及各類補考。學生本位，處處為學生著想，是民辦高職院校的一項巨大優(yōu)勢。此外，學生畢業(yè)以后都還一直保持著與學校的聯(lián)系。因此，民辦高職院校的學籍管理工作的服務對象是持有錄取通知書、學生證和畢業(yè)證書的學生，這個工作的深度和廣度都是巨大的。當然，這就對民辦高職院校的學籍管理工作提出了更高的要求。如何提升學籍管理能力是當前民辦高職院校面臨的一項重要課題，也是推進民辦高職院校內(nèi)涵式發(fā)展題中應有之義。

二、民辦高職院校學籍管理現(xiàn)狀分析

（一）學籍管理觀念陳舊，制度建設滯后

民辦高職院校管理觀念過時，H校還停留在計劃經(jīng)濟時代那種“以管為主”的管理模式上，學籍工作缺乏主動性和前瞻性，依靠行政命令開展學籍管理。這種方式雖然可以在短期內(nèi)發(fā)揮積極作用，但是久而久之，相關部門和學生會產(chǎn)生厭倦和抵觸情緒，而且難以滿足越來越多樣化的學籍管理需求。此外，H校還缺乏學籍管理制度建設的頂層設計，往往以《學籍管理辦法》的方式呈現(xiàn)。辦法雖然敘述詳細，但是并未改變以教務處為主的學籍管理體制，各二級管理部門（系）學籍管理的主動性、積極性和創(chuàng)造性難以發(fā)揮。并且，《學籍管理辦法》有的敘述理論性和原則性太強，缺乏現(xiàn)實性和操作性。民辦高職院校的學籍管理工作急需打破觀念，進行學籍管理體制創(chuàng)新。

（二）學籍管理重視程度不夠，投入不多

在民辦高校，尤其是像H校這樣的民辦高職院校，由于缺乏國家財政支持，沒有生均撥款，民辦高職院校經(jīng)費十分緊張。在H校，大量的經(jīng)費被花在了招生宣傳、創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)、學科競賽、校園穩(wěn)定等方面。各級領導干部對學籍管理工作重要性認識不足，對學籍管理的風險評測不夠，再加上學籍管理工作的作用基礎性太強，一時投入難以馬上見到實效，所以H校對學籍管理的資金、設備投入不足，購置的教務系統(tǒng)因為費用極低導致根本無法滿足教學管理和學籍管理的需要。

（三）學籍管理手段落后，信息化建設嚴重滯后

隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的到來，信息化已經(jīng)成為學籍管理的必然趨勢。在H校，學籍管理的手段絕大部分屬于手工做表、手工核對、手工統(tǒng)計、手工整理，這種情況對以前在校人數(shù)不多的情況尚可應付。但是隨著近年來招生人數(shù)暴漲，報到注冊的新生規(guī)模日漸增大，大部分民辦高職院校已經(jīng)接近或超過萬人規(guī)模。以H校為例，2013年報到入學新生1711人，2014年達到2913人，2015年突破3000達到了3297人，2016年繼續(xù)保持穩(wěn)定，為3382人，2017年3301人。2017年新報到入學人數(shù)下降的一個很大原因是學校規(guī)模日益擴大，但是學校建設基礎投入不足，有部分學生因為寢室問題不如意，遂選擇回高中復讀。2018年H校新建成的宿舍樓即將投入使用，預計2018年新報到入學人數(shù)將達到新高。

人數(shù)不斷在漲，學校信息化建設面臨新挑戰(zhàn)。在這種情況下，以較低成本購置的教務管理系統(tǒng)已經(jīng)難以應對高校擴招后學籍管理所面對的大數(shù)據(jù)。以H校在讀總人數(shù)9963人的民辦高職院校為例，每人在校4個學期，每學期10門課程，再加上4個期末補考、1個畢業(yè)前補考，僅成績一項就面對至少398520條數(shù)據(jù)記錄，更不要說學籍管理的每個學生數(shù)十條的基本信息等字段，如此龐大的數(shù)據(jù)給學籍管理帶來了極大的困難。如果再算上教學運行和教學監(jiān)督的數(shù)據(jù)，在學籍管理中，“大數(shù)據(jù)”時代需要一個“大系統(tǒng)”，這個系統(tǒng)可以實現(xiàn)和記錄學生入學報到、學籍異動、學生處分、學籍預警、成績考核、畢業(yè)審核等全部信息和數(shù)據(jù)，并能夠隨時提取調(diào)用。目前，H校的學生處分是由學生處管理和實施的，學籍管理人員對相關情況并不知曉，輔導員更不會將學生的處分情況告知教務處，并且學籍管理也沒有和考試管理、學籍預警相關聯(lián)。在信息共享不足的情況下，難以有效地進行聯(lián)動處理。在民辦高職院校的學籍管理過程中，信息化是嚴重滯后的一環(huán)。

（四）學籍管理規(guī)范化程度有待提高

在H校的日常學籍管理過程中，學校雖然設置了較為規(guī)范的流程，但實際經(jīng)辦人員往往為了圖一時便利，不嚴格按照規(guī)范流程操作，學籍異動的材料不認真核實，不注意收集和保留第一手證據(jù)，不給家長核實或者核實了不保留相關記錄，再加上實際經(jīng)辦人員流動性太大，出了問題根本無法責任到人，為學籍管理的后期工作埋下了隱患，既增加了學籍管理工作量，也增加了學校的辦學成本和風險。教育部41號令尤其強調(diào)了學生的申訴權利，強調(diào)了對學生權利的保護，學校做出的任何處理決定都應當合法合理合乎程序。學籍管理的規(guī)范化、法治化是建設法治校園的重要抓手，在這一點上任何時刻都不能松懈。所以，僅僅依靠教務處工作人員根本無法把學籍管理工作做到規(guī)范、細致，必須要廣泛發(fā)動二級部門，通過二級學籍管理部門，才能將學籍管理相關規(guī)定落到實處。所以，急需調(diào)動學工戰(zhàn)線尤其是高校輔導員的工作責任感，讓他們本著既為學生服務又為學校服務的理念，扎實地推進學籍管理嚴格、規(guī)范、細致地貫徹下去，執(zhí)行下去，對事關學生學籍的重大利益關切，要及時通知學生本人及家長并做好相關聯(lián)系記錄。

（五）學籍管理缺乏有力的宣傳，難以深入人心

民辦高職院校為了便于管理，降低自身的辦學風險，基本上都組織了各種形式的宣傳教育工作。在教育部41號令發(fā)布以后，H校組織修訂了新的《學籍管理辦法》，并已于2017年9月1日正式實施。除了常規(guī)的宣傳教育工作以外，H校還組織各系輔導員進行了專門的業(yè)務培訓，但是培訓結果并不理想，對學生的教育宣傳也收效甚微。學生對學籍管理缺乏足夠的認識，學校在教育宣傳活動中，敷衍應付，難以入心。從H校課間隨機走訪的200名學生的情況來看，其中163人表示“不清楚”教育部41號令和《學籍管理辦法》，占81.5%;有25人表示“只是聽說過對具體內(nèi)容了解不多”，占12.5%;只有12人明確表示“知道”教育部41號令和學校的《學籍管理辦法》，占6%。究其原因，原來這12人中有10人是班委干部，輔導員要求他們給同學講相關內(nèi)容，所以專門學習了。另外2人是因為自己前不久剛剛去教務處辦過轉專業(yè)，對相關內(nèi)容有所了解。此外，像H校這類民辦高職院校，生源質(zhì)量往往普遍不高，錄取分數(shù)線較低，很大部分學生是通過高職單招錄取進校的，學習的自覺性差，個人習慣不是特別好，社會氣息比較重，追求個性，崇拜非主流，往往對學校的正式教育和培訓不感興趣，不肯用心。從與輔導員帶班情況的交流來看，對這些學生的日常管理都顯得壓力重重，學生厭學情緒比較普遍。

三、民辦高職院校學籍管理的應對策略

（一）破除陳舊觀念的束縛，推進學籍管理制度建設

觀念是在潛移默化中控制人的行為的東西，但觀念的東西最根深蒂固的，最難以徹底鏟除。諾斯曾說過：“人們過去的選擇決定了他們現(xiàn)在可能的選擇。”一項制度一旦被人們所接受，要去改變非常困難，這就是制度變遷的“路徑依賴”理論。在H校，“路徑依賴”表現(xiàn)得尤為明顯。2013年及之前的教務學籍管理工作都是由舊的系統(tǒng)完成的，即使沒有排課系統(tǒng)，但是學籍管理功能尚算健全。為便于排課，2014年H校采購了新的教務系統(tǒng)，由于資金方面的限制，所購的系統(tǒng)功能受到很大限制，教學管理與學籍管理的不匹配，為畢業(yè)審核工作帶來極大困擾。很多員工習慣于使用舊系統(tǒng)，對新系統(tǒng)比較抵觸，只能依靠行政強制手段推行。制度層面上依靠強制手段尚可推行，但是觀念的東西則很難這樣去處理。制度建設必須要“敢啃硬骨頭”，不是僅僅發(fā)幾個文，開幾個會就可以解決的，需要一個有頂層設計的漸進性制度變遷才能實現(xiàn)。

（二）科學評估學籍風險，增加相關投入

學籍管理的質(zhì)量和水平?jīng)Q定了學校管理的質(zhì)量和水平。學籍工作不如招生、培訓、專升本等項目可以增加收益，學籍工作只是一項純支出工作。正因為如此，很多民辦高職院校對學籍管理不重視，不聞不問，認為學籍管理可有可無。這種錯誤認識必須得到糾正。學籍管理的范圍都是學校與學生矛盾集中的區(qū)域，從取得學籍、注冊學籍、恢復學籍、取消學籍到畢業(yè)審核，每一項都涉及學生真真切切的利益，容易與學生及家長產(chǎn)生糾紛。一旦發(fā)生糾紛，對簿公堂，學籍工作的任何一個環(huán)節(jié)稍不細致就極易讓學校身敗名裂，既付出了經(jīng)濟成本，又失去了名譽，影響學校招生和發(fā)展。為此，學校領導及學籍管理相關人員要正確評估學籍管理的風險，任何學籍異動都要資料齊備，流程嚴謹，保留相關原始憑證，以規(guī)避學籍管理難以預測的風險因素，減少糾紛，推動學校治理體系和治理能力現(xiàn)代化。

（三）改善學籍管理手段，推進學籍管理信息化建設步伐

學籍管理要面對如此多的學籍數(shù)據(jù)，沒有強大可靠的學籍系統(tǒng)是難以想象的。在大數(shù)據(jù)時代，數(shù)字化校園是一個不錯的選擇。要加快建立一個校級信息系統(tǒng)，把學籍信息等學生的“大數(shù)據(jù)”都存入其中，學生選課、補考、重修、學籍異動，處分、獎勵、畢業(yè)審核等相關在校情況表現(xiàn)都可以從中體現(xiàn)，學校和學生都可以通過PC和APP登錄查閱。每人一份電子學籍檔案將極大地提高學籍管理工作的效率。所以，學籍管理信息化是學籍管理應對互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)時代的一項必然趨勢。

（四）進一步規(guī)范學籍管理流程，防范學籍管理風險

對學籍相關經(jīng)辦人員要加強法律和業(yè)務培訓，強調(diào)學籍管理法治化的重要性，學籍管理工作也應當“講法律，講證據(jù)，講程序”。《普通高等學校學生管理規(guī)定》和《學籍管理辦法》就是學籍管理的“法”。及時對學籍管理辦法做出修訂，以適應不斷變化的學籍管理工作。能夠簡化程序的盡量簡化，但是涉及取消學生學籍等重大事項必須設置極為嚴格和規(guī)范的程序和流程。程序設置得越是煩瑣越是為了保護學生及學籍相關人員的現(xiàn)實利益，避免事后糾紛。這樣既保護了相關工作人員，又保護了學生權益。只有樹立了學籍管理法治化的思想，樹立了學籍管理的底線意識，學籍管理工作的風險才能極大地降低，學校的內(nèi)涵發(fā)展才有抓手。

（五）加強學籍管理宣傳教育，幫助學生入腦入心

學籍是學生取得學習資格、考試權利以及畢業(yè)證的先決條件，是學生的一項核心利益關切。每個學生都應當關心學籍，關注學籍。民辦高職院校要在錄取通知書寄出的同時將保留入學資格相關事宜告知學生及家長，寫明應征入伍或者身體原因可以保留入學資格，減少因學生及家長不知情而學籍被處理為“放棄入學資格”的風險。在學生入學后開展《學籍管理辦法》教育，并利用手機APP、官微、官網(wǎng)多渠道發(fā)布學籍管理相關信息，結合相關知識競賽、趣味活動，幫助學生了解和關注學籍管理。此外，民辦高職院校還要加強對學籍管理隊伍進行培育和訓練，一支高素質(zhì)的學籍管理隊伍是高效學籍管理的根本保障。

四、結論

教育部41號令的發(fā)布和實施，使得民辦高職院校的學籍管理進入了一個新時代。這個新時代不僅僅要求內(nèi)涵式發(fā)展，更要求現(xiàn)代化的學籍管理體系，要求民辦高職院校學籍管理能力的現(xiàn)代化。這一點正好契合了依法治校的理念。只有在依法治校的軌道上，以高校供給側改革為契機，不斷推進學籍管理體制機制創(chuàng)新，民辦高職院校在“以生為本”的基礎上，通過學籍管理法治化，才能更好地管理學生，服務學生，服務社會，以“工匠精神”繼續(xù)譜寫中國特色社會主義教育事業(yè)新篇章。

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