提升高校檔案管理工作質量對策探討

高鴿

高校是我國培養創新型人才的主要陣地，擁有豐富的檔案信息資源，高校教育活動的開展離不開檔案信息資源的支持，我國教育部明確提出了要加強高校檔案管理工作，為高校教學質量的提升提供有力的保證，隨著信息化時代的來臨，傳統高校檔案管理模式具有落后性，無法與高校日益增長的信息需求相適應，為此創新高校檔案管理模式，提升高校檔案管理工作質量是現階段高校教育改革的重點內容，本文主要結合當前高校管理中存在的問題，提出加強檔案管理工作質量的新途徑。

1 高校檔案管理工作發展現狀

高校檔案管理是我國檔案事業管理的重要組成部分，在高校教育中發揮著越來越突出的作用，隨著高校教育規模的擴大，普通高校教育逐漸普及，進一步加強了檔案管理工作的難度，對檔案管理工作質量提出了更高的要求，然而現階段我國檔案管理工作依然延用傳統的管理模式，已經無法適應現代社會發展的需求，高校檔案管理工作中主要存在以下幾方面的問題：

第一，高校檔案管理制度不完善。木架前我國高校教育領導者還沒有意識到檔案管理的重要性，對檔案管理工作建設存在忽視的態度，這就導致高校檔案管理工作停滯不前，缺乏有效的管理體制，檔案管理工作內容十分簡單，只需要負責日常的信息搜集和登錄工作，造成高校檔案管理信息遺失現象嚴重，檔案信息得不到有效的利用，檔案管理工作流程呈現出混亂的發展狀態，檔案的基本職能得不到發揮。

第二，高校檔案管理基礎設施不齊備。隨著教育部將高校教學環和教學基礎設施納入到高校教育考核中，各高校將教育改革的重點放在教學基礎設施建設中，如完善多媒體功能教室建設、加強實踐實驗室管理等，都需要大量的資金投入，這就導致可分配的財政資金不足，檔案管理基礎設施遠遠落后于其他基礎設施，缺乏專業的檔案管理工作，檔案管理保密性措施差，檔案管理得不到有效的保存。

第三，高校檔案管理人員缺乏專業性。檔案管理工作在高校教育中發揮著重要的作用，能夠為高校教育活動的開展提供各種信息支持，然而大部分高校并沒有意識到檔案管理的重要性，很多檔案管理工作崗位由其他教師兼任，缺乏專業的檔案管理人員，投入到檔案管理工作中的時間和精力有限，導致高校檔案管理工作整體水平不高，無法發揮檔案管理在高校教育中的作用。

2 提升高校檔案管理工作質量的有效對策

2.1重視檔案管理人員隊伍建設，提高檔案管理整體水平

檔案管理人員的專業知識和工作能力是影響檔案管理質量的重要因素，只有不斷提高檔案管理人員綜合能力，才能夠逐漸完善高校檔案管理中的不足支持，為此高校教育工作者要重視檔案管理的作用，加強對檔案管理人員的培訓，如定期組織和開展各種培訓活動，鼓勵檔案管理人員積極參與各種培訓和專題講座活動；提高檔案管理人員入職標準，聘請專業的檔案管理技術人員，提升檔案管理人員綜合素質；做好檔案管理人員心理健康輔導工作，引導檔案管理人員樹立健康向上的服務理念和職業道德，加強檔案管理工作服務水平。

2.2完善檔案管理制度，規范高校檔案管理流程

檔案管理在高校教育中發揮著重要的作用，想要進一步提升高校檔案管理工作質量，首先需要完善高校檔案管理制度，明確規定高校檔案管理工作的內容、職責和義務，規范管理工作流程，開展有序化的檔案管理工作，提高檔案管理工作效率。一方面高校管理者要逐漸意識到大難管理制度建設的重要性，建立健全檔案管理制度，指明檔案管理工作建設的方向；另一方面完善檔案管理人員管理制度，建立公平公正的獎懲機制，對優秀的檔案管理人員給予物質和精神獎，調動員工工作的積極性和熱情。

2.3加大教育資金投入，加強高校檔案管理基礎設施建設

大部分高校檔案管理部門缺乏專門的辦公創作，檔案管理環境差，很容易造成檔案遺失、破損等現象，不利于檔案工作的開展，為此高校教育管理者需要重視檔案管理基礎設施的建設，積極引進先進的檔案管理思想和技術，提供充足教育財政支持，開設獨立的、專業的檔案管理部門，構進大量的檔案管理設備，如檔案管理庫、檔案管理夾等，為檔案管理工作的開展構建良好的環境，滿足檔案管理工作人員的各種需求，從而有效的提高高校檔案管理工作的質量和水平，發揮檔案管理工作的作用。

2.4創新檔案管理工作模式，實現高校檔案管理信息化建設

隨著現代信息技術的發展，檔案管理由傳統的人工管理模式向信息化管理模式轉變，有效的提高了高校檔案管理的效率。首先積極引進先進的檔案信息化管理技術，加強計算機在檔案管理中的作用和功能，如建立檔案電子信息檢索系統，將紙質的檔案信息資源轉化成電子檔案，方便對檔案信息的查詢和使用；其次加強對檔案工作的監督和管理，不定期對檔案管工作進行突擊檢查，保證檔案管理工作科學有序的開展；最后及時更新檔案信息管理系統，做好定期維護和檢修工作，提高檔案信息管理的安全性和和保密性。

3 結束語

隨著時代的發展和社會的進步，普通高等學校教育規模不斷擴大，檔案信息管理逐漸呈現出復雜性、專業性等發展趨勢，對檔案管理工作提出了新的發展需求，需要引起高校教育管理者的重視，加強對高校檔案管理工作的創新和改革，積極引進先進的檔案管理思想和技術，提高檔案管理人員綜合素質，推動我國檔案管理工作的規范化發展，為我國高校教育改革作出重要的貢獻。

（作者單位：寶雞職業技術學院）