兒童福利院檔案管理的現(xiàn)狀及建議探析

張蕓

摘 要：隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，人們對(duì)于兒童福利工作重視程度正在增加，想要更好地完成這項(xiàng)工作，必然需要建立完善的兒童福利檔案，因?yàn)槠涫潜ＷC兒童福利工作順利進(jìn)行的重要基礎(chǔ)。本文針對(duì)兒童福利檔案進(jìn)行分析，根據(jù)其現(xiàn)在發(fā)展的情況進(jìn)行研究，并提出相關(guān)建議。

關(guān)鍵詞：兒童福利檔案；管理現(xiàn)狀；建議

我國(guó)近年來發(fā)展快，各方面都取得了優(yōu)異的成績(jī)，兒童福利院的建設(shè)也隨之得到了穩(wěn)定的發(fā)展，在兒童福利檔案管理工作方面也采用了更為科學(xué)的管理模式。兒童福利檔案管理工作所涉及的部門比較多，如政府部門、社區(qū)街道辦事處、醫(yī)院、當(dāng)?shù)氐木炀帧⒂?jì)生等相關(guān)部門，因此兒童福利檔案不只是體現(xiàn)了兒童的生長(zhǎng)變化，也能夠?yàn)閮和＠ぷ魈峁┲匾膮⒖加涗洠苿?dòng)著兒童福利院向著健康良好的方向發(fā)展，為公益事業(yè)提供重要依據(jù)。因此，兒童福利檔案管理工作的有效進(jìn)行不僅是為了服務(wù)現(xiàn)在，更是為了服務(wù)未來，為兒童福利工作的發(fā)展打下良好的基礎(chǔ)。

一、兒童福利檔案的相關(guān)內(nèi)容以及主要特點(diǎn)

完善兒童福利工作，必須要對(duì)其有深刻的認(rèn)識(shí)，兒童福利檔案能夠作為該工作過程當(dāng)中形成的基礎(chǔ)材料，通過詳細(xì)的文字記錄、影像資料，詳細(xì)記錄了兒童在生長(zhǎng)過程當(dāng)中的身體情況、學(xué)業(yè)進(jìn)行情況以及成長(zhǎng)經(jīng)歷等等。檔案的類型多種多樣，主要包括：行政管理類型、孤兒殘障兒童康復(fù)、影像資料檔案等等。完整全面的兒童福利檔案當(dāng)中涵蓋了每個(gè)兒童生長(zhǎng)的各個(gè)階段的資料，其主要的特點(diǎn)有以下四點(diǎn)。

（1）特殊性。兒童福利工作本身就是由特殊的社會(huì)群體所組成的，這部分群體需要社會(huì)給予幫助以及關(guān)懷，是社會(huì)公益活動(dòng)的核心部分。因此兒童福利檔案管理工作對(duì)于其他檔案管理來說比較特殊。

（2）復(fù)雜性。兒童福利檔案在形成的過程當(dāng)中，其內(nèi)容所涉及的部門或者是個(gè)人比較多，從政府機(jī)關(guān)到社會(huì)團(tuán)體以及教育醫(yī)療等等都會(huì)有所涉及，在這個(gè)過程當(dāng)中所涉及的程序就會(huì)相對(duì)復(fù)雜，使其管理工作具有一定難度。

（3）現(xiàn)實(shí)性。兒童福利檔案有別于其他類型的檔案管理，其他類型的檔案更多是用來歷史查詢，而該檔案會(huì)為兒童在進(jìn)入社會(huì)以后也會(huì)有較強(qiáng)的使用價(jià)值，同時(shí)也能夠幫助社會(huì)各界為公益活動(dòng)進(jìn)行有效規(guī)劃。

（4）周期長(zhǎng)。兒童福利檔案工作需要跨越的時(shí)間比較長(zhǎng)，伴隨著兒童的整個(gè)生長(zhǎng)周期，只有這樣才能夠真正發(fā)揮其作用，為公益事業(yè)提供重要依據(jù)。

二、兒童福利檔案管理的發(fā)展情況

從目前發(fā)展情況和兒童福利檔案管理現(xiàn)狀看，兒童福利檔案管理工作制度還不能適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展的需要，尚存在一些不容忽視的問題，如檔案移交工作被動(dòng)、管理滯后、歸檔制度不夠健全、權(quán)責(zé)不明、檔案意識(shí)不強(qiáng)、檔案資料殘缺不齊等等。主要表現(xiàn)在以下幾方面。

（1）人員配備不健全，不能夠有效地收集整理檔案資料。根據(jù)相關(guān)資料顯示，針對(duì)兒童福利檔案管理工作相關(guān)工作人員配備情況存在不明確，人手不足的情況，因?yàn)閮和瘷n案管理具有特殊性、復(fù)雜性、跨越周期長(zhǎng)等相關(guān)特點(diǎn)，所以針對(duì)福利檔案管理應(yīng)該更為細(xì)致，但是實(shí)際情況確實(shí)差強(qiáng)人意，根據(jù)對(duì)福利檔案管理有關(guān)單位的50人進(jìn)行隨機(jī)采訪，關(guān)于單位負(fù)責(zé)福利檔案管理工作的責(zé)任人，有17人（34%）反映是由本單位的法人進(jìn)行這方面的負(fù)責(zé)，有5人（10%）反映不知道由誰負(fù)責(zé)，有14人（28%）由本單位的其他人進(jìn)行負(fù)責(zé)，有14人（28%）表示由部門主任進(jìn)行負(fù)責(zé)的。

表1

兒童福利檔案比較重要，對(duì)于社會(huì)各界進(jìn)行福利事業(yè)的開展有著舉重若輕的地位。但是參與檔案管理的各個(gè)單位在人員配備上并不健全，對(duì)于實(shí)際物品、音像資料等兒童階段性的資料都不能夠做到及時(shí)的收集以及整理，這就導(dǎo)致了很多資料丟失，對(duì)于后期的歸檔使用都造成了不小的問題，影響兒童檔案的整體性。

（2）編制檔案資料質(zhì)量不高。部分單位對(duì)于方案管理方面并沒有建立完善的檔案管理制度，根據(jù)福利檔案管理有關(guān)單位的50人進(jìn)行隨機(jī)采訪，關(guān)于本單位有沒有建立檔案管理制度，有13人（26%）反映是本單位沒有建立相關(guān)檔案管理制度，有19人（38%）反映不知道本單位有沒有相關(guān)管理制度有8人（16%）拒絕回答這個(gè)問，只有10人（20%）明確表示有明確的相關(guān)檔案管理制度。

表2

因?yàn)槎鄶?shù)單位沒有相應(yīng)的管理制度，因此很多人對(duì)于這方面的意識(shí)比較薄弱，導(dǎo)致不能夠較好完成檔案管理工作。部分工作人員自身的能力水平就不高，對(duì)于資料的收集、整理、歸檔意識(shí)都比較差，對(duì)于需要進(jìn)行歸檔的資料填制不準(zhǔn)確，整體操作也不能嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)范操作，致使歸檔的資料質(zhì)量較差，甚至是有的文字資料都沒有簽名，編輯出現(xiàn)錯(cuò)誤等問題。

（3）無法做到精準(zhǔn)采集檔案數(shù)據(jù)。兒童福利檔案工作較為復(fù)雜，因此在實(shí)際建檔過程當(dāng)中會(huì)出現(xiàn)臨時(shí)變更信息的情況，如果不能夠及時(shí)將這些數(shù)據(jù)記錄到檔案當(dāng)中，或者是變更程序不規(guī)范，就會(huì)出現(xiàn)失真的情況。如果檔案管理相關(guān)的工作人員只是懂得一些檔案知識(shí)，而缺乏建檔方面的相關(guān)操作經(jīng)驗(yàn)以及專業(yè)知識(shí)，很難保證歸檔的資料能夠完全反映出兒童實(shí)際的情況，對(duì)于圖片以及實(shí)際物品是否完全一致也會(huì)判斷不清楚，不能精準(zhǔn)識(shí)別出收集到的數(shù)據(jù)是否真實(shí)。

（4）管理檔案方法存在一定問題。傳統(tǒng)的兒童福利檔案大部分會(huì)以紙質(zhì)材料以及實(shí)際物品作為主體，這類資料容易出現(xiàn)損壞也不利于管理和繼續(xù)使用。而建立兒童福利檔案最為主要的目的就是為了能夠使用，就現(xiàn)在兒童福利檔案的使用情況來看，大部分是需要的人到檔案室進(jìn)行查閱或者是節(jié)約，需要進(jìn)行登記方可將材料的原件借出。但是這種方法存在一定的問題，就是不能夠保證原件完整的歸還，或者是干脆就不還回來，一旦出現(xiàn)這種情況，那么就是不可挽回的。而且原件在使用過程當(dāng)中，一定會(huì)出現(xiàn)不同程度的破損，也會(huì)造成檔案信息丟失。所以傳統(tǒng)的檔案使用方式一定要得到更新。只有這樣才能夠保證兒童福利檔案的利用率有所提高。

三、兒童福利檔案管理工作建議

想要更好完成兒童福利檔案管理工作，必然需要有相應(yīng)的制度以及體系加以輔助，只有將管理工作進(jìn)行程序化、科學(xué)化、規(guī)范化才能夠從根本上減少問題的產(chǎn)生，才能夠有效解決傳統(tǒng)管理方式的弊端，才能夠幫助兒童福利檔案管理工作順利進(jìn)行。

（1）根據(jù)相關(guān)制度，正確使用管理方式。福利檔案管理工作不僅僅是一個(gè)部門的工作，而需要多個(gè)單位部門給予配合，民政部門以及福利院等相關(guān)單位可以根據(jù)國(guó)家出臺(tái)的相關(guān)法律法規(guī)政策，根據(jù)目前兒童福利事業(yè)的實(shí)際發(fā)展情況以及趨勢(shì)，將管理方法更為正規(guī)化，明確各個(gè)環(huán)節(jié)的操作方法，提高針對(duì)性以及可操作性。設(shè)定精準(zhǔn)的目標(biāo)，明確出需要?dú)w檔的單位，將檔案的資料收集、整理、歸檔、使用等過程更多細(xì)化，各個(gè)環(huán)節(jié)的基本行為規(guī)范以及要求都要有明文規(guī)定，確保兒童福利檔案的安全以及完整。

（2）多種舉措同時(shí)進(jìn)行，提高管理效率。提高各個(gè)部門的協(xié)調(diào)的能力，將有關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)有效組織起來，建立一個(gè)專項(xiàng)的小組，明確規(guī)定參與單位的職責(zé)到位，對(duì)兒童福利檔案要進(jìn)行定期整理、及時(shí)歸檔、規(guī)范轉(zhuǎn)接活動(dòng)，減少問題的產(chǎn)生。對(duì)于相關(guān)的工作人員，要保證人數(shù)夠用，經(jīng)費(fèi)上不能夠有所短缺，同時(shí)也要針對(duì)工作人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)能力，能夠接受使用新的檔案管理方法。與此同時(shí)還要建立考核評(píng)價(jià)制度，不定時(shí)進(jìn)行檢查浪費(fèi)，保證檔案管理工作能夠更好完成。

（3）敢于探索，豐富檔案內(nèi)容。對(duì)檔案管理單位進(jìn)行放權(quán)，鼓勵(lì)相關(guān)單位根據(jù)自身的工作特點(diǎn)以及教學(xué)模式和檔案管理的實(shí)際情況相結(jié)合，盡力去滿足兒童發(fā)展的需求，使檔案管理能夠符合市場(chǎng)變化，將檔案的內(nèi)容進(jìn)行有效豐富。在檔案當(dāng)中就能夠?qū)和＠核刭|(zhì)教育的成果和兒童自我發(fā)展的過程體現(xiàn)出來。對(duì)于兒童福利檔案的各種檔案進(jìn)行完善，一定要全面反映出兒童的各個(gè)方面，使檔案的參考價(jià)值得到提升。

（4）以科學(xué)技術(shù)為基礎(chǔ)，提高檔案服務(wù)能力。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，兒童福利檔案已經(jīng)開始進(jìn)入信息化模式，從傳統(tǒng)的管理模式正在向現(xiàn)代化模式進(jìn)步，所以，很多的單位已經(jīng)從傳統(tǒng)的手工作業(yè)方式當(dāng)中慢慢脫離出來，采用信息化模式來管理檔案。用網(wǎng)絡(luò)以及App就能夠進(jìn)行完成檔案的記錄以及使用。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案材料慢慢就可以退出舞臺(tái)，人們通過計(jì)算機(jī)就能夠閱讀使用，自動(dòng)搜索出想要的檔案。

參考文獻(xiàn)

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2.陳卓.福利院兒童福利檔案工作實(shí)踐及思考.辦公室業(yè)務(wù)，2016（04）.

（責(zé)任編輯：蘭卡）