投遞式報賬模式下的退單率問題探析

陳勇軍

摘 要：近年來隨著我國高等教育事業(yè)的不斷發(fā)展，高校經(jīng)費的來源日益多元化，高校各類辦學經(jīng)費增長顯著。但是，這些經(jīng)費的使用也給財務報賬工作帶來很大的壓力，一些高校開始積極探索新的報賬方式，其中基于“互聯(lián)網(wǎng)+”背景的投遞式報賬模式得到大家的重視和應用。這種新的模式節(jié)約了時間、人力等成本，實現(xiàn)了“零等待”報賬，但是這種模式也存在退單率較高的問題。本文就投遞式報賬模式下的退單類型、退單原因進行了分析，同時就降低退單率提出了對策建議。

關鍵詞：投遞式；報賬；退單

近年來隨著我國高等教育事業(yè)的不斷發(fā)展，高校經(jīng)費的來源日益多元化，高校各類辦學經(jīng)費增長顯著。然而由于編制等原因，高校財務人員的數(shù)量卻往往很難與經(jīng)費實現(xiàn)同步增長，許多高校都出現(xiàn)了財務人員緊張的情況。為了減輕財務報賬工作的壓力，許多高校都在積極探索新的報賬方式，其中基于“互聯(lián)網(wǎng)+”背景的投遞式報賬模式得到大家的重視和應用，越來越多高校將其作為傳統(tǒng)柜面報賬模式的補充或升級。

簡單來說投遞式報賬模式是指報賬經(jīng)辦人員將整理好的報銷材料就近投遞到自助報賬投遞機內(nèi)，財務部門定期派人開箱取回報銷材料后交后臺審核人員統(tǒng)一制單的報賬模式。相較于傳統(tǒng)的柜面報賬模式，基于“互聯(lián)網(wǎng)+”背景的投遞式報賬模式有著諸多優(yōu)點，主要表現(xiàn)在：第一，它實現(xiàn)了7天？4小時全天候收單，這就極大地節(jié)約了廣大師生員工報賬的時間成本，以前經(jīng)常出現(xiàn)的高校師生排隊報銷的情形將得到較大的改善。第二，采用投遞式報賬模式后，財務部門柜面報賬審核窗口的數(shù)量可以適當減少甚至取消，這也有利于節(jié)約高校人力資源成本。第三，由于一些財務人員語言表達能力相對較弱，在與師生員工的交流溝通中有時難免會出現(xiàn)小的摩擦或矛盾，采用投遞式報賬模式后，這些情況將大為改善。第四，對于多校區(qū)辦學的高校而言，在采用投遞式報賬模式后，財務部門可以對報銷業(yè)務實現(xiàn)集中核算，原來分校區(qū)報賬模式下存在的各校區(qū)財務人員政策把握不一致、報銷經(jīng)辦人員逃避監(jiān)督把一筆業(yè)務拆零后在各校區(qū)報銷等問題將得到有效解決。

一、投遞式報賬模式下退單類型分析

如前所述，投遞式報賬模式有著節(jié)約時間成本、人力資源成本，有效減少人際溝通中的摩擦，提高制單效率等優(yōu)點，但不可否認，這種新的模式在應用中也暴露出一些問題，從我們學校的實踐來看，退單率較高是其中最主要的問題。為了對投遞式報賬模式下的退單情況進行分析，筆者選取了400份被做退單處理的報銷單，根據(jù)審核制單人員列出的退單理由對退單情況分類匯總，統(tǒng)計結果如下。

從上表可以看出，由于報銷手續(xù)或報銷材料不全而被退單的共計174份，數(shù)量約占總退單量的一半；由于開支內(nèi)容不合理或者不符合有關規(guī)定而被退單的共計125份，約占總退單量的三分之一；因支出項目中沒有相關預算而被退單的共計77份，約占總退單量的五分之一；因開支超出標準或其他原因而被退單的份數(shù)分別是11份和13份，兩者相差不大，占比都為3%。

二、投遞式報賬模式下退單原因分析

傳統(tǒng)的柜面報賬模式下由于有財務人員現(xiàn)場審核環(huán)節(jié)，報銷材料中存在的問題或瑕疵往往能夠被當場發(fā)現(xiàn)或補正。而在投遞式報賬模式下，因為缺少了現(xiàn)場預審環(huán)節(jié)，許多報銷材料在流轉到審核制單階段才被發(fā)現(xiàn)存在問題。以我們學校為例，推行投遞式報賬模式后財務報賬的退單率是之前的2至3倍。造成退單率居高不下的原因是多方面的，這其中既有來自財務部門內(nèi)部的因素，也有來自財務部門外部的因素，歸納起來主要有以下幾個方面：

第一，財務報銷政策宣傳力度不夠，宣傳渠道偏窄。與企業(yè)財務工作不同，高校財務工作的專業(yè)性、政策性和時效性很強，高校現(xiàn)有的與財務報銷相關的規(guī)章制度往往多達幾十個甚至上百個，這些政策文件有的來自上級主管部門，有的來自學校各個部門，內(nèi)容繁多，要求不一。高校的廣大師生員工不可能有時間和精力去學習這么多政策法規(guī)，如果財務部門沒有通過各種渠道宣傳這些規(guī)章制度，那么推行投遞式報賬模式后，出現(xiàn)因手續(xù)不全、材料不完整或者報銷內(nèi)容不合理不合規(guī)等而被退單的情況就在所難免。

第二，報銷材料投遞前缺少人工預審環(huán)節(jié)。在傳統(tǒng)的柜面報賬模式中，財務部門的工作人員一般會對師生員工遞交的報銷材料進行當場預審，這樣流轉到后臺制單人員手中的報銷材料一般都是比較規(guī)范的。但在實施“零等待”、“零見面”的投遞式報賬模式后，許多有瑕疵有問題的報銷材料沒有被挑揀出來就進入物流系統(tǒng)，這也是造成投遞式報賬模式下退單率較高的重要因素。

第三，項目的預算信息沒有同步到預約報賬系統(tǒng)中，預算系統(tǒng)與預約報賬系統(tǒng)脫節(jié)。一些高校在財務系統(tǒng)開發(fā)過程中忽視了子系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)對接共享，出現(xiàn)了預約報賬系統(tǒng)使用的科目與預算系統(tǒng)使用的科目不匹配等現(xiàn)象。一些師生在無法準確判斷的情況下就隨便選擇一個科目進行填報，這樣就可能導致師生在預約系統(tǒng)中填報的開支項目和開支金額實際上無相關預算或預算不足。

三、降低投遞式報賬模式下的退單率的幾種途徑

投遞式報賬模式雖然節(jié)約了時間、人力等成本，實現(xiàn)了7天？4小時不間斷收單，但在實踐應用中出現(xiàn)的退單率較高這一問題也必須引起我們的重視，高校財務部門有必要通過各種途徑盡可能地降低退單率。

第一，高校財務部門應該通過線上線下等途徑宣傳學校的財務報銷政策，盡量消除信息不對稱現(xiàn)象，運用各種方式使師生員工在投遞報銷材料前就能了解到常見業(yè)務的報銷流程、所需單據(jù)和審批手續(xù)等。以我校為例，財務部門每年都根據(jù)最新的財經(jīng)法規(guī)編制《蘇州大學財務服務指南》，里面收錄了財務報銷須知、常見報銷業(yè)務的流程、財務咨詢聯(lián)系電話等。《財務服務指南》等宣傳資料可以投放到各校區(qū)的自助報賬投遞機安置點或者是人流量較大的公共場所，方便師生員工隨時取閱。今年我們又開通了微信公眾號，并且分專題將一些常規(guī)業(yè)務的報銷指南重新編輯整理成圖文并茂的PPT文件推送到微信上，這樣辦事人員即使沒有紙質(zhì)的《財務服務指南》，也能通過搜索微信公眾號或掃描二維碼查詢到最新的報銷政策。